Coen Olde Olthof, Getronics: “Social media is een onderwerp waar veel CFO’s zich nog ongemakkelijk bij voelen”

Coen Olde Olthof is als directielid bij Getronics verantwoordelijk voor portfoliomanagement & marketing. Bij moederbedrijf KPN is hij programmadirecteur van het nieuwe werken. Vanaf 1 oktober valt Getronics volledig onder het KPN-label, en gaat verder als KPN Corporate Market. Daarbinnen blijft zijn rol grotendeels hetzelfde.Het nieuwe werken ziet Olde Olthof als één van de grootste opportunities voor het bedrijfsleven momenteel. “Wij laten vanuit onze eigen praktijk zien dat het ons zo’n 30 tot 40 procent kosten heeft bespaard op het facility budget”, aldus de Vice President Marketing, Alliances, Portfolio & Strategy. “Social media, cloud computing, controle en het nieuwe werken”, vervolgt hij. “Dat zijn denk ik de vier actuele thema’s die bij CFO’s veel vragen oproepen. Vooral de combinatie controle – cloud computing is een interessante. Leuk dat ‘de cloud’ goedkoper is, maar hoe houd ik dit in de klauwen? Social media is een onderwerp waar veel CFO’s zich nog ongemakkelijk bij voelen. ‘Dat waait wel over’, heb ik horen zeggen, en dat was geen uitzondering. Het nieuwe werken krijgt vooral vanuit kostenperspectief ontzettend veel aandacht.” Het nieuwe werkenEen fout die veel ICT-bedrijven in het verleden hebben gemaakt, en nog steeds maken, is vertellen wat technologie is in plaats van wat het doet. Olde Olthof heeft dit omgedraaid. In Zoetermeer heeft hij een ‘experience centre’ ingericht waar geïnteresseerde partijen het nieuwe werken zelf kunnen ervaren. “Hier laat ik bijvoorbeeld zien hoe video conferencing werkt”, vertelt hij. “Ze zien dan met eigen ogen hoe gemakkelijk het is. Vervolgens laat ik ze hun agenda ernaast houden. Hoeveel tijd kunnen ze potentieel besparen als ze gebruik maken van deze nieuwe technologie? Dit is één van de plekken in de organisatie waar ik vaak negens en tienen scoor in de beoordeling door klanten. Dat komt omdat de mensen die hier komen, zelf inzien hoe ze dingen kunnen veranderen binnen hun ondernemingen.” Binnen management teams heeft iedere functie een eigen belang bij het nieuwe werken; HR wil de juiste mensen binnenkrijgen; de business wil dat mensen de juiste tools hebben en finance wil de business faciliteren, maar tegelijkertijd ‘in control’ blijven. In het experience centre van Getronics kunnen alle verschillende rollen het nieuwe werken samen beleven. Voor KPN zelf heeft het nieuwe werken al enorm veel opgeleverd, onder meer een besparing van 30 tot 40 procent kosten op het facility budget. Olde Olthof: “Als CFO’s dat horen zitten ze altijd wel op het puntje van hun stoel; dan willen ze het helemaal begrijpen. Je hebt met het nieuwe werken een enorm besparingspotentieel, maar tegelijkertijd moet je ook investeren; het een gaat niet zonder het ander. Zo moet je je huisvesting aanpassen en moet je beschikken over de juiste technologie om over afstand samen te kunnen werken. Je kunt niet alleen besparen, maar overall gezien is de business case zeer positief. De grootste uitdaging van het nieuwe werken zit hem in de cultuurverandering. Durf je mensen los te laten en te sturen op resultaat? Er zijn nog heel veel bedrijven die dat niet aandurven, maar het gaat langzaam die kant op; van controle als primaire beheersmodel naar vertrouwen. Dat is een transitie waar we inzitten en nog wel tien jaar mee bezig zijn.” Cloud computingWaar het nieuwe werken al langer een hot topic is op de bestuursagenda, is cloud computing echt een buzzword van de laatste jaren. Zowel CFO’s als CIO’s worden aangetrokken door de kostenvoordelen van ‘de cloud’, maar willen wel controle houden over de processen en systemen. “Het gaat niet om de cloud, maar om flexibiliteit”, stelt Olde Olthof. “Vroeger moest je heel veel investeren vooraf en dan had je een ICT-systeem. Uiteraard probeerde je dat tegen optimale kosten te doen. Nu betaal je voor het gebruik. Als je minder nodig hebt neem je minder af, en als je meer nodig hebt neem je meer af. Zeker vanuit financieel perspectief biedt dat flexibiliteit. Dat is het primaire business voordeel van cloud computing.”  