Close Automation: hoe maak je van je close een non-event?

Als introductie op de drie volgende Redwood-webinars nam Shak Aktar, Senior Vice President Finance Automation & Customer Experience Officer de deelnemers mee in de wereld van close automation. Hij focuste daarbij vooral op de vraag: hoe maak ik van mijn close een non-event?

Een nogal grote claim, zo geeft Aktar meteen ook zelf toe – maar wel een mooi uitgangspunt om te vertellen over zijn eigen ervaring en die van een paar klanten van Redwood. Maar voordat hij dat doet, laat hij een aantal resultaten zien van een onderzoek uitgevoerd door het IMA, het Institute of Management Accountants. Dit instituut ondervroeg 751 financial professionals die echt betrokken zijn bij closings. Een aantal uitkomsten van het onderzoek: 80% van de ondervraagde accountants is niet tevreden met hun closing, 72% van de ondervraagden is niet overtuigd van de accuraatheid van de eigen cijfers. En 66% van de financials werkt nog steeds met spreadsheets, ondanks het feit dat men vaak wel al ERP-systemen heeft geïmplementeerd. Dit laatste verbaast Aktar overigens niet, omdat je je close niet kunt doen in ERP. Wat hem wel opvalt is dat 33% van de ondervraagden die niet tevreden is, wel al een soort van closing-tool heeft geïmplementeerd.    

Workload spreiden
Maar als je het hebt over closing en de tijd die je er voor nodig hebt, wat is dan eigenlijk de norm? Volgens Aktar bestaat er geen vaste norm. Sommige organisaties doen hun close in drie dagen, andere bedrijven in vier dagen. Maar er zijn ook bedrijven die er 15 dagen voor nodig hebben. Aktar laat zien dat de workload bij closes meestal zit in de onderdelen accruals, provisions en reclassifications. De berekeningen en het management rondom deze onderdelen van de close kosten veel tijd, bijna 60% tot 89% van de hele closing. Het zijn complexe processen waar hij vaak klachten over hoort, ook omdat de voortgang binnen de keten vaak afhankelijk is van andere collega's. Wat Aktar altijd probeert te doen: samen met klanten kijken hoe ze de werkpiek naar beneden kunnen brengen, zodat er meer tijd overblijft om te kijken naar de kwaliteit van de cijfers.
Aktar vertelt over Arla, een van de klanten van Redwood, een zuivel multinational met vestigingen overal in de wereld. Ze hebben een shared services center en financiële afdelingen in verschillende regio’s. Omdat Arla zoveel verschillende entities heeft zit 20% van hun workload op de onderdelen accruals, provisions en reclassifications, 20% op intercompany, 30% op alle reconciliations – en de rest, 30% op SAP closing en reporting IFRS. Voordat je als bedrijf je closing wil gaan optimaliseren is het dus heel belangrijk om goed te onderzoeken waar precies de bottlenecks zitten in je eigen closing proces. Op welke momenten kunnen je werknemers niet verder met hun werk omdat ze zitten te wachten op een actie van collega’s ergens anders in de organisatie. Bij Arla waren het bijvoorbeeld een aantal supplychainprocessen die het closingproces ophielden.

Controle over je close proces
Wanneer mensen denken aan automation, wordt vaak gedacht aan efficiency – ‘minder mensen,  minder uren’ – maar de prioriteit voor hogere regionen in accountancy en finance ligt volgens Aktar vaak op control en kwaliteit. Snelheid heeft voor finance weinig zin als de cijfers niet kloppen of goed inzichtelijk zijn – en de accountant wordt uiteindelijk afgerekend op controle.
Terugkomend op Arla, een organisatie met 110 financiele processen, laat Aktar zien hoe de processing time met 90% en het aantal FTE's met 40% is gereduceerd – allemaal dankzij closing automation. Veruit de meeste tijd die wordt besteed aan account reconciliation zit in de voorbereiding. Bij Arla kon met Redwood uiteindelijk 75% van alle balance sheet accounts automatisch ‘touchless’ worden gecertificeerd. Dit betekende een close van zes dagen in plaats van 10 en men is nu zelfs bezig om dit terug te brengen naar vijf dagen.
Aktar geeft nog een aantal klantvoorbeelden waarbij een enorme tijdsreductie is behaald door close automation, maar daarna gaat hij in op een aantal factoren die belangrijk zijn in de weg ernaartoe. Zeker als je een globale organisatie bent moet je heel goed naar je globale processen kijken. Ook raadt hij aan om automation gelijk op te laten lopen met de standaardisatie van je processen omdat standaardisatie van je processen automation een stuk gemakkelijke maakt.

