Behoort transactieverwerking tot de core-business CFO?

Geschreven door Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday

Maar het gaat verder dan dat. Bij een transformatie van de financiële afdeling gaat het niet alleen om een moderne rapportagetool of –strategie. Het begint bij een compleet nieuwe instelling en opstelling van finance en een totaal andere aanpak van technologie. Zo’n frisse start kun je niet maken zonder de transactieverwerking opnieuw onder de loep te nemen.

Naar aanleiding van het onderzoek ‘Future of the Finance Function Survey 2016’ van het internationale financiële platform FSN onder 46.000 leden, zegt FSN-topman Gary Simon: “Meer dan 20 jaar na de intrede van professionele ERP-oplossingen, geeft nog steeds meer dan de helft van alle CFO’s aan dat ze veel te veel tijd kwijt zijn met transactieverwerking.” Dat is ook niet verwonderlijk als je ziet dat transactieverwerking gemiddeld beslag legt op meer dan de helft van alle financiële tijd en middelen. Als je vervolgens bedenkt dat het bijna twee keer zoveel tijd vergt om een incorrecte transactie te corrigeren, dan is het duidelijk dat er weinig ruimte overblijft voor daadwerkelijke transformatie en voor de ontwikkeling van finance tot partner met toegevoegde waarde voor de business.

Een belangrijk deel van de toegenomen werkdruk is te wijten aan het feit dat de verwerkingscapaciteiten van de traditionele systemen er niet op ingericht zijn om de juiste data te destilleren voor de rapportage- en analysedoeleinden van vandaag. De ‘oude’ systemen zijn ooit ontworpen om de handmatig ingevoerde boekhoudcijfers uit de periode daarvoor over te nemen en te automatiseren. Deze systemen aggregeren de onderliggende data – uitgaven links, inkomsten rechts – en dat is prima voor fiscale en financiële verslaglegging. Maar je hebt er vrij weinig aan als je de business inzicht wilt geven in het achterliggende ‘waarom’ van de transacties. Er is een aantal grote bezwaren tegen dit soort traditionele systemen.

Extra complexiteit, extra tijd en moeite

De omvang van het aantal accounts en de beperkte coderingsfunctionaliteiten van de traditionele systemen maken het rapporteren binnen een business-context niet eenvoudig. Als je wilt rapporteren over deelelementen, zoals klant, product, kanaal, regio, sector, project, marketingcampagne of elk ander element dat niet direct gelinkt is aan boekhoudkundige jaarverslaglegging, dan betekent dat vaak dat je het aantal accountnummers moet uitbreiden of dat je een nieuw codeveld moet genereren. En dat voegt weer extra complexiteit toe voor de financiële teams. Ik heb een klant die vertelde dat hij in zijn oude systeem op een gegeven moment tienduizenden codecombinaties had. Dat leidde ertoe dat er bij elke periodeafsluiting meer dan 2.000 datafouten in de transacties optraden. Bij de oude systemen betekenen meer accounts automatisch meer herstelwerkzaamheden die meer tijd en moeite kosten.

Verantwoordelijkheden waar ze niet moeten liggen

Stel dat je de kosten per project wilt rapporteren. Bij een traditioneel systeem kun je dat als volgt doen: je vraagt de medewerkers van operations om de accountnummers in te voeren of je vraagt de accountants om projectinformatie aan de cijfers toe te voegen. Dit zijn taken waarvoor beide groepen niet goed toegerust zijn. Dat betekent in ieder geval een inefficiënte manier van transactieverwerking waarbij iedereen veel tijd kwijt is aan meetings of aan eindeloze e-maildiscussies. Of het betekent dat veel posten uiteindelijk worden toegeschreven aan ‘overige uitgaven’ of ‘overige activiteiten’, waardoor analyses onmogelijk zijn.

Handmatig context toevoegen

De nieuwe boekhoudregels vragen tegenwoordig toch al om meer business-context om de transacties op waarde te schatten voor de verslaglegging. Als je informatie handmatig moet toevoegen aan transacties of goedgekeurd moet krijgen, dan bouw je automatisch inefficiëntie in het transactieverwerkingsproces. Hoe kan een functionaris bijvoorbeeld een aankoopbon goedkeuren als die alleen data, bedrag en factuurnummer bevat? 

Alleen als het systeem op transactieniveau governance in de haarvaten heeft ingebouwd, kan efficiënte transactieverwerking een wezenlijke bijdrage leveren aan transformatie van finance. Bij Workday helpen we finance bijvoorbeeld om data van elke transactie te verrijken en uit te breiden en dat zorgt ervoor dat finance minder tijd en middelen hoeft te besteden aan transactieverwerking. Dat geeft tijd en ruimte om een echte partner van de business te worden en legt een solide basis voor succesvolle transformatie van finance.