Veel organisaties die cloud computing willen adapteren hebben te maken met hun legacy-omgeving. CFO’s en CIO’s kunnen de nieuwe wereld heel mooi voor zich zien, maar als ze zich omdraaien zien ze de oude wereld. Hoe komen ze van de oude in de nieuwe wereld en kunnen ze controle houden over dat proces? “Bij Getronics noemen we dat orchestratie”, aldus Olde Olthof. “Ons beeld is dat het voor bedrijven primair belangrijk is dat ze vanuit een gefaseerde aanpak de nieuwe wereld in hun organisatie kunnen incorporeren. Het allerbelangrijkste dat ze daarbij nodig hebben, is een overzicht waarop die oude en nieuwe wereld bij elkaar komen. De betrokken bestuurders moeten daarmee ook zicht kunnen houden op de dienstverlening. Je moet het zien als een soort App Store waar je oude en nieuwe diensten zichtbaar zijn, waar je controle over kunt blijven uitoefenen en waar je één aanspreekpunt hebt. Dat is de visie die wij hebben op de toekomst en onze rol. Wij gaan die dirigentrol vervullen voor onze klanten om ze in stappen van A naar B te krijgen. Daar bouwen we nu een separaat platform voor van waaruit we oude en nieuwe diensten ‘georkestreerd gaan leveren’.” Cloud computing heeft evenals het nieuwe werken veel potentieel voor kostenbesparingen in zich. Toch moet je verder kijken dan de kostenkant, vindt Olde Olthof. “Als je voor je primaire proces afhankelijk bent van een bepaalde dienstverlening, moet je heel goed nadenken waar je die gaat onderbrengen. Een groot deel van de beschikbare cloud diensten leveren niet de garanties die nodig zijn om je diensten te allen tijde draaiende te houden. Er zijn veel Nederlandse top 500 bedrijven die failliet gaan als zij langere periode verstoringen in hun primaire ICT dienstverlening hebben. Als bestuurder moet je dat meenemen in je overweging.”####Social Media“Wat mij nog wel eens verbaasd”, zegt Olde Olthof over het onderwerp social media, “is dat men het nog vaak als een soort tijdelijk iets ziet. We hebben het hier over een fundamentele verandering van de hele samenleving. We gaan veel meer van zenden naar dialoog. Dat is denk ik het grootste verschil. Vroeger werd gezegd; ‘koop dit wasmiddel’. Tegenwoordig is het; ‘wat voor wasmiddel gebruik jij?’ Mensen vertrouwen hun omgeving veel meer dan marketeers. Vroeger zochten we content op. Nu koppelen we inhoud aan mensen. Social media geeft mensen hun menselijke gezicht weer terug in een ICT-omgeving.”KPN heeft de laatste jaren veel geïnvesteerd in een eigen social media platform, genaamd ‘Connect’. Hier kunnen medewerkers intern discussiëren over allerhande onderwerpen. Volgens Olde Olthof levert deze sociale cohesie ontzettend veel voordelen op. “Je zult verbaasd zijn over de rijkheid van de content die je terugkrijgt van je eigen medewerkers. Als iemand een discussie over bijvoorbeeld ‘security’ begint, komen er uit alle hoeken en gaten van het bedrijf mensen die zich verbinden aan dat topic. We hebben nooit promotie voor ‘Connect’ gemaakt, maar ik denk dat 98 procent van de mensen die bij ons werken een account hebben. De CFO zou social media kunnen inzetten op de onderwerpen die voor hem relevant zijn. Zo kan hij een gesprek houden over de topics waar hij input op wil hebben en houdt hij feeling met de organisatie. Medewerkers staan vaak heel dicht bij de processen. Je kunt je bereik met social media veel groter maken, omdat je veel meer intelligence krijgt vanuit je medewerkers en ook vanuit de buitenwereld. Ik zou het dus vooral zien als kans.” UitdagingenOlde Olthof ziet in de besproken onderwerpen kansen en uitdagingen voor CFO’s. “Er valt veel winst te halen