Redwood Webinar: ‘De gebroken belofte van automatisering voor accruals, provisions & journal entry management’

In de tweede aflevering van de reeks van vier Redwood-webinars neemt Shak Aktar, Senior Vice President Finance Automation & Customer Experience Officer ons wederom mee in de wereld van close automation. Hij focuste deze keer vooral op de accruals, provisions en Journal Entry Management.

In deze webinar ligt de focus op accruals, provisions en reclassifications die leiden tot een journal. Wat Redwood realiseert bij klanten is het verminderen van de tijd die de entity close inneemt zodat financials zich kunnen focussen op dat waar ze voor zijn aangenomen; analyses maken en ondersteuning van de business bieden, in plaats van alleen maar rekenen.

Ahktar laat zien hoe het closingproces is verdeeld bij een groot internationaal bedrijf als Arla Foods. Bijna 20% van de tijd wordt besteed aan accruals, provisions en reclassifications, 20% aan intercompany, 30% aan reconciliation en 30% aan SAP close transactions, reporting en IFRS. Hij vertelt dat hij situaties heeft gezien waar de accruals, provisions en reclassifications zelfs tot 50% van de tijd van bedrijven in beslag neemt tijdens de entity close.

End-to-end automatisering in de cloud
Ahktar legt ook iets uit over het Finance Automation platform van Redwood. Redwood draait volledig in de cloud en integreert met de onderliggende applicaties die het meest worden gebruikt zoals SAP, Oracle, Peoplesoft etc., maar ook met andere systemen zoals ServiceNow, of HR-systemen waar soms informatie vandaan moet worden gehaald, bijvoorbeeld bij het maken van holiday accruals, waarbij ook informatie nodig is vanuit de HR-organisatie. Het Redwood platform ontzorgt dit proces doordat het volledig geautomatiseerd data ophaalt uit de systemen en ook geautomatiseerd berekeningen uitvoert. Het Redwood automation platform maakt daarmee end-to-end automatisering van de entity close mogelijk.

Ahktar vertelt dat hij altijd aan zijn klanten vraagt wat hun ambities zijn en stelt dat het goed is om grote ambities te hebben. Zelfs als je maar 50% van die ambities haalt ben je al 50% verder dan dat je was. Zolang je wel een plan hebt om je ambitie te volbrengen. Het automatiseren van accruals, provisions en reclassifications efficiënter is zo’n haalbare doelstelling. Geen handmatige journals meer, behalve voor ad hoc, last minute wijzigingen. De concrete invulling van automation kan binnen het Redwoord platform ingericht worden op de specifieke processen binnen je eigen bedrijf. Ahktar helpt zijn klanten om deze processen stapsgewijs in te richten.

Holiday accrual
Ahktar zegt, zoals eerder al vermeld, dat hij businesscases heeft gezien waar accruals en provisions 50% tot 60% van de closing activiteit in beslag kunnen nemen afhankelijk van de grootte, complexiteit en processen van de organisatie. Hij laat een voorbeeld zien van een template voor een journal entry management waaruit duidelijk dat de personen die betrokken zijn bij het voorbereiden van de journals –  bij processen als leave accrual, open PO accrual en doubtful debt provision – veel meer tijd kwijt zijn dan de personen die de journals uiteindelijk posten.

Het probleem is dat de brondata voor berekeningen niet altijd op tijd beschikbaar is binnen organisaties op de momenten en plekken waar het nodig is. Dat vertraagt het closing proces. Je ziet dan ook veel organisaties waarin 70 a 80% van het werk bestaat uit het ophalen en bewerken van de benodigde data. Ahktar vervolgt zijn verhaal door specifiek in te gaan op de Redwood-applicatie. Daarbij laat hij een model zien dat herkenbaar is voor iedereen die nog te maken heeft met handmatige processen rondom het berekenen van accruals en provisions.

Als voorbeeld noemt hij het voorbereiden van holiday accrual, wat een erg stroperig proces kan zijn omdat je niet zelf het salarisrapport maakt als accountant, maar altijd moet wachten tot hij of zij het salaris rapport krijgt opgestuurd vanuit HR, en hier nog steeds te veel zelf achteraan moet gaan. Wanneer deze processen geautomatiseerd worden ingeregeld hoeft de accrual of posting alleen nog maar goedgekeurd worden. Hierna is de posting volledig geautomatiseerd.

Akhtars, collega Jeroen Mullink laat in het tweede deel van de webinar zien hoe bovengenoemde voorbeelden volledig geautomatiseerd worden in het Redwood platform. Tenslotte neemt Ahktar ons, in het laatste deel van de webinar, mee in de keuzes van zijn klanten. Een aantal van zijn klanten automatiseren alle finance functions. Anderen kiezen er voor finance functions stap-voor-stap te automatiseren. Ook dat is mogelijk.

Samenvattende conclusie: Als je de processen automatiseert is er veel minder tijd nodig voor productie en controle en kan het finance team meer tijd steken in de analyses, hetgeen waar de werknemers over het algemeen voor is aangenomen.

Nieuwsgierig geworden? De hele webinar terugkijken kan via deze link.

Het volgende webinar in de Redwood-serie ‘Waarom financiële leiders prioriteit geven aan Account Reconciliation & Data Matching Automation’ staat gepland voor 14 oktober Meld je hier aan.

Als laatste op de agenda – 4 november – staat het webinar ‘Gebruik automatisering om Intercompany Reconciliatie te ontrafelen’. Meld je hier aan. 

– Deze bijdrage wordt u aangeboden door Redwood –