CFO Jordan van Vilsteren: Transformatie versterkt innovatiekracht Ricoh

“Klanten willen oplossingen in plaats van printers. Om aan die vraag te voldoen is Ricoh wereldwijd opgeschoven naar het leveren van document solutions. Deze transformatie heeft een grote impact op Ricoh Nederland. We hebben grote stappen gemaakt maar hebben ook nog een interessante weg te gaan.” zegt een gedreven Van Vilsteren. We spreken de CFO op het Nederlandse hoofdkantoor van Ricoh. Een modern kantoor, ingericht volgens de laatste principes van het nieuwe werken en we genieten van een wijds uitzicht over Den Bosch en omgeving.  Centralisatie van IT, finance en legalVan Vilsteren heeft drukke jaren achter de rug, maar ziet dat het bedrijf steeds sterker worden. Als gevolg van de transformatie van het concern is de rol van finance sterk veranderd. “Er is een andere werkelijkheid ontstaan. We waren als vestiging binnen de Europese organisatie zelfvoorzienend met onze eigen legal-afdeling, IT-systemen en financiering. Nu zijn legal en IT gecentraliseerd, zijn alle standaard accounting processen ondergebracht in een ‘shared service centre’ in Zuid-Afrika en is de verantwoordelijkheid voor financiering overgenomen door de interne financieringsmaatschappij Ricoh Capital.” De transformatie was een hectische periode voor het finance team, maar de CFO zag de ´storm´ ver van tevoren aankomen. “In aanloop ernaar toe hebben we diverse lokale ontwikkelingen op IT-vlak gestopt. Daarna hebben we twee jaar gewerkt aan de implementatie van het nieuwe ERP systeem. Dat ging –zoals vaak het geval is bij dit soort trajecten- niet zonder slag of stoot. Zo hebben we bijvoorbeeld klanten te laat gefactureerd en ontdekten we dat we niet alle benodigde competenties in huis hadden om met dit nieuwe systeem te kunnen werken. Maar we hebben de storm doorstaan.”Van data naar informatieDe implementatie van het nieuwe pan-Europese ERP-systeem vormde een grote uitdaging voor het finance-team van Ricoh. “In een transformatie kan je verschillende fases onderscheiden. Eerst moet je afscheid nemen van het oude vertrouwde systeem en het nieuwe omarmen. Hetzelfde gaat op bij de het leren werken met een nieuw systeem. Voor de eerste fase moesten we door een ‘bulk van ellende’ heen, want het systeem vereiste een geheel andere manier van orders invoeren dan we gewend waren.  Toen dit was gelukt, zochten we de juiste manier om de juiste informatie uit het systeem te krijgen. Daarna ga je de vruchten plukken van het nieuwe systeem. Het was een grote uitdaging om van al die data nuttige informatie te maken”, zegt Van Vilsteren. Binnen de Nederlandse organisatie had het team van Van Vilsteren niet voldoende ervaring en capaciteiten om die vertaalslag snel genoeg te kunnen maken. Daarom hebben ze snel gehandeld en externe expertise binnengehaald om de informatie te ontsluiten, verrijken en in de juiste vorm te gieten zodat het management er goed mee kan werken.Finance op een hoger niveauTijdens het implementatieproces heeft het finance-team van Ricoh deels op capaciteit van externen geleund. “Wij moeten met ons finance-team deze kennis en vaardigheden adopteren om later op een hoger niveau te kunnen acteren.” Met hoger acteren doelt Van Vilsteren op de kans om veel ‘repetitieve’ klussen die nog door mensen worden gedaan te automatiseren en over te laten aan het shared service center. Daarmee maakt de CFO mensen vrij die hun tijd kunnen besteden aan werk met een hogere toegevoegde waarde voor de business. Voorbeelden van taken die geautomatiseerd kunnen worden zijn het