De afgelopen jaren is kunstmatige intelligentie (AI) in hoog tempo doorgedrongen tot de wereld van Finance en accounting. Maar in plaats van futuristische beloften over autonome boekhoudsystemen, zit de echte waarde van AI voor CFO’s voorlopig in iets veel concreters: het ontlasten van je team van hun meest tijdrovende taken.

Voor veel controllers en accountants ligt daar een enorme kans. Denk aan repetitieve werkzaamheden zoals het najagen van bonnetjes, het toetsen van uitgaven aan beleid, of het samenstellen van maandrapportages. Alledaagse taken, maar cruciaal én vaak verstopt in verschillende systemen of afhankelijk van menselijke follow-up. Precies daar grijpt AI in.

AI als assistent, niet als vervanger

Een interessante ontwikkeling is de opkomst van zogeheten ‘AI agents’: software die is ontworpen om zelfstandig acties uit te voeren binnen afgebakende workflows. Denk aan een digitale assistent die weet wie waarvoor verantwoordelijk is, toegang heeft tot de juiste documenten en transacties kan verifiëren zonder dat er eindeloos geschakeld hoeft te worden tussen tools, e-mails of Excelsheets.

Een aantal platforms, zoals het uitgavenbeheerplatform Payhawk, werken inmiddels met gespecialiseerde AI-agents die het dagelijks werk van Finance teams ondersteunen. Een concreet voorbeeld is de ‘Financial Controller Agent’: een digitale assistent die ontbrekende declaraties opvolgt, uitgaven automatisch controleert op afwijkingen en realtime updates stuurt via tools zoals Slack of Teams, zonder dat Finance zelf hoeft in te grijpen. Het resultaat? Minder frictie. Minder wachttijd. En een maandafsluiting die dagen, soms zelfs weken sneller verloopt.

Wat deze aanpak onderscheidt van andere oplossingen, is de manier waarop de AI zich aanpast aan bestaande structuren in plaats van daartegenin te werken. CEO van Payhawk, Hristo Borisov licht toe: “We hebben de agents gebouwd op de bestaande financiële infrastructuur van Payhawk. Ze begrijpen de beleidsregels, workflows en rechtenstructuur van je organisatie. Daardoor werken ze zelfstandig, mét respect voor je bestaande uitgavencurves. En dat is precies waar veel AI-oplossingen stranden: productiviteit verhogen zónder de controle te verliezen.”

Blijf de audit 10 stappen voor

Veel organisaties worstelen met handhaving van onkostenbeleid. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de werknemers zich niet structureel aan de regels houdt. Vaak ligt dat niet aan onwil, maar aan gebrek aan duidelijkheid of follow-up.
AI kan hier uitkomst bieden. Door continu te monitoren of transacties binnen het beleid vallen, en afwijkingen automatisch te signaleren, ontstaat er een extra verdedigingslinie. Is een declaratie opvallend hoog, of zijn er verschillen in betaalmethode? Dan kan de AI-agent automatisch ingrijpen, aanvullende informatie opvragen, of de goedkeuring tijdelijk blokkeren. Daarmee wordt compliance een doorlopend, geautomatiseerd proces, in plaats van iets wat pas bij de audit boven tafel komt.

AI maakt organisaties schaalbaarder

Een van de grootste bottlenecks bij groeiende bedrijven is schaalbaarheid. Naarmate het aantal entiteiten, valuta en kostenposten toeneemt, neemt ook de kans op menselijke fouten toe. En daarmee de druk op financiële afdelingen. AI-agents helpen dit proces te stabiliseren. Door standaardtaken, zoals het opvragen van documentatie of het matchen van facturen, te automatiseren, ontstaat er ruimte voor Finance om zich te richten op forecasting, strategisch advies en datagedreven besluitvorming.
De voordelen zijn concreet: lagere operationele lasten, snellere goedkeuringen en minder correcties achteraf. Ook wordt je Finance team productiever. En dat zonder dat je je bestaande processen of tooling hoeft om te gooien.

Conclusie: begin klein, denk strategisch

De inzet van AI in Finance hoeft geen alles-of-nietsproject te zijn. Juist door klein te beginnen, bijvoorbeeld met een agent die declaraties opvolgt of uitzonderingen signaleert, bouw je stapsgewijs aan een efficiëntere, toekomstbestendige financiële organisatie. Wat ooit begon als een belofte over ‘autonome Finance’ vertaalt zich nu naar concrete toepassingen die Finance teams ontlasten, versnellen en versterken.
Platformen, zoals Payhawk, die deze agents al geïntegreerd aanbieden binnen bestaande workflows laten zien hoe AI niet iets is voor later, maar voor nú. En uiteindelijk geldt: wie AI niet inzet om ruimte te creëren voor strategische taken, loopt het risico achter te blijven in een steeds sneller bewegende markt.

Kijk ook terug op CFO.nl: CFO Studio – AI in Finance: “Om processen te verbeteren zullen AI agents getraind moeten worden door je werknemers.”