Compliance: van ‘afvinkcultuur’ naar strategische waardecreatie

Voor het verbeteren van de compliance bent u afhankelijk van alle medewerkers binnen uw organisatie. Compliance is immers een kwestie van gedrag: iedereen moet zich houden aan wet- en regelgeving, interne procedures en vastgestelde normen. Van CFO tot schoonmaker: iedereen heeft zich op de juiste manier te gedragen. Maar hoe u krijgt u alle collega’s mee?

Compliance betekent dat een bedrijf zich houdt aan wet- en regelgeving, interne procedures en vastgestelde normen. Als een organisatie compliant is, vermindert de kans op overtredingen en boetes, en voorkomt men reputatieschade of juridische problemen. Bovendien draagt het bij aan een integere en ethische bedrijfscultuur. Sterker nog, compliance kan zelfs een strategische waarde hebben voor de organisatie. Door compliance serieus te nemen, kunnen bedrijven zich onderscheiden als betrouwbare partner voor klanten en leveranciers.

Genoeg reden dus om de compliance te willen verbeteren. Maar hoe? De eerste stap is het onderzoeken van uw motivatie. Wilt u slechts aan de minimumeisen voldoen, of wilt u daadwerkelijk het verschil maken en laten zien dat u zaken als integriteit en duurzaamheid hoog op de agenda heeft staan? Compliance wordt namelijk nog vaak gezien als een doel op zich. Dat leidt tot een afvinkcultuur met allerlei regeltjes over wat niet mag en wel moet. Niet bepaald motiverend voor medewerkers. Om de compliance binnen uw organisatie te verbeteren, is het van belang om op zoek te gaan naar intrinsieke motivatie.

Compliance onderdeel van bedrijfscultuur

Compliance gaat verder dan alleen het volgen van de wet- en regelgeving. Het gaat ook over het naleven van interne procedures, beleidslijnen, normen en waarden. Dit betekent dat medewerkers op elk moment bewust moeten zijn van hun gedrag en de impact daarvan op de organisatie. Dit vergt een cultuurverandering binnen de organisatie en een verandering in de mindset van alle medewerkers. Om medewerkers te motiveren, is het belangrijk om compliance een integraal en onmisbaar onderdeel van de bedrijfscultuur te maken, die gestoeld is op zaken als integriteit, ethiek en vertrouwen.

Hierbij is het cruciaal om duidelijk te communiceren en iedereen mee te nemen in het verhaal. Leg niet alleen de standaarden, procedures en regels duidelijk en effectief uit, maar focus ook vooral op het waarom. Want als medewerkers begrijpen waarom compliance zo belangrijk is, voelen ze zich meer betrokken en zullen ze eerder hun best doen om compliant te zijn.

Maak compliant gedrag zo makkelijk mogelijk

Daarnaast is het van belang om het medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken om compliant te zijn. Een ingewikkeld en omslachtig proces nodigt immers uit tot afwijken. De verleiding is dan groot om een eigen manier te vinden waarop het werk sneller en met minder moeite gedaan kan worden. Hoe makkelijker het wenselijke gedrag, hoe sneller medewerkers zich daaraan houden.

Procesoptimalisatie en automatisering spelen hierin een belangrijke rol. Niet voor niks verwachten compliance professionals dat compliance makkelijker wordt dankzij technologie. Door processen te automatiseren, hoeven medewerkers niet meer allerlei onnodige, handmatige werkzaamheden uit te voeren. Ook vermindert het de kans op (menselijke) fouten.

Daarnaast is er bij een geautomatiseerd proces sprake van compliance by design. De medewerkers zijn als vanzelf al compliant, omdat het proces zodanig is ingericht dat er niet afgeweken kan worden van de gewenste procedures. Stel dat is afgesproken dat goedkeurder X alle inkooporders moet goedkeuren. Het geautomatiseerde proces is (als het goed is) zodanig ingericht dat er niks besteld kan worden voordat goedkeurder X die inkooporder daadwerkelijk heeft goedgekeurd. Dat terwijl een werknemer bij een handmatig proces daar, bewust of onbewust, van af kan wijken en toch alvast door kan gaan met de aankoop.

Praktijkvoorbeeld: compliant inkoopproces
Maar hoe kan zo’n eenvoudig, geautomatiseerd proces compliant gedrag dan stimuleren? We nemen het inkoopproces als voorbeeld. Voor een organisatie is het belangrijk dat dit proces compliant is. Bijvoorbeeld zodat er zicht is op de leveranciers waarmee wordt gewerkt, zodat er inkoopafspraken gemaakt kunnen worden en zodat er grip is op de uitgaven die namens het bedrijf worden gedaan. Vaak is dit echter niet het geval. Vooral indirect spend gebeurt regelmatig ongecontroleerd. Als een medewerker ‘even snel’ iets nodig heeft, is de verleiding groot om het proces -en daarmee de compliance- overboord te gooien. Ze stappen op de fiets en rijden naar de winkel om de hoek of bestellen iets bij hun favoriete webshop. Om vervolgens het bonnetje op het bureau van hun leidinggevende te droppen. 

Een inkoopportaal biedt in dit soort gevallen uitkomst. Het wordt voor alle medewerkers eenvoudig om zelf op de juiste manier producten te bestellen. Een inkoopportaal biedt de gebruiksvriendelijke ervaring van bekende webshops zoals Bol.com, waar de medewerker aan gewend is. Doordat het eenvoudig en intuïtief werkt, is het voor iedereen een prettige manier van werken. Het zoeken naar alternatieve methoden wordt daardoor overbodig.

Ook is er sprake van compliance by design. In een inkoopportaal kunnen medewerkers hun aankopen alleen doen bij de door uw organisatie uitgekozen preferred suppliers, waarvan zeker is dat zij passen bij de doelen, normen en waarden van uw organisatie. En waar u eventueel afspraken over inkoopvoordeel mee heeft gemaakt. Daarnaast kan er een goedkeuringsflow ingeregeld worden. Als een medewerker een product in het inkoopportaal wil bestellen, wordt er automatisch direct een aanvraag verstuurd naar de juiste goedkeurder. Pas na diens akkoord, wordt de bestelling ook daadwerkelijk geplaatst bij de leverancier.

Kortom; door het proces zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten voor de medewerkers, is de kans vele malen groter dat zij binnen de gebaande paden blijven en niet op zoek gaan naar een makkelijkere of efficiëntere route. Automatisering kan hierbij helpen, niet alleen door het proces te vereenvoudigen voor medewerkers, maar ook doordat er sprake is van compliance by design.

Gratis whitepaper beschikbaar

Het is belangrijk om te beseffen dat compliance niet alleen gaat over het volgen van de wet- en regelgeving, maar ook een strategische waarde heeft voor organisaties. In de gratis whitepaper "Compliance anno 2023: kansen en uitdagingen" van ICreative gaan we dieper in op de huidige uitdagingen en hoe u compliance in uw organisatie kunt verbeteren. Download whitepaper