Blijvend veranderen: voorkom terugval na coronacrisis

Door Andromeda Wood, Senior Director Data Modeling bij Workiva

Belangrijk onderdeel van dit nieuwe normaal is thuiswerken. Volgens het CBS werkte in 2019 zo’n 39% van de mensen met enige regelmaat thuis. Voor 2020 gaat die grafiek er waarschijnlijk heel anders uitzien, want de meeste bedrijven hebben inmiddels een thuiswerkoplossing paraat voor medewerkers die noodgedwongen thuis moesten zitten.

Het idee van een nieuw normaal roept her en der nogal wat weerstand op, maar is voor het bedrijfsleven van groot belang. Want hoe pak je als organisatie door op de huidige situatie? Ga je terug naar de bedrijfsvoering van vóór de crisis, of kies je juist dit moment om nog verder te innoveren? (Hint: zet vooral in op dat laatste).

In vijf stappen naar herstel
In de psychiatrie wordt al jaren gewerkt met het rouwproces in 5 fasen van Elisabeth Kübler-Ross. Het Amerikaanse consultancybedrijf McKinsey publiceerde kortgeleden een business-variant op dit model met de vijf fasen die bedrijven tegenkomen in hun strijd tegen de gevolgen van het coronavirus: Resolve, Resilience, Return, Reimagination en Reform.

De meeste bedrijven zullen zich nu in fase 3, Return, bevinden. De laatste twee stappen, Reimagination en Reform, zijn niet vanzelf te bereiken. Bedrijven die zich tot doel hebben gesteld terug te keren naar hun manier van werken van vóór de crisis, slaan deze twee laatste stappen over. Dat levert op de korte termijn misschien geen directe problemen op, maar zorgt er wél voor dat ze bij een volgende crisis weer van voren af aan moeten beginnen. Terwijl het juist een uitstekend moment is om een nieuw momentum te creëren in een steeds digitaler wordende economie!

Reimagination wordt door McKinsey geschetst als het vermogen om jezelf opnieuw uit te vinden, aan de hand van vernieuwde inzichten en voorspellingen. Gezien de huidige crisissituatie betekent dit dat bedrijven kijken naar hun veerkracht in de toekomst, en kijken naar een flexibele manier van werken die de efficiëntie van een bedrijf waarborgt of zelfs verbetert. Deze veerkracht betekent ook dat organisaties zich blijvend aanpassen om toekomstige klappen beter op te kunnen vangen, de productie op peil te houden en de bedrijfscontinuïteit te kunnen waarborgen. 

De vijfde en laatste fase, Reform, is het vermogen om te leren van onvoorziene maatschappelijke omstandigheden en de kansen te zien die zo’n situatie biedt. Voor de coronacrisis betekende dit dat bedrijven razendsnel in kaart moesten brengen welke thuiswerkmogelijkheden er waren om de continuïteit van de bedrijfsvoering ook buiten de muren van kantoor onverminderd door te kunnen laten gaan. Deze fase wordt pas afgerond als bedrijven deze kansen verder uitwerken in een kosten-batenanalyse en deugdelijke innovaties ook direct implementeren, om duurzame veranderingen voor de toekomst in gang te zetten.

De kracht van de financiële afdeling
Financiële afdelingen staan niet vaak vooraan als het om innovatie gaat. Terwijl juist hier, juist nu, het verschil kan worden gemaakt. Door nieuwe technologieën als ‘connected reporting’ te implementeren blijven werknemers in de cloud met elkaar in verbinding, waar ze ook aan het werk zijn. De beschikbare data blijft daarbij veilig op één centrale plek. Zo blijft het overzicht behouden, maar worden risico’s als datalekken geminimaliseerd.

Bovendien zijn financiële afdelingen, met de constante druk van deadlines voor rapportages, één van de eerste afdelingen waarvan de continuïteit zo snel mogelijk gerealiseerd moet worden. Een achterstand kan daar niet alleen tot financiële schade maar ook tot reputatieschade leiden. 

Toch heb ik het eerder bij financiële afdelingen flink fout zien gaan. Na de financiële crisis van 2008 werden binnen de kortste keren eerder gemaakte fouten opnieuw gemaakt, waardoor de markt langzaam terugkeerde in oude patronen. Overheden probeerden daar (al dan niet succesvol) met veel wet- en regelgeving een einde aan te maken, maar het leed was al geschied: echte innovatie vond niet plaats en bedrijven hadden niet genoeg veerkracht om te reageren op nieuwe crises.

Blijvend veranderen
De afgelopen maanden waren voor veel bedrijven moeilijk, maar moeten ook gezien worden als een belangrijke les. Alles wat we nu geleerd hebben, moet worden ingezet om te werken naar het nieuwe normaal, in plaats van terug te gaan naar ‘business as usual’. Organisaties moeten juist nu de tijd nemen om te kijken naar technologische implementaties die processen stroomlijnen, tijd van werknemers vrijmaken en zorgen voor bredere flexibiliteit en veerkracht binnen hun organisatie. Op die manier werken ze niet alleen nu al aan efficiëntie, maar bouwen ze ook een stevige basis om op terug te vallen in het geval van een volgende crisis. Zodat ze in dat geval niet in fase drie blijven hangen, maar na fase vijf kunnen zeggen dat ze de crisis succesvol achter zich hebben gelaten en als ‘herboren’ zijn.

Leer meer over de nieuwe realiteit van digitale transformatie in finance en ontdek tijdens dit webinar samen met de experts van KPMG en Workiva hoe digitale financiële transformatie in het huidige landschap past.