De heilige graal voor finance

Bestaat de digitale CFO al? Volgens Amerikaans onderzoek onder CFO’s van begin dit jaar niet. De CFO ziet de mogelijkheden in van nieuwe technologie, maar is tegelijkertijd terughoudend. Een verschil met het vaak geschetste wensbeeld van de tech savvy CFO, wiens finance functie doorspekt is met de nieuwste technologie. 

“Herkenbaar”, noemt oud-CFO Tim Wakeford dit onderscheid. In zijn functie van Vice President Financials Product Strategy EMEA bij Workday werkt hij met CFO’s aan de vervanging van financiële systemen. Vanwaar die terughoudendheid? “Traditioneel gezien zijn financials reactief. Finance is de afdeling die voor stabiliteit zorgt. En dat trekt weer een bepaald type aan. Sommige financials willen niet met technologische ontwikkeling aan de gang, omdat het niet past bij hun ervaring en vaardigheden.” Ook risico’s schrikken af. Het klopt dat iedere systeemimplementatie een risico met zich meebrengt, zegt Wakeford. “Een verandering van systeem staat voor finance gelijk aan een hartoperatie. Maar is dit problematisch? Nee, dat gaat te ver. Sterker nog: een veel groter risico is stilstand. Een bedrijf loopt dan het risico te maken te krijgen met disruptie of concurrentiekracht te verliezen.”

Accurate voorspellingen

Wakeford werkte tijdens de crisistijd als CFO bij vastgoedbedrijf Cushman & Wakefield. De vastgoedmarkt kreeg rake klappen. Het bedrijf had juist in deze tijd veel baat bij het systeem van Workday. Het was essentieel om de toekomstige kostenbasis goed te kunnen voorspellen. Veel belangrijker nog dan de toekomstige omzet, die lastiger te voorspellen is, zegt Wakeford. “Bovendien verlies je omzet sneller dan kosten.”

Het lukt Cushman & Wakefield om accurate omzet- en kostenvoorspellingen per business unit te doen. “We zaten binnen de 2 à 3 procent”, zegt Wakeford. Daardoor kon het bedrijf al vroeg in het jaar zien welke onderdelen goed zouden presteren en welke niet. “Op basis daarvan namen we besluiten om personeel aan te nemen of te ontslaan.” 

Probleem is dat het doen van voorspellingen zonder een geavanceerd rapportagesysteem veel tijd en energie in beslag kan nemen. Wakeford: “In een eerder bedrijf deden we de voorspellingen handmatig, op basis van spreadsheets, voor veertig landen. Dat voorspellen kostte twee of drie weken, dus snel reageren op ontwikkelingen is dan lastig. De data is al verouderd zodra die de board bereikt. En door de enorme druk die dit op finance legt, is het regelmatig doen van voorspellingen te veel gevraagd.” Vaak is dit de realiteit. Eerder onderzoek van FSN en Workday liet zien dat veel bedrijven nog gebruikmaken van losse systemen, spreadsheets fungeren als noodverband. “Finance-systemen zijn traditioneel gezien statisch, moeilijk aan te passen en duur. Vaak zijn ze inefficiënt en ineffectief.”

Niet-financiële data

Hierdoor blijven allerlei voordelen die een geïntegreerd systeem biedt, buiten bereik. “Bijvoorbeeld niet-financiële gegevens, die vormen een verrijking van je data. Bij Cushman & Wakefield wisten we opbrengsten te koppelen aan individuele medewerkers. Ik ontdekte dat in Groot-Brittannië één collega verantwoordelijk was voor een groot deel van de omzet. Hij bleek een sleutelfiguur. Door niet-financiële informatie kregen we inzicht in zaken die voorheen onzichtbaar waren.”

Een gekoesterde wens van elke board is weten hoeveel procent van het budget er naar welke afdeling gaat, zegt Wakeford. Maar stel dat finance of marketing jaarlijks 5 procent opslurpt. Is dit dan goed of slecht? “Met onze software wordt het mogelijk om dat percentage te vergelijken met de kosten van branchegenoten via een benchmark. Ik wou dat ik dat als CFO had gehad.” 

Het aanleveren van dit soort informatie past bovendien ook bij de verwachting die de business heeft van finance, zegt Wakeford. “Bedrijven zijn bezig met hun digitale strategie. Ze nemen ook hun afdeling finance onder de loep. Men beseft dat het ERP onderdeel van die digitale strategie is. Rapportagesystemen moeten helpen die strategie mogelijk te maken, in plaats van te dwarsbomen.” 

Inzicht, duiding bij de cijfers, daar gaat het om. “Steeds beter in staat zijn de toekomst te kunnen voorspellen, dat is volgens mij de heilige graal voor finance”, aldus Wakeford. Gebeurt dit niet, dan betaalt finance uiteindelijk de rekening. “Ook andere afdelingen gaan met digitale technologie aan de slag. De strategische positie van de CFO komt daardoor onder druk te staan.”

Deze verandering kost tijd. “Het is een reis”, zegt Wakeford. Wel krijgt hij meer grote bedrijven aan tafel om te spreken over nieuwe digitale systemen. “Sommige CFO’s zijn hier verder in dan andere. Maar zeker is dat iedere organisatie deze reis moet maken.”