CFO neem tijdschrijven serieus

De CFO van Rijkswaterstaat ruim tien jaar geleden was een slimme vent. Bij de uitvoeringsorganisatie werkten ongeveer 10.000 personen. Die schreven dagelijks uren. Rijkswaterstaat heeft geen externe klanten en het tijdschrijven en de facturering werd door de meeste medewerkers en interne klanten dan ook niet erg serieus genomen. De CFO onderzocht de gemiddelde tijdsbesteding voor het registreren van uren: 1,5 uur per medewerker per week. Hij pakte zijn rekenmachine en kwam tot de volgende berekening: 10.000 mensen x 1,5 uur … dat zijn grofweg 300 fte die fulltime tijdschrijven! Dat is bij – gemiddelde – personeelskosten per persoon van € 80.000 per jaar 24 miljoen euro belastinggeld! Hij schafte het tijdschrijven direct af.

Waarom blijft dit bestaan?

Goeie vent dus. Maar hoe kon dit bestaan? En waarom kan het in 2019 nog steeds bestaan, misschien wel bij de organisatie waar u zelf werkt als medewerker of directeur? Waarom zijn bedrijven en instellingen met dit soort inefficiënte activiteiten bezig? Daar gaan we eens naar kijken.
En o ja, voor de zekerheid: we hebben het niet over bedrijven die tijdschrijven om externe klanten kosten in rekening te brengen, zoals advocaten, accountants, belastingadviseurs, consultants en sommige groepen zelfstandig ondernemers. Die moeten dat natuurlijk blijven doen. En voor de duidelijkheid: intern tijdschrijven is zeker niet altijd verkeerd. Het kan toegevoegde waarde hebben. Voor IT-afdelingen van grote organisaties ligt het registreren van uren per IT-product of IT-activiteit bijvoorbeeld wel degelijk voor de hand. En misschien ook wel de doorbelasting van kosten naar interne klanten (zorggroepen, departementen, faculteiten). Maar dan moet het systeem van urenschrijven wel goed zijn ingericht.

Het probleem zit niet in de tooling

Een grote reden dat het fenomeen nog steeds bestaat is misschien wel dat tijdschrijven in 2019 wordt gefaciliteerd door zeer goede tooling. Daardoor komt het proces van urenregistratie in beginsel zeer professioneel over. State-of-the-art-applicaties, fijne tooling, het werkt gemakkelijk. Die IT-applicaties komen namelijk van bedrijven die urenschrijven daadwerkelijk gebruiken voor facturering aan klanten. Echt heel prima. Maar als je geen externe klanten hebt, gaan er snel veel dingen mis. En die hebben dan niets te maken met de kwaliteit van tooling, maar met een bedrijfsproces dat door het management niet serieus wordt genomen.

Top vijf ellende met tijdschrijven

De top vijf ellende met tijdschrijven is de volgende. 

1. Er wordt weinig of niets met de informatie gedaan, het is een intern feestje van een enkele manager.
2. Het aantal codes neemt steeds toe en niemand neemt verantwoordelijkheid.
3. De interne facturatie wordt niet serieus genomen. De ontvanger twijfelt aan de kwaliteit van de interne factuur.
4. De code ‘indirect’ is heel populair.
5. De uurtarieven zijn niet up-to-date.

Mijn advies aan CFO’s is om jaarlijks – bijvoorbeeld dit jaar in april – het urenschrijfsysteem te evalueren. Herzie een nieuw systeem in de eerstvolgende januari, dus begin 2020. Laat eigenaarschap van het systeem niet over aan de staf, dan loopt het niet goed af. Herzie het systeem onder coördinatie van finance & control. Het probleem zit vervolgens nooit in de tooling. 

Drs. Koen Perik RC is partner van SIS Finance Consulting