4 randvoorwaarden voor CFO’s om te transformeren naar strategisch adviseur

Door Sjoerd-Jaap WestraDe functie van CFO transformeert naar strategische partner van de CEO. Hij onderbouwt innovaties met een stevig financieel fundament. Hij remt af als de risico’s te groot zijn en stimuleert indien het financiële perspectief er kansrijk uitziet. Om deze rol te vervullen moet de financiële afdeling een ’lean machine’ zijn. De realisatie hiervan bestaat uit vier randvoorwaarden.1. Definieer standaard processenCFO’s moeten kunnen vertrouwen op de informatie die ze gebruiken voor hun financiële analyses, audits, compliance en de wettelijk verplichte verslaglegging. Zonder accurate, complete gegevens is het simpelweg niet mogelijk om de financiële prestaties goed te analyseren of om betrouwbare analyses, prognoses en plannen te maken. Juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiële basisgegevens zijn cruciaal. Er moeten standaardprocessen komen voor het beheer en de analyse van financiële gegevens en voor de wettelijk verplichte verslaglegging en andere taken. Vanzelfsprekend leeft de financiële afdeling deze procedures na. Deze gestructureerde procedures kunnen een betere risicobeheersing realiseren, omdat ze voor uniforme, universele processen zorgen voor de hele organisatie.2. Creëer een betrouwbare data-infrastructuurEen van de grootste obstakels die implementatie van een gestandaardiseerd financieel framework in de weg staan, is het gebruik van verschillende organisatorische en technologische systemen door de verschillende afdelingen van hetzelfde bedrijf. Verouderde of onvolledige informatie maakt een goede besluitvorming en correcte rapportage onmogelijk. In dit tijdperk van onmiddellijke gegevensuitwisseling en razendsnelle veranderingen in de markt, wetgeving en organisatie is toegang tot real-time data absoluut noodzakelijk. Stap daarom af van interne samenwerking met behulp van inefficiënte spreadsheets en e-mailcommunicatie. Soms werken die verschillende systemen met eigen manieren van labelen en organiseren, wat het nog moeilijker maakt om data terug te vinden. Er is daarom een betrouwbare data-infrastructuur met gestandaardiseerde dataprocedures noodzakelijk. Er moeten duidelijke richtlijnen komen voor het produceren, bewaren en delen van data. Dit betekent dat er gemeenschappelijke definities, processen en procedures moeten komen voor de financiële data.3. Definieer verantwoordelijkheden Naleving van wet- en regelgeving en organisatiebeleid houdt in dat altijd duidelijk moet zijn waar de verantwoordelijkheid ligt. Zo is duidelijk waar elk stukje data vandaan komt en wie die data heeft aangeleverd. Bedrijven die dit niet kunnen, vinden het moeilijk om fouten en problemen te corrigeren. Maak daarom duidelijk wie voor welke data verantwoordelijk is. Dit betekent dat u een systeem implementeert dat al uw data voorziet van informatie over het gebruik ervan, dus wie data heeft geraadpleegd, ingevoerd of gewijzigd, en wanneer. Kortom, definieer verantwoordelijkheden en waarborg inzicht in de naleving van verantwoordelijkheden door middel van audit trails.4. Houd iedereen betrokkenBetrokkenheid van iedereen is ook een randvoorwaarde om de financiële functie naar een hoger plan te tillen. Nieuwe procedures worden snel vergeten of doelbewust genegeerd, waardoor succesvolle veranderingen uitblijven. Het probleem wordt groot en onbeheersbaar wanneer het niet mogelijk is om centraal na te gaan of normen wel goed worden nageleefd.Sjoerd-Jaap Westra, Global Product Marketing Manager ‘Office of the CFO’ bij Unit4