AkzoNobel ligt op koers met finance transformation

In de aanloop naar het Jaarcongres Finance Transformation van 27 november gaat Communitymanager Kevin Mottard in gesprek met financials uit de top van het Nederlandse bedrijfsleven over hoe zij hun onderneming klaarstomen voor de toekomst. Met Vipul Taneja, Country Head BPO Infosys Netherlands, ging hij op bezoek bij Hans De Vriese van AkzoNobel. Infosys  nauw betrokken bij het finance transformation traject van AkzoNobel, maar ook bij Philips en TP Vision en meerdere trajecten over de hele wereld. Op basis hiervan kan Vipul Taneja dan ook goed best practices in de markt vergelijken en de juiste vragen stellen bij dergelijke trajecten. ‘AkzoNobel wilde met haar finance transformation in eerste instantie voor meer standaardisatie en versimpeling zorgen zodat iedereen binnen de organisatie dezelfde taal sprak wanneer het over de cijfers gaat’, legt De Vriese uit. ‘Dit zorgt voor betere analyses en interpretaties waardoor men beter kan vooruitkijken.  een evolutie in de vaardigheden en gedrag van het financiële team.’Extra vaardighedenDe Vriese schat dat AkzoNobel na een traject van drie jaar ongeveer halverwege de finance transformation is. ‘We hebben de basics nu klaar. De chart of account, cost centers en hun processen zijn gestandaardiseerd, de analyses van  gegevens zijn  op vergelijkbare wijze ingericht. We zijn nu bezig met de volgende stap en willen met onze analyses meer vooruitkijken. Daarom zijn we aan het inventariseren welke tools we nodig hebben om onze interne business partners te ondersteunen met hun prognoses. Het is ons doel om in de komende jaren, met extra vaardigheden, ons te ontwikkelen tot volwaardige business partners, waarbij we onze traditionele taken en verantwoordelijkheden als financials natuurlijk wel moeten behouden. Dat gaat niet van de ene op de andere dag. Daarom hebben  aansluiting gezocht bij onze collega’s van Human Resources. Samen hebben we een HR strategie opgezet voor Finance. Wij hebben bewust gekozen om de transformatie zoveel mogelijk met de bestaande bezetting uit te voeren. Daarmee behouden we de kennis en ervaring. Het vergt wel het doorvoeren van een andere manier van denken en werken, die met de introductie van een nieuwe set van waarden binnen AkzoNobel breed wordt doorgevoerd’, vertelt De Vriese.’Wij vinden dat onze mensen de kans en de tijd moeten hebben om te leren en mee te veranderen. Bovendien ligt hier in onze optiek ook een verantwoordelijkheid voor het management. Alleen het vervangen van personeel werkt niet. Als leiding van de onderneming zul je altijd een verhaal moeten vertellen en de strategie en structuur neerzetten waarbinnen de mensen opereren of ze nu van binnen of van buiten komen.’  Gezag en ervaringOp de vraag hoe je een finance transformation op gang brengt en waar je begint, antwoordt De Vriese: ‘Het is om te beginnen belangrijk iedereen te laten inzien dat verandering nodig is en ze een end state voor te spiegelen die past in de visie en de strategie van ons bedrijf. Vervolgens is het zaak om goede change leaders in de organisatie te hebben. Dit zijn mensen die niet alleen de kennis van het achterliggende verhaal en bedrijfsprocessen hebben, maar ook de vaardigheden om met gezag en succes uit te dragen wat je gaat doen en waarom je het gaat doen. Dat doen wij het liefste met onze eigen  mensen. Alleen als we bepaalde expertise echt niet in huis hebben, huren we mensen extern in.’ObstakelsDe Vriese vertelt dat er in de loop van het proces natuurlijk ook de nodige obstakels waren. ‘Het eerste was dat medewerkers vonden dat wij als management te snel en te veel wilden. Misschien is dat wel de beste definitie van een transformatie. Doing too much at the same time ‘, voegt hij er met een glimlach aan toe. Onze mensen moesten leren omgaan met meerdere verantwoordelijkheden, zowel in de lijn als naar de business. Daarbij hebben we altijd vastgehouden aan de richting, maar wel hier en daar het tempo van de veranderingen wat aangepast. Nu zijn de werkprocessen voor iedereen een stuk helderder.’Intern of externVipul Taneja van Infosys is benieuwd naar hoe AkzoNobel denkt over het inhuren van externe expertise. ‘Wanneer en op welke gronden beslis je of je bepaalde activiteiten gaat outsourcen?’Hans De Vriese zegt dat outsourcen voor hem samenhangt met wat core business is voor de firma of functie. ‘Alles wat core is, doen we zelf. Outsourcing bij een externe partij kan een bedrijf wel helpen om te disciplineren en te standaardiseren door hun bredere kennis. Aan de andere kant is er een kans dat je door outsourcing minder controle hebt over de processen en zo risico’s gaat stapelen. Daar moet je goed op managen samen met je partner.’Zinnige big dataVipul Taneja wil weten of en hoe AkzoNobel op dit moment gebruik maakt van big data. ‘Wat zijn de prioriteiten op dit gebied en levert het ook al echt wat op?’De Vriese legt uit dat AkzoNobel hier nog aan het begin staat. ‘We zijn bezig met het opzetten van een framework. Als multinational en na meerdere acquisities is dat best lastig. Binnen het concern werkt niet iedereen met dezelfde definities en dat belemmert natuurlijk de vergelijkbaarheid. Daarom moeten we eerst die definities voor alle begrippen in big data vaststellen zodat we het allemaal over hetzelfde hebben. Het uitgangspunt is om de business te ondersteunen en we inventariseren nu waar hun behoeften liggen.’Efficiency vs. effectiviteitHet is de wens van iedere financial om door grotere efficiency bij te dragen aan verlaging van de kosten en zo de effectiviteit van de onderneming te vergroten. Mooie woorden, maar in de praktijk vaak moeilijk realiseerbaar en soms blijken deze begrippen ook onderling tegenstrijdig. Op de vraag of in het geval van AkzoNobel efficiency of effectiviteit belangrijker is, wil De Vriese geen keuze maken. ‘Dat is afhankelijk van de omstandigheden binnen en buiten de onderneming. Beide begrippen hebben een eigen benchmark voor een perfect state, maar beide kunnen vaak niet tegelijkertijd als doel dienen. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om efficiënter te gaan werken door rule based taken te standaardiseren en zo ook de kwaliteit verhogen. Als je aan de andere kant van het spectrum het bedrijf als geheel verder wilt brengen en effectiever maken, moet een bedrijf op korte termijn soms inleveren op efficiency.’ Over Infosys BPOInfosys BPO Ltd. (www.infosysbpo.com), is het business process outsourcing onderdeel van Infosys Ltd., de wereldwijde leider in consulting, technologie and outsourcing diensten. Het onderdeel Finance & Accounting van Infosys BPO bestaat uit 13.000 FTEs en werkt voor 83 cliënten. Infosys BPO F&A wordt de laatste jaren constant beoordeeld als voorloper in de ranglijsten van Gartner en Everest.