Verandering managen
Grote ambities hebben is goed volgens Aktar. Als je je doelen hoog stelt en je bereikt de helft, dan ben je nog steeds op een mooi punt aangeland. Het risico van kleine doelen is volgens Aktar dat je het momentum kwijtraakt zodra de organisatie het doel heeft bereikt. Maar er is een verschil tussen ambitie en plannen en targets. Naast het grotere doel moet je wel concrete targets hebben voor twee jaar op gebieden die echt belangrijk zijn voor alle relevante aspecten van je closing – accruals, provisions en reclassifications, intercompany, reconciliation, maar ook general entry, change management, kwaliteit en efficiency.  
Zo'n hoger doel rondom accruals, provisions en reclassifications kan zijn: geen handmatige journals meer, tenzij last-minute noodgevallen. Een doel voor intercompany kan zijn: geen handmatige reconciliations meer aan het eind van de maand. Doelen die misschien onmogelijk lijken, maar die weldegelijk haalbaar zijn wanneer je deze doelen opsplitst in kleinere stappen. Ook stelt Aktar dat iedere taak in SAP volledig geautomatiseerd kan worden. Maar de devil is in de detail.
En in de praktijk kan het best lastig zijn om al deze veranderingen goed te managen. Aktar probeert daarom altijd de mensen bij elkaar te krijgen die het werk moeten doen, hun managers en een expert. Als je de vraag wil beantwoorden waarom mensen hun huidige werk doen zoals het gaat – en hoe het anders zou kunnen – dan moet je de mensen op de werkvloer zien te empoweren in de verandering. Directeuren hoog in de boom hebben soms weinig voeling meer met de dagelijkse praktijk.

End-to-end tool voor een end-to-end proces
Voor het automatiseren van je close heb je soms verschillende tools nodig, maar uiteindelijk moet je naar je close kijken als het hele proces. Natuurlijk zijn er verschillende stappen daarbinnen, maar uiteindelijk moet alles worden gedaan en wij moedigen mensen aan om er ook op die manier naar te kijken.
Redwood is een automation platform in de cloud en biedt onder ander build in audit en control. Maar het record to report proces raakt volgens Aktar bijna alle vlakken van accounting. Daarom bieden ze met Redwood ook een end-to-end connectedness. Ter illustratie laat hij zien hoe bij een bepaalde klant een specifiek closing-onderdeel – het maken van het ‘Asset under construction report’ – wordt gemanaged binnen het Redwood-platform. Wanneer iemand te laat is met het aanleveren van het rapport, wordt niet alleen hij of zijn er automatisch aan herinnerd, maar ook de collega die er eigenlijk mee verder zou moeten. De monitoring en uitvoering van alle verschillende processen en taken binnen de close – of ze nu geautomatiseerd zijn of handmatig – kan tot in detail worden ingericht binnen het Redwoodplatform. Hierdoor kan een close een non-event worden.

In het tweede deel van de webinar neemt Jeroen Mullink, business consultant bij Redwood, de deelnemers mee in een live demonstratie van hoe het platform nu eigenlijk echt werkt in de praktijk. Nieuwsgierig gemaakt? De hele webinar terugkijken kan via deze link.

Het volgende webinar in de Redwood-serie staat gepland voor 30 september a.s. en heeft als thema ‘De gebroken belofte van automatisering voor accruals, provisions & journal entry management’. Meld je hier aan. 

Daarna volgt op 14 oktober het webinar ‘Waarom financiële leiders prioriteit geven aan Account Reconciliation & Data Matching Automation’. Meld je hier aan. 

Als laatste op de agenda – 4 november – staat het webinar ‘Gebruik automatisering om Intercompany Reconciliatie te ontrafelen’. Meld je hier aan. 

Meer informatie lezen over de webinarreeks en inschrijven voor een van deze webinars kan via: https://financieel-management.nl/events/close-automation/