4 beweegredenen om spend under management te verhogen

Het inkoopproces voor direct spend en indirect spend is in veel organisaties niet hetzelfde ingericht. Voor direct procurement is doorgaans een gestructureerd inkoopproces ingericht, maar van spend under management is bij indirect procurement meestal geen sprake. Waarom is dat en welke nadelen ondervinden organisaties hiervan?

Het verschil tussen direct spend en indirect spend
In de meeste gevallen, richt een inkoper zich vooral op direct spend. Dit betreft alle aankopen die direct met het primaire proces van een organisatie te maken hebben. Voor een fabrikant zijn dit bijvoorbeeld de machines en onderdelen die benodigd zijn om een product te maken. Naast deze direct spend heeft een organisatie ook te maken met indirect spend. Dit betreft alle aankopen die nodig zijn om het primaire proces te ondersteunen, zoals kantoorartikelen, laptops of mobiele telefoons.

Inkopers richten zich vooral op direct spend omdat gedacht wordt dat inkoopmanagement daar echt het verschil kan maken omdat het, in tegenstelling tot indirect spend, direct van invloed is op de verkoopcijfers. Indirect spend krijgt daarom in veel gevallen, minder aandacht.

Laat geen kansen liggen door maverick buying
Veel organisaties laten hier kansen liggen. Het hybride werken heeft dat wel aangetoond. Veel medewerkers richten als gevolg van de pandemie thuis een werkplek in. Medewerkers bestellen zelf een bureau, monitor of andere zaken voor hun werkplek en hiervoor wordt door de organisatie een speciaal budget beschikbaar gesteld. Inkoop is hier niet bij betrokken, er gaat geen sourcingstraject aan vooraf zoals dat bij direct spend wel gebruikelijk is. En hoewel deze werkwijze voor medewerkers waarschijnlijk heel prettig is, is dit voor de organisatie nadelig. Er wordt geen gebruik gemaakt van preferred suppliers, er is geen contract aan verbonden en uitgaven vinden ongecontroleerd plaats. Organisaties laten hier kansen liggen en hebben er wel degelijk baat bij om dit proces anders in te richten.

1. Gunstiger leveranciersvoorwaarden bedingen

Voor medewerkers is het heel handig als ze zelf hun leverancier kunnen uitkiezen wanneer zij een werkplek willen inrichten. Maar bedenk wel, hoe groter de organisatie, hoe minder controle op deze kosten. Voor alleen al het leveren van 100 bureaustoelen worden misschien wel twintig leveranciers aangeschreven. Door inkoopafspraken te maken met drie leveranciers en medewerkers te stimuleren deze aankopen via een centraal inkoopportaal te doen waarin de producten van deze drie leveranciers worden aangeboden, kunt u een flinke korting bedingen en daarmee kosten besparen.

2. Minder verspilling van kostbare fte’s op factuurverwerking

Inkoopmanagers hebben vaak de verwachting dat bovengenoemde aanpassing in het proces weinig oplevert. Maar kostenoptimalisatie houdt niet op bij betere leveranciersvoorwaarden. Hoe groter het aandeel maverick spend in uw organisatie, hoe groter het aandeel onverwachte facturen die bij de financiële afdeling binnenkomen ter verwerking. Het betreft grotendeels handmatige verwerking, omdat voor een correcte boekhouding, voor elke van deze facturen een leverancier en order aangemaakt moet worden. Dit is een kostbare verspilling van fte’s. Bedenk ook dat voor een deel van die facturen waarschijnlijk een referentie ontbreekt en er nogal wat onderzoek nodig is om te achterhalen of de factuur wel kan worden ingeboekt. Worden bestellingen geplaatst via een centraal inkoopportaal, dan worden inkoopopdrachten automatisch aangemaakt en worden uitgaven voorspelbaar. Facturen komen niet meer onverwacht, waardoor Finance tijdig budget kan reserveren zodat de factuur ook op tijd betaald kan worden. Hoe beter het proces vanaf het bestelmoment is ingericht, hoe groter de tijdsbesparing kan zijn. De factuur is dan simpelweg een samenvatting van alle voorafgaande stappen in het purchase to pay proces.

3. Maverick buying verminderen maakt organisaties transparant en compliant

Organisaties met te weinig inzicht in hun uitgaven, hebben een onvoorspelbaar purchase to pay proces. Bij maverick spend komt de uitgave namelijk onverwacht. Organisaties lopen het risico dat contractuele afspraken met leveranciers niet nagekomen worden en zijn mogelijk niet eens compliant met wet- en regelgeving. Dit kan bij accountantscontroles aan het licht komen, bijvoorbeeld als gecontroleerd wordt of een bedrag op een te herleiden kostenplaats is geboekt en de kosten daarmee ook verantwoord kunnen worden naar de Belastingdienst. Als een organisatie het aandeel maverick spend weet te verminderen, kan een groter deel van de uitgaven aan de voorkant van het proces verantwoord worden. Goedkeuring achteraf, op factuurniveau, is dan niet meer nodig, dit gebeurt al op order niveau. Dit maakt accountantscontroles eenvoudiger én goedkoper.

4. Meer zicht op het MVO-beleid van leveranciers

Leveranciersmanagement is tegenwoordig veel meer dan het beoordelen van prijs en prijs-kwaliteitverhouding van leveranciers. Het draait ook om hun MVO-beleid. Met behulp van een CO2-prestatie-index wordt beoordeeld of een leverancier duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het beoordelen van de mate van social return of omgang met mensenrechten. Als medewerkers voor een aankoop zelf kiezen voor een leverancier die u nog niet kent, weet u ook niet of deze past bij de MVO-ambities die uw eigen organisatie nastreeft. Wanneer u indirect spend under management brengt en alle uitgaven worden verricht bij preffered suppliers, dan heeft u hier wel zicht op, omdat u uw leveranciers heeft kunnen beoordelen op dit vlak.

Christian Willemsen

Business Consultant