Consolidatie – verder gaan dan het misleidende spreadsheet

Door Robêrt de GierAl langer streven veel ondernemingen ernaar het in- en externe rapportageproces te stroomlijnen en zo snel mogelijk juiste, geconsolideerde cijfers te kunnen opstellen. Elk bedrijf –  niet alleen de beursgenoteerde – dat zichzelf serieus neemt, wil de beschikking hebben over actuele, betrouwbare en adequate managementinformatie. Cruciale informatie waarmee het bedrijf sneller kan reageren en anticiperen op actuele ontwikkelingen. Dat betekent dat bedrijven zich steeds beter kunnen focussen op een betere integratie van  financieel procesmanagement en operationele procedures. Sprekende voorbeeldenMaar ondanks alle goedbedoelde pogingen om sneller te werken, blijft het veel tijd kosten de juiste cijfers op een rij te krijgen – zeker op groepsniveau. PwC laat indrukwekkende cijfers zien. Bij 80 procent van de ondernemingen duurt de budgetcyclus vier tot acht weken. Dat is lang – zeker in een wereld waarin de veranderingen zich in een steeds hoger tempo voltrekken. En niet alleen het budgetteringsproces is traag, ook een forecast opstellen kost veel tijd. 60 procent van de ondernemingen doet er maar liefst zes dagen over (vier keer per jaar). Een derde verontrustend voorbeeld: de financiële consolidatie kost de meeste bedrijven minstens zeven dagen per maand. Doordat de eisen van land tot land kunnen verschillen, kan consolidatie bij bedrijven die in verschillende landen actief zijn lang duren en wordt een snelle consolidatie belemmerd. En niet alleen internationale bedrijven worden met deze uitdaging geconfronteerd. Het komt maar al te vaak voor dat individuele businessunits of divisies afwijkend rapporteren over dezelfde activiteiten. Verschillende grondslagenSoms spelen verschillende grondslagen een rol, en rapporteert het ene onderdeel bijvoorbeeld in US GAAP en het andere in IFRS.  Het kan voorkomen dat binnen één en hetzelfde bedrijf ook nog eens verschillende boekjaren worden gehanteerd, met uiteenlopende valuta wordt gewerkt of zelfs dat rekeningschema’s met grootboekrekeningen niet zijn gestandaardiseerd. Excel rampenNaast dit alles, maakt 70 procent van de ondernemingen gebruik van Excel als consolidatietool. Een spreadsheet is best complex en er zijn vaak maar één of twee mensen binnen de organisatie die deze complexiteit echt doorgronden. Als er dan ook nog eens veranderingen worden aangebracht (bijvoorbeeld ‘What If’-analyses toevoegen), wordt het een uitdaging de spreadsheet consistent te houden. Kostbare foutenFeliennne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden meer dan 100 fouten bevatten. Dit kwam mede doordat de spreadsheets binnen bedrijven heen en weer werden gestuurd. En iedereen naar believen wijzigingen kon aanbrengen, zonder dat duidelijk was afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk was. Tot overmaat van ramp lijkt het volledig geaccepteerd dat er fouten in spreadsheets zitten. Ten onrechte, want die fouten kunnen rampzalig uitpakken! Bij het Britse pensioenfonds Mouchel leidde de ontdekking van een rekenfout in een .XLS zelfs tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse ponden. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.Beperkte standaardisatiemogelijkhedenDe oplossing voor bedrijven die sneller inzicht willen hebben in hun resultaten ligt dan ook voor de hand: standaardisatie! Voor zover mogelijk dan, natuurlijk. Als bedrijf valt niet of nauwelijks te tornen aan de sterk veranderlijke wetten en regels van een bepaald land. En verschillen in boekjaren, grondslagen en valuta zijn ook niet altijd te vermijden, zeker niet bij grote ondernemingen die om de haverklap bedrijven en bedrijfsonderdelen kopen en afsplitsen. Tips voor standaardisatieDat gezegd hebbende, er zijn dingen die de meeste bedrijven zelf kunnen doen:• Breng een workflow aan in het consolidatieproces en maak gebruik van een basis principe: wie doet wat en wanneer? • Zorg voor één gekoppeld rekeningschema. Dit vereenvoudigt en versnelt de consolidatie. • Zorg ervoor dat valuta verschillen binnen verschillende businessunits automatisch worden omgerekend, met keuzes in gemiddelde koers, slotkoers, year to date en historische koers.• Zorg voor flexibiliteit en transparantie in verslaglegging; consolideer op basis van verschillende (parallelle) consolidatiegrondslagen. Bijvoorbeeld zowel volgens IFRS als volgens US GAAP.• Maak het budgetteren sneller, lichter en betrouwbaarder met gestandaardiseerde budgetformulieren.• mZorg voor een automatische eliminatie van posten door uniformiteit door te voeren op decentraal en centraal niveau. Eén lijn aanbrengen, betekent meer snelheid en een hogere nauwkeurigheid. • En tot slot: hanteer de juiste gereedschappen. Bedrijven die Excel hanteren, doen er in elk geval goed aan om deze te voorzien van een uitgebreide documentatie, zodat iedereen er mee overweg kan. De grenzen van spreadsheetsMaar vroeg of laat zal zo’n spreadsheet door alle wijzigingen in wet- en regelgeving en veranderingen in gebruikerseisen toch onbruikbaar worden. Zeker wanneer er verschillende entiteiten binnen het bedrijf zijn en de resultaten moeten worden geconsolideerd, of als er veel intercompany verkeer is. Dan zal waarschijnlijk een meer krachtigere consolidatie tool noodzakelijk zijn. Succesvolle consolidatieIn het algemeen geldt: hoe complexer de omgeving is, hoe minder een bedrijf met spreadsheets zou moeten werken. Het is in dat geval verstandiger voor bedrijven om gericht op zoek te gaan naar een krachtige consolidatietool. Daarmee ben je als bedrijf in staat om een gerichte discussie te voeren op basis van de juiste cijfers. Bovendien  verspil je geen  tijd aan een eindeloze discussie of die cijfers eigenlijk wel kloppen. Met de juiste tool bereik je een snellere en effectievere  besluitvorming die nodig is voor de voortgang en succes van je organisatie. Robêrt de Gier is Finance Director bij  Exact Business solutions