facturatie proces, consolidatie proces en het standaard rapportage proces. Dit laatste draagt dan weer bij aan het terug dringen van gebruik van excel in de standaard rapportage.Innovatie accelererenEen van de beloofde vruchten van de transformatie is een snellere organisatie. Van Vilsteren ziet snelheidswinst op drie vlakken: innovatie, reactiesnelheid en leervermogen. “Innovatie staat centraal in de business van Ricoh. Voor innovatie is snelheid nodig. Voor een groot internationaal bedrijf als Ricoh is snelheid en wendbaarheid een uitdaging. Een goed IT-platform is daarin een belangrijke stap. Het stelt je in staat om sneller nieuwe technologieën te adopteren. Voorbeelden van nieuwe technologieën  die we bijvoorbeeld ook bij onze klanten implementeren zijn I-Invoicing om elektronisch factureren te vergemakkelijken en procure-to-pay oplossingen om het inkoopproces te automatiseren en verbeteren. Los van de technische innovaties kunnen we onze klanten ook beter bedienen door sneller op hun klachten en vragen te reageren. De verschillende onderdelen in ons bedrijf zijn beter met elkaar verbonden. Dat maakt het mogelijk om de klantvraag sneller bij de juiste mensen neer te leggen en het is makkelijker de nodige informatie te krijgen uit het concern. Die betere interne verbondenheid heeft ook voordelen voor ons eigen leervermogen. We kunnen onze eigen Nederlandse activiteiten nu makkelijker vergelijken met best practices bij Ricoh in andere landen. Wij hebben al jaren gewerkt op onze eigen manier, maar het zou heel goed kunnen dat ze in bijvoorbeeld Duitsland betere processen hebben ingericht. Nu kunnen we dat zien. Ik ben dan ook hoopvol gestemd voor de toekomst over de innovaties die we kunnen accelereren naar onszelf en naar onze klanten toe.”Van Vilsteren heeft voor Ricoh onder andere bij Syngenta gewerkt, een Zwitsers bedrijf met wereldwijd activiteiten. Daar was hij eveneens betrokken bij een ingrijpend transformatieproces. Hier lag de focus ook op standaardisatie en harmonisatie, maar dan wereldwijd. Daarnaast was het ook noodzakelijk de business units dichter bij elkaar te brengen en uiteindelijk te integreren. “Het proces zorgt voor een integrale klantbenadering. Klanten willen geholpen worden en hoeven niet te weten dat verschillende mensen binnen het bedrijf verschillende dingen doen. Ze praten met jou als bedrijf -Syngenta of Ricoh- en niet met een business unit of afdeling.” Transformatie-expertDe gecombineerde ervaringen maakt van de CFO een transformatie-expert. Hij heeft drie aandachtspunten voor CFO’s die aan het begin staan van een groot transformatieproces. “Zorg voor extra capaciteit”, is zijn eerste raad. “Het tijdsbeslag en de impact die een veranderingsproces heeft op jouw finance-team is heel groot. Tijdens het proces heb je een grote flexibiliteit nodig. Zowel in aantal mensen als in de mentale omgang met de verandering. In de ideale situatie werk je met een speciaal ‘squad-team’ dat binnenvliegt op het moment dat jouw vaste team extra hulp nodig heeft. Net als een kapitein die het roer overgeeft aan een loods, om veilig een haven in te varen. Veel organisaties schrikken terug voor de extra kosten die het gebruik van externe partijen met zich meebrengt, maar de kosten die je maakt als de transformatie uitloopt of niet goed wordt doorgevoerd zijn vele malen groter.” Vergeet echter niet mee te doen zodat je de haven leert kennen en vervolgens de loods niet meer nodig heb. Maar sommige havens zijn ondiep en dat moet je wel weten anders loop je zomaar vast.