3 veelbelovende trends op de markt voor e-facturatie

Door: Nick van den Berg

E-invoicing of e-facturatie bestaat al bijna 30 jaar. De laatste 10 jaar implementeerden steeds meer bedrijven deze technologie in hun financiële ecosystemen. De factuur blijft het belangrijkste document bij belastingaangiftes en commerciële transacties en e-facturatie wordt steeds meer toegepast. 

Software-providers investeren dan ook sterk in R&D om zowel het e-facturatieproces te verbeteren als nieuwe businessmodellen te introduceren. In dit artikel ga ik dieper in op drie trending topics binnen e-facturatie: Robotic Process Automation, blockchain en Supply Chain Finance. 

Welke impact heeft Robotic Process Automation op de crediteurenadministratie? 

Robotic Process Automation (RPA) is ondertussen een relatief bekende technologie die door veel bedrijven wordt ingezet op verschillende bedrijfsprocessen. Deze nieuwe methode van procesautomatisering gaat hand in hand met Machine Learning en Kunstmatige Intelligentie, en kan een meerwaarde betekenen voor veel afdelingen binnen een bedrijf.

Ondanks dat RPA een relatief nieuwe technologie is, wordt het in een hoog percentage van crediteurenadministraties toegepast. Maar om daadwerkelijk veel kosten te kunnen besparen is e-facturatie onmisbaar. RPA garandeert onder andere kortere facturatiecycli en vereenvoudigde goedkeuringsprocessen, waardoor betalingsachterstanden vermeden kunnen worden.

Gerobotiseerd verificatieproces
Aangezien een e-factuur uit gestructureerde data bestaat, kan een robot diverse taken overnemen voor de verificatie en goedkeuring van die factuur. We zien dat het gerobotiseerd verificatieproces al in veel landen is geïmplementeerd, met name in landen die gebruikmaken van het clearance-model binnen hun fiscale omgeving (zoals Mexico en Italië). Zo kunnen zij automatisch alle nodige fiscale informatie verzamelen en facturen goedkeuren. 

Voor de crediteurenadministratie van een bedrijf kan RPA een meerwaarde bieden op vlak van de verificatie en het inboeken van een factuur. Wanneer een PO-nummer bijvoorbeeld niet op de factuur van een leverancier staat, kan het document automatisch worden geweigerd en teruggestuurd. 

RPA kan daarnaast automatisch de juiste kostenplaats en grootboeken aan een specifieke factuur toewijzen. Daarbij bieden e-facturatie-dienstverleners ook managed services aan, zoals validatie van gegevens en berekeningen en verificatie van masterdata, wat kan helpen bij de automatisering van het proces.

Zal blockchain e-facturatie radicaal veranderen? 

Blockchain, de technologie achter cryptocurrencies, kan op steeds meer belangstelling rekenen. Veel bedrijven onderzoeken hoe zij deze technologie kunnen implementeren binnen een groot aantal bedrijfsafdelingen. Zo kan blockchain bijvoorbeeld de financiële administratie helpen bij de verwerking van facturen.

De combinatie van blockchain en e-facturatie werd al verschillende keren succesvol toegepast. De volgende use cases zijn daar een goed voorbeeld van. Het metronetwerk van Shenzen nam in maart een blockchain-e-facturatiesysteem in gebruik. 

Besparingen in het openbaar vervoer
Reizigers krijgen nu automatisch hun factuur toegestuurd via WeChat aan het einde van een rit. Het openbaar vervoer verwerkt ongeveer 170.000 facturen per dag, wat zorgt voor een besparing van CNY 400.000 (ongeveer 50.000 EUR) per jaar. 

Naast aanzienlijke kostenbesparingen kan blockchain, in combinatie met e-facturatie, ook een belangrijke factor zijn voor de traceerbaarheid van de bron en de authenticiteit van facturen. Dit zal helpen bij fraudebestrijding en zorgen onder andere voor een grotere transparantie rond het witwassen van geld. 

Voordat bedrijven echter het volledige potentieel van blockchain en e-facturatie kunnen benutten, moet de adoptiegraad van e-facturatie significant toenemen.

Wat is de huidige status van Supply Chain Financing? 

Supply Chain Financing en e-facturatie zijn al enkele jaren nauw met elkaar verbonden. Dit vanwege de veilige communicatieprotocollen en de goedkeuring en verificatie van e-facturen. 

Het clearance-model heeft een grote impact op het gebruik van Supply Chain Financing. Wanneer u bijvoorbeeld een e-factuur in Mexico verstuurt, krijgt u een bevestiging dat deze betaald zal worden en wanneer. Met deze informatie kunt u bijvoorbeeld eenvoudiger een krediet aanvragen bij banken en factoringbedrijven.

Blockchain is naar mijn mening de volgende stap voor Supply Chain Financing en e-facturatie. Zoals gezegd speelt blockchain een belangrijke rol in de traceerbaarheid en de authenticiteit van facturen. Omdat het een open en transparant netwerk is, kan informatie over uw bedrijfstransacties eenvoudig worden gecontroleerd door banken en factoringbedrijven.

Conclusie 

Robotic Process Automation, blockchain en Supply Chain Finance zijn alle drie van groot belang voor e-facturatie. RPA en Supply Chain Financing zijn momenteel meer bepalend, omdat deze technologieën volwassener zijn dan blockchain.

Ik denk dat het aanbieden van een snellere en veiliger aanpak van Supply Chain Financing vooral impact zal hebben op MKB-bedrijven. Zij beschikken immers niet over dezelfde liquide middelen als grote bedrijven. 

Businesscase
RPA en blockchain zullen van groter belang zijn voor grotere bedrijven met het budget om in deze technologieën te investeren. De businesscase is namelijk eerder te rechtvaardigen als er meer dan 50.000 facturen per jaar geautomatiseerd moeten worden dan wanneer het bijvoorbeeld 4.000 facturen per jaar betreft.

Aangezien Supply Chain Financing en RPA steeds populairder worden bij middelgrote en grote ondernemingen, verwacht ik dat we bij deze twee technologieën de komende twee jaar meer innovaties zullen zien. Wat blockchain betreft, verwacht ik dat er de komende vijf tot tien jaar met deze technologie een reële bedrijfswaarde voor bedrijven zal worden gecreëerd.

Neem een kijkje op de Comarchwebsite over e-facturatie voor meer informatie. 

Over de auteur 

Nick van den Berg werkt al meer dan vijf jaar in de e-facturatie-sector. Binnen Comarch is hij verantwoordelijk voor grootschalige projecten bij bedrijven in de Benelux. Als consultant e-facturatie adviseert hij deze bedrijven bij het automatiseren van hun facturatieprocessen.