Aandeelhouder moet inkoop audit overnemen van CFO

De aandeelhouders zijn verantwoordelijk voor de dienst die zij inkopen en spelen nu te vaak een rol op de achtergrond. Uit het promotie-onderzoek van Tros blijkt dat bij het inkoopproces van accountancydiensten door Organisaties van Openbaar Belang (OOB’s: dat zijn banken, verzekeraars en beursgenoteerde bedrijven) interne partijen uit het bedrijf, zoals de CFO en de Internal Audit Department, het voortouw nemen. Die interne stakeholders zijn meer gericht op interne belangen en doelstellingen dan de aandeelhouders en het publieke domein, stelt Tros.KostenDe wet stelt alleen als eis dat de jaarcijfers van beursgenoteerde bedrijven door een externe accountant worden gecontroleerd. Het publieke domein en de aandeelhouders verwachten over het algemeen echter een grotere rol van de externe accountant dan wettelijk is vastgelegd. Zij zien de externe accountant meer als een soort waakhond.Omdat de kwaliteit van de audit voor bedrijven moeilijk objectief is vast te stellen, zullen interne partijen binnen de OOB’s echter geneigd zijn om de kosten als belangrijkste criterium te nemen in plaats van de kwaliteit. Dit heeft mede tot gevolg dat er door interne stakeholders vooral gestuurd zal worden op het beperken van de omvang van de auditwerkzaamheden en dus op de scope van de audit, aldus John Tros.De uiteindelijke opdrachtgever, de aandeelhouder, moet de keuze voor een bepaalde accountant formeel goedkeuren, maar is niet of nauwelijks betrokken in het inkoopproces en weet ook niet goed waar hij goedkeuring voor geeft, blijkt uit het onderzoek van Tros. Hierdoor heeft de aandeelhouder geen zicht op de strekking van auditwerkzaamheden en de scope en daarmee dus ook niet op de kwaliteit van de dienstverlening.WisselenOok de Wet op het accountantsberoep uit 2012 zorgt niet voor de beoogde versterking van de onafhankelijke positie van de externe accountant, stelt Tros. Sinds de invoering van die wet moeten beursgenoteerde bedrijven tenminste iedere acht jaar van externe accountant wisselen. In de periode 2008-2012 deden maar negen beursgenoteerde bedrijven dat. Door de invoering van de nieuwe wet moeten alleen al tussen 2013 en 2016 in totaal 61 Nederlandse beursgenoteerde bedrijven wisselen van accountant. Gevolg is dat veel bedrijven zich op dit moment bevinden in een inkoopproces voor accountantsdiensten en/of onlangs een inkoopproces afgerond hebben.Vanwege reputatie en kwaliteitsperceptie doen beursgenoteerde bedrijven over het algemeen het liefst zaken met een Big Four company. Door de nieuwe wetgeving is de keuze echter verder ingeperkt. Waar een bedrijf vroeger uit vier Big Four companies kon kiezen, de bestaande auditor en de drie andere, mag men nu de bestaande aanbieder niet meer kiezen. Als het bedrijf één van de drie andere partijen als belastingadviseur inhuurt, mag die ook niet gecontracteerd worden voor de audit. Mocht een van de overgebleven aanbieders bijvoorbeeld een groot IT-project bij het bedrijf doen, dan wordt de keus in de aanbesteding van de audit gereduceerd tot één mogelijke kandidaat. Dat komt de concurrentie en daarmee de kwaliteit van de audit mogelijk niet ten goede, aldus Tros, zeker omdat de andere type opdrachten voor de Big Four companies, door de druk op de kosten van audits, mogelijk lucratiever zullen zijn.OnafhankelijkheidOok blijken OOB’s gedurende het inkoopproces selectiecriteria te gebruiken die tot doel hebben om de transitierisico’s en -kosten van het aanstellen van een nieuwe externe accountant te beperken. Dit betekent bijvoorbeeld dat gevraagd wordt om vooraf akkoord te gaan met de geldende manier van verslagleggen. Dit is begrijpelijk vanuit de doelstellingen van een OOB en de interne stakeholders maar dit heeft mogelijk ook invloed op de onafhankelijkheid van de externe accountant.Verwachtingskloof voorkomenOm uit te sluiten dat er een verwachtingskloof ontstaat tussen datgene waarvoor de accountant gecontracteerd is en de wijze waarop de aandeelhouder de reikwijdte van die dienst percipieert, stelt John Tros een ander proces van aanbesteding voor. In zijn visie moeten het Audit Committee en de Raad van Commissarissen (RvC) een jaar voorafgaand aan de tender aan de aandeelhouders voorleggen welke scope ze willen definiëren, welke partijen ze willen uitnodigen, wie intern betrokken zal zijn bij het selectieproces, hoe het selectieproces eruit zal zien en wat de selectiecriteria zullen zijn. Op die manier wordt transparantie richting de aandeelhouder gecreëerd.Na akkoord van de aandeelhoudersvergadering kan dan de volgende stap in het inkoopproces worden gezet, de daadwerkelijke selectie. Vervolgens wordt door de RvC aan de aandeelhouders terug gerapporteerd wat het resultaat van de tender is en wat de scope van de audit wordt, het aantal uren wat de accountant gaat besteden inclusief de bijbehorende kosten. De opdracht wordt vervolgens door de accountant bevestigd in de jaarvergadering van de aandeelhouders. Op deze manier kan de aandeelhouder zijn opdrachtgeversrol ten volle nemen en hebben zij voldoende mogelijkheden om eventuele andere wensen in het inkoopproces in te brengen.ProefschriftHet proefschrift van John Tros is getiteld: “How external financial audit services are selected by Dutch listed OOBs and how this selection process affects perceived auditor independence and perceived audit quality”.