De revolutie in e-facturatie: hoe technologie en mandaten de toekomst hertekenen

Bij ondernemers over de hele wereld is het thema e-facturatie steeds prominenter en populairder geworden. We willen graag de sleutelelementen van die onvermijdelijke kentering belichten. Laten we samen kijken naar de cruciale details van e-facturatie, de uitdagingen die ermee gepaard gaan en de aandachtspunten voor een efficiënte overstap naar e-facturatie.

Comarch organiseerde onlangs een webinar met Meng Liu, senior analist bij Forrester. In dit artikel delen we onze conclusies uit het webinar over 'Een naadloze overstap naar e-facturatie: een leidraad van a tot z'.

Onze gastspreker werd vergezeld door Piotr Jagiełło, consulting director bij Comarch, en Katya Kancheva, business solution manager bij Comarch. Je kan het webinar nog steