Door de snelle opkomst van kunstmatige intelligentie verandert de financiële functie in rap tempo. Waar finance-afdelingen jarenlang draaiden op handmatige processen, staat automatisering inmiddels centraal in de strategische agenda. Bij Kamera Express – actief in vier landen met ruim 500 medewerkers en een omzet van circa 235 miljoen euro – heeft Financieel Controller Ahmed Mustafa van dichtbij gezien hoe digitalisering het verschil maakt.

Twee weken wachten op terugbetaling voorschot
Het managementteam zag ook het belang in de modernisering van de declaratie- en uitgavenprocessen. “We merkten dat medewerkers vaak iets moesten voorschieten – een paar euro voor verbruiksartikelen, soms wat meer – en dat het weken duurde voordat ze hun geld terug hadden. Dat werkt demotiverend. We kregen ooit letterlijk klachten van collega’s dat een simpele terugbetaling van twintig euro twee weken duurde”, vertelt Mustafa. “Dan denk je: dit kan echt slimmer. We wilden een systeem waarbij medewerkers direct hun declaratie kunnen indienen en vrijwel meteen terugbetaald worden.”

De eerste stap lag bij het automatiseren van de basisprocessen. “We hebben natuurlijk ook heel veel facturen – zowel goederen- als kostenfacturen. Die werden gedeeltelijk handmatig verwerkt door meerdere collega’s. Kostenfacturen liepen al grotendeels automatisch, maar de personeelsdeclaraties niet. Daar hebben we toen een oplossing voor gezocht die de personeelsdeclaraties automatisch uitleest via OCR en een geautomatiseerd voorstel doet voor de BTW, kostencategorie, etcetera. Zo kwamen we uit bij Payhawk. Dat scheelde enorm veel tijd.”

Schrijf je nu in op CFO.nl voor: CFO Studio: AI in Finance – De CFO als datagedreven leider

ICS kaarten
Een andere frustratie zat in het gebruik van bedrijfsbetaalkaarten. “We hadden een paar ICS-kaarten, maar misten flexibiliteit. Als de limiet bereikt was, moest je een bedrag overmaken naar een apart rekeningnummer en twee dagen wachten. Bovendien kon je bij fraude de kaart niet direct blokkeren. Dat soort beperkingen past niet meer bij een moderne organisatie”, aldus Mustafa.
“Ik kreeg van onze CFO de opdracht om de markt te verkennen: ik moest een top vijf maken van partijen die dit beter konden inrichten. Uiteindelijk spraken we met drie aanbieders en kwam daar de oplossing uit van Payhawk die goed bij ons paste. Sindsdien kunnen we binnen een paar minuten digitale kaarten aanmaken en declaraties razendsnel afhandelen.”

Kamera Express & AI
AI is inmiddels ook binnen de finance-afdeling van Kamera Express een gespreksonderwerp geworden. “Het begon bij IT. Zij organiseerden sessies met een extern bureau om te verkennen waar AI waarde kon toevoegen. Daaruit bleek dat elke afdeling op zijn eigen manier al met AI in aanraking komt – de één wat meer, de ander wat minder.”

Voor finance betekent het vooral: slimmer omgaan met terugkerend werk. “Denk aan factuurherkenning, het automatisch toewijzen van btw-codes, of het koppelen van de juiste leverancier aan een factuur. Dat klinkt klein, maar het scheelt op dagbasis minuten per collega – en dat loopt hard op.”

Mustafa merkt dat de kwaliteit van die AI-systemen snel beter wordt. “In het begin koppelde het systeem soms een verkeerde afdeling of code. Dan moest je dat handmatig corrigeren. Maar inmiddels leert de software van eerdere fouten. Als een collega een bepaalde afdeling aan zijn declaratie koppelt, herkent het systeem dat nu automatisch. Het is letterlijk alsof je een nieuwe collega hebt die je even moet inwerken.”

Lees ook op CFO.nl: Tijd voor focus: zo stuur je slimmer bij als Finance leader!

Een logische volgende stap
Mustafa’s ambitie rondom AI reikt nog verder. “Mijn droom is dat AI straks niet alleen facturen uitleest, maar ook zelf controleert: klopt het PO-nummer? Zijn de goederen geleverd? Komt de prijs overeen met de inkooporder? Als alles matcht, wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling op de vervaldatum. Ontbreekt er iets, dan stuurt de AI een melding naar inkoop of zelfs direct naar de leverancier met uitleg over het verschil. Dat zou een enorme efficiëntieslag betekenen.”

Hij ziet die ontwikkeling niet als sciencefiction, maar als een logische volgende stap. “Het gebeurt al in kleine stukjes. De software is er, de koppelingen worden steeds slimmer. Het is vooral een kwestie van durven vertrouwen op data en je processen daarop inrichten.”

Veel finance professionals vrezen dat AI hun werk overbodig maakt. Mustafa ziet dat anders. “Je hebt altijd mensen nodig. Software is nooit foutloos – en wij mensen ook niet. Er moeten altijd collega’s zijn die controleren, valideren en waar nodig bijsturen. Dat is precies wat er in de industrie ook gebeurde: machines namen het handwerk over, maar mensen gingen de machines aansturen, onderhouden en verbeteren. Functies veranderen, verdwijnen en komen er in nieuwe vorm weer bij. Dat zal met AI niet anders zijn.”

Controller gaat meer analyseren

Wat betekent dat concreet voor zijn eigen functie als controller? “Ik denk dat de rol van de controller verschuift van registreren naar analyseren. Nu zijn we nog vaak bezig met data verzamelen en controleren. Maar naarmate processen meer geautomatiseerd worden, komt er meer ruimte vrij om de cijfers te interpreteren, scenario’s door te rekenen en echt waarde toe te voegen aan de business. Je ziet het ook in de samenwerking met andere afdelingen. Finance wordt meer een business partner. En dat begint bij goede data.”

Mustafa kan AI niet los zien van de IT-infrastructuur. Je ERP, je CRM, je customer service software – alles moet met elkaar kunnen praten. Dat vraagt om visie, maar vooral om durf. Durf om oude processen los te laten.”
Toch blijft hij graag realistisch over de snelheid van de verandering. “AI is geen wondermiddel. Je moet het stap voor stap doen, experimenteren, meten en verbeteren. Maar als je ziet hoe snel de kwaliteit nu al toeneemt, weet je: dit is geen hype. Dit is de nieuwe standaard. Over een paar jaar kijken we terug en denken we: hoe deden we dat vroeger eigenlijk allemaal handmatig?”