“Voor een financial is het bij een groot transformatieproces belangrijk niet te blijven hangen in een business case. Ik zie als CFO ook het liefst de toekomstige opbrengsten van een investering zwart op wit, maar in een veranderlijke omgeving zijn er geen zekerheden. Je moet blijven innoveren, maar het is vaak moeilijk te zeggen of je het terugverdient. Daar komt de rol als financial als business partner sterk naar voren. Meedenken en flexibel zijn.” De flexibiliteit is ook voor de persoonlijke ontwikkeling van belang. “Om goed met dit soort veranderingsprocessen om te kunnen gaan is het van belang je te blijven ontwikkelen. In finance zie je vaak dat mensen lang op hun positie blijven zitten. Juist door in verschillende omgevingen te werken leer je veel. Ook als financial moet je blijven innoveren. Uiteindelijk betaalt zich dat uit in interessant werk en een mooie loopbaan. Maar misschien nog wel belangrijker is dat je blijft leren en je competenties uitbouwen”Boerderij, bank en bedrijfsleven De CFO van Ricoh is een boerenzoon uit de Noordoostpolder. Hij groeide op in een Rooms Katholiek gezin met zeven kinderen met als motto ‘er moet gewerkt worden voor de kost’. Na zijn opleiding aan de Agrarische Hogeschool in Delft begon hij bij de NIB (nu NIBC) als Junior handelaar in geldmarkt producten. In 1994 stapte hij over naar de ING bank waar hij werkte aan productontwikkeling in derivaten en eindige als ‘risk and funding manager’ voor de bank. Hij haalde in de avonduren zijn doctoraal. Het was een drukke tijd, maar Van Vilsteren deed meer dan werken en studeren alleen. “In die tijd ben ik getrouwd met mijn vrouw Marjon van Oostveen – van Vilsteren en we hebben samen twee mooie dochters gekregen.” In 2000 verliet Van Vilsteren de financiële sector. Hij werd benoemd als EMEA Finance and Treasury Manager bij Genencor. “Ik heb veel geleerd van de overstap van bank naar corporate bedrijfsleven. Ik moest echter ook nog heel veel van het financiële vak leren.” Dit was een van de reden dat hij een opleiding voor Register Controller aan de Vrije Universiteit is begonnen die hij in 2005 heeft afgerond. Daarna stapte hij over naar het Zwitserse bedrijf Syngenta. Eerst als manager EMEA Seed Finance en later als finance manager van het transformatieprogramma. “Voor mijn werk moest ik in Basel zijn, maar omdat Marjon ook een succesvolle eigen carrière had zijn we niet verhuisd en heb ik drie jaar lang elke week gependeld tussen Basel en Zeist. Na drie jaar kreeg mijn dochter een auto ongeluk. Zij overleefde dat ongeluk, maar het schudde mij wakker en ik besloot dat het tijd was om naar huis te komen. Ik heb toen iets gedaan wat ik elke financial kan aan raden die praat over ‘een business partner zijn.’ Via een bevriende CEO kwam ik aanraking met bloemenexporteur Ciccolella. Hij vroeg mij om één van de Hollandse dochter te reorganiseren en winstgevend te maken. Voordat ik hiermee klaar was trok het Italiaanse moederbedrijf haar handen af van alle Nederlandse vestigingen en ging Ciccolella Nederland failliet. Dit is een ervaring die je sterker maakt en een bagage geeft voor de toekomst.”Van Vilsteren heeft daarna de tijd genomen om aan zijn persoonlijke doelen te werken. “Ik heb aan mijn golf handicap gewerkt en getraind voor de Marathon van Amsterdam. Die heb ik in 4 uur en 16 minuten uitgelopen. Na deze periode van sport, rust en bezinning werd ik gevraagd om bij Ricoh als CFO aan de slag te gaan. Een geweldige uitdaging bij een mooi bedrijf.” CFO Jordan van Vilsteren is ook aanwezig op de CFO Day 2015 op 2 juni in Grand Hotel Huis ter Duin te Noordwijk.