Afstandhouden moet, maar is het ook goed?

Een serie blogs over de praktijk van de coronacrisis.

In ons eigen belang moeten we anderhalve meter fysieke afstand houden. We hebben ook abrupt afstand moeten nemen van het werken op kantoor. Bijna iedere directeur ziet nu dat zijn of haar al dan niet uitgesproken wens om niet thuis te werken niet meer gehandhaafd kan worden en dat het misschien maar beter is dat iedereen thuis kán werken.

Door André Salomons. Hij is expert in digitaal en efficiënt werken in de finance kolom en was internationaal actief in bijna elke finance rol. Hij schreef  "Van Slow Close naar Fast Close" en is mede-eigenaar van Financial suite®.

Aan de anderhalvemetercoronamaatregel zitten twee kanten. Een zakelijke kant en een menselijke kant. Onderstaand heb ik de acht belangrijkste vragen daarover op een rij gezet.

De zakelijke kant

1. Zijn er voordelen aan online vergaderen?

Zeker, het zal het oorspronkelijke doel, besmettingen voorkomen, helpen bereiken. Dat niemand tijdens het online vergaderen een mondkapje hoeft te dragen, is ook een groot voordeel, zowel voor de spreker als degenen die de gelaatsuitdrukkingen van alle deelnemers aan de online vergadering kan waarnemen. Een ander voordeel van online werken is uiteraard dat je voor een vergadering niet hoeft te reizen.

2. Is informatie uitwisselen lastiger?

Nee. Het is prettig dat je tijdens de vergadering ook informatie uit andere bronnen kunt delen. Denk aan Power BI info, gegevens uit basissystemen, Excelsheets, video's. Je kan zelfs tijdens een vergadering gebruik maken van de chatfunctie of het whiteboard, zodat je ook tekeningen kunt maken.

3. Wordt innovatie belemmerd?

Jazeker. Het online werken is op zich een enorme vooruitgang gebleken. In de praktijk blijkt dat adoptie geen issue meer is, maar … het online werken leidt tot focus op eigen werkzaamheden, op de manier zoals het altijd werd gedaan of het nu digitaal gebeurt. Het zal daardoor in de toekomst lastiger zijn om innovaties in te voeren. Innovaties ontstaan namelijk door persoonlijke contacten en inzicht in de omgevingsfactoren. Door het wegvallen van de beïnvloeding, blijft men makkelijker werken zoals het al gedaan wordt: efficiënter maar niet persé vernieuwend.

4. Zien we door de onlinefocus nog wel het bos?

Nee, hier geldt min of meer hetzelfde als bij innovatie. Door online focus op uitvoerend werk, zal de kwaliteit van de uitvoering en het tijdig opleveren kunnen verbeteren. Werknemers kunnen echter niet beoordelen of de juiste werkzaamheden worden gedaan, vanuit het perspectief van de werkgever. Wie gaat dat vertellen of veranderen?

5. Kun je nog wel een nieuw groot project opstarten terwijl iedereen digitaal werkt?

Ja, maar  het wordt lastig. Uiteraard is het managen en uitvoeren van bestaande projecten door de online tools handiger geworden, maar een nieuw project starten? Waar je eerst iedereen in een meeting bij elkaar kon roepen en de non verbale signalen jou hielpen de meeste mensen te begrijpen, is dit aspect verloren gegaan. Zeker met mensen die je nooit eerder hebt gezien, zoals externe consultants krijgen het moeilijk. Als er tenminste nog externen worden ingehuurd.

De menselijke kant

6. Is het intermenselijk contact verdwenen?

Ja en nee. In een aantal gevallen is er een beter evenwicht ontstaan tussen werken en gezinsleven. Veel online werknemers komen er achter dat hun kinderen behoefte hebben aan aandacht en afleiding. Door de kinderen en partners de aandacht te geven die nodig is om in harmonie te leven, gaat dit vaak ten koste van de zakelijke werkzaamheden. Er wordt immers nu gemanaged op output en niet meer op aanwezigheid. Deze werknemers – er is gebleken dat de meeste online werknemers zeer toegewijd zijn – gaan bijna automatisch op andere tijdstippen werken om het af te maken. Er zijn voorbeelden dat er nu 's avonds en zelfs 's nachts wordt gewerkt.

7. Wordt managen anders?

Ja, want Hoe houd je in de gaten dat het afgesproken werk ook gedaan wordt? Dat is een lastige vraag. Zeker als je als manager gewend bent om te micromanagen. De moderne tools voor het werken op afstand bieden vele controlemiddelen. Het is echter verstandiger om ruimte te geven aan je collega's en medewerkers. Zo ontstaat er een positieve vibe, die zal leiden tot kwaliteitsverbetering.

De keerzijde is dat een aantal medewerkers over de eigen grens gaat, omdat ze het (te) moeilijk vinden om balans tussen digitaal werken en de thuissituatie te bereiken. Daarom dient een manager regelmatig het persoonlijk contact te zoeken om betrokkenheid naar de werknemer te tonen en te laten zien dat het niet alleen om het werk gaat. Voor veel managers zal dit lastig blijken te zijn: ware management skills zullen nu moeten worden getoond!

8. Wijzigt de cultuur voor kenniswerkers in de organisatie?

Ja, iedereen is gefocust op de output en iedereen doet zijn best om de afgesproken of opgelegde taken tijdig op te leveren. Een aantal mensen is niet gewend om online te werken en komt onder druk te staan en laten de werkzaamheden ten koste gaan van de thuisomstandigheden. Het aantal mensen met stressgerelateerde klachten zal dan ook gaan stijgen.

Dus, anderhalve meter OK?

Ja, het is goed om afstand te houden van oude werkmethoden en op kantoor werken in het kader van de coronamaatregelen. Blijf vooral werken met applicaties van Google, Microsoft, Zoom enzovoort, die het online werken goed ondersteunen. Pas wel op, want ondanks dat online werken de creativiteit van medewerkers bevordert, belemmert het ook de innovatie, door gebrek aan invloeden van buiten.

De blogs in deze serie:

• Hoe finance NU anders moet
• Waarop steunt de overheidssteun?
• Stop met budgetten: werk met prognoses!
• Ik moet het NU weten
• Afstandhouden moet. Maar is het goed?

(foto: Andrew Neel, Pexels)