Zo voorkomt u een ‘projectenoverload’

Overbelasting, een teveel aan projecten, wordt een steeds groter probleem voor organisaties. Veel leiders voelen de druk om meer te doen met minder middelen. Er zijn een aantal problemen die leiden tot overbelasting bij bedrijven en hun leiders, schrijven twee executive coaches op Harvard Business Review.

• Impact blindheid: veel bedrijven missen de tools om te meten wat de impact van een nieuw initiatief is. Hierdoor hebben ze geen inzicht op de impact op de business. 
• 'Het multiplier-effect': leiders hebben vaak goed inzicht van projecten in hun eigen team, maar niet in die van andere teams. Hierdoor starten meerdere groepen meerdere projecten die resources vereisen van meerdere teams. 
• Politieke spelletjes: veel leidinggevenden willen zich onderscheiden door een bijzonder project te voltooien en proberen resources te krijgen door middel van vriendjespolitiek. 
• Niet-gesponsorde mandaten: Veel directies geven hun teams bepaalde doelstellingen mee zonder de juiste resources te verschaffen. 
• Pleister-initiatieven: projecten die worden gestart om kleine fouten te herstellen in plaats van de kern van het probleem aan te pakken. 
• Kostenbijziendheid: organisaties willen soms snijden in de kosten door werknemers te ontslaan. Vaak vergeten ze om de taken van de werknemer ook uit de organisatie te snijden.
• Initiatiefstugheid: veel bedrijven missen vaak de middelen (en de wil) om de stekker uit initiatieven te trekken. 

Wat is de oplossing?

Het is mogelijk om deze vormen van overbelasting te bestrijden en uw middelen te concentreren op strategisch essentiële projecten. Het kan helpen om op twee manieren naar projecten te kijken:

1. Heeft het een positieve impact op onze business?
2. Heeft het een positieve impact op onze cultuur?

Daarnaast is het in kaart brengen van de impact van initiatieven van belang. Als u weet hoeveel een project oplevert en hoeveel het kost, kunt u beter bepalen of het de moeite waard is. 

Uiteindelijk vereist de strijd tegen overbelasting discipline en de wil om harde keuzes te maken en door te voeren. En dat is moeilijk. Gelukkig geven de auteurs ook een proces dat u hierbij kan begeleiden. 

Stap 1:

Tel het aantal initiatieven in uw organisatie om te controleren of uw organisatie onderhevig is aan overbelasting. 

Stap 2:

Herzie alle huidige initiatieven. Identificeer per initiatief de problemen die het tracht op te lossen, het vereiste budget, het benodigd aantal werknemers en de impact op uw business. 

Stap 3:

Laat leidinggevenden samen prioriteiten opstellen op een geïntegreerde manier. Het topmanagement moet samen met andere leidinggevenden bepalen welke projecten de prioriteit krijgen. Op deze manier kunt u de afstemming van alle projecten in uw organisatie op orde krijgen. 

Stap 4:

Maak een duidelijk plan voor elk initiatief. Identificeer een einddatum voor sponsoring van het projecten en koppel mensen aan het project. Op deze manier voorkomt u dat een initiatief jaar na jaar middelen blijft opslokken terwijl het geen impact meer heeft op de business. 

Stap 5:

Vereis dat projecten bij komende jaarplanningen opnieuw in aanmerking moeten komen voor sponsoring en andere middelen. Verplichte business cases moeten de waarde van het project voor de organisatie demonstreren. 

Stap 6:

Communiceer duidelijk naar uw organisatie dat een gestopt project niet betekent dat het gefaald is. Leg uit dat er simpelweg een limiet zit aan de hoeveelheid goede ideeën die een organisatie kan lanceren. 

Werk aan organisatiediscipline 

Uiteindelijk is het voorkomen van overbelasting de beste manier om overbelasting te ontlopen. Dit houdt in dat u strikte herzieningen van projecten moet hanteren. Zo bouwt u discipline in de organisatie als het gaat om hoe en wanneer een organisatie initiatieven kan lanceren. Dit doe je door bij te houden wiens tijd het vereist en hoeveel tijd. 

Als de organisatie al leidt onder overbelasting, focus dan op de voordelen van het terugbrengen hiervan. Een organisatie die in staat is om “nee” te zeggen tegen de honderden goede ideeën die er zijn, heeft een groot competitief voordeel. Zij zijn in staat om hun productiviteit en creativiteit veel effectiever in te zetten. Hiermee creëren zij meer commitment en loyaliteit van werknemers en bereiken ze meer op de gebieden die er toe doen. [Bron: HBR.org]