met het nieuwe werken, of eigenlijk ‘het nieuwe leven en werken’, want het gaat natuurlijk verder dan werk. Het komt er op neer dat je moet kijken naar je bedrijfsprocessen in een bredere maatschappelijke context. Hoe kun je je medewerkers laten werken op een manier die ze zelf prettig vinden? Er ligt echt een grote kans in het maken van de switch naar een andere manier van werken, daar ben ik van overtuigd. Als mensen intrinsiek gemotiveerd zijn om iets aan het bedrijf toe te voegen gaan ze rennen. Een credo dat wij hiervoor hanteren is ‘personal performance, business results’. Als je mensen in staat stelt hun werk beter te doen, gaat dat uiteindelijk positief resultaat opleveren voor je bedrijfsvoering. Geef je mensen, binnen duidelijke kaders, dus vooral de vrijheid om de dingen te doen op hun eigen manier.” Een tweede uitdaging is het orchestreren van het proces van komen waar je nu staat naar de nieuwe wereld toe. De CFO moet samen met de directie de belangrijkste business prioriteiten vaststellen en de gevolgen daarvan voor het applicatielandschap. Olde Olthof geeft een voorbeeld; “Als je klantgerichter wil worden, betekent dat dat je je meer moet gaan richten op service mentaliteit en de tools verschaffen die medewerkers hierin ondersteunen. Als mensen elkaar niet meer zo vaak zien, ga je een social media platform bouwen. Dat neem je mee in je business case voor het nieuwe werken, waar je weer 10 tot 20 miljoen euro kunt besparen. In die combi moet je het doen, anders krijg je de ouderwetse reductieslag. Dan verandert er niets. Het proces om van de oude naar de nieuwe situatie te komen is een grote uitdaging. Daarbij moet je als leidinggevende zelf het voorbeeld geven.”Tot slot is er een KPI-uitdaging. Hoe zorgt je ervoor dat je de metrics volgt die relevant zijn voor je bedrijf? “Veel van de ICT metrics zijn nog ‘watermelon green’. Dat betekent dat we aan alle metrics van klanten voldoen, maar als we met ze gaan praten, zijn er toch nog verbeterpunten te zien. Oftewel, als je de watermeloen doorsnijdt, zit er toch nog een rood bolletje. Dat komt dan bijvoorbeeld omdat medewerkers van klanten niet op social media kunnen en daar niet blij van worden. Wij hebben dan wel gedaan wat we met de klant hebben afgesproken, maar het resultaat is toch nog niet optimaal. We moeten in onze industrie van die ‘watermelon greens’ af.”Kortom, een hoop uitdagingen voor de CFO, die volgens Olde Olthof moet oppassen dat hij/zij zich niet teveel besluitvorming in de schoenen laat schuiven. “De CFO wordt steeds meer de besluitvormer als het gaat om het ICT-domein, zeker als het om kosten gaat. De CFO krijgt vaak een opdracht en een kostenplaatje mee voor een ICT-investering. De inhoud draagt de CFO dan veelal over aan de CIO. Vervolgens leveren ze op wat is afgesproken en zijn de medewerkers en business desondanks ontevreden. Ik denk dat de uitdaging als niet materiedeskundige is om zaken terug te leggen. Wat is nou de business drive waarom bepaalde activiteiten ontplooit worden? Willen we dat echt als business en hoe gaat ons dat helpen?” “Social media vind ik een mooi voorbeeld; als een bedrijf klantgerichter wil worden, moeten zij daar geld in investeren. Maar, dan moeten ze dat wel met zijn allen beslissen, want de business moet daar ook op reageren. Een nieuw ICT systeem alleen gaat dat niet opleveren. Ik denk dat de CFO een nog grotere bijdrage aan de business kan leveren, als hij/zij nadrukkelijker terugduwt naar de business en expliciet inzichtelijker laat maken waarom zijn/haar bedrijf iets op een bepaalde manier doet en de ICT die het daarvoor in wil zetten. Wat zijn de business KPI’s die zijn/haar bedrijf met ICT wil bereiken? Als de CFO dat duidelijk weet te maken en daarna op zijn controlerende en sturende stoel gaat zitten vanuit een financiële context, draagt hij/zij optimaal bij aan het strategische succes met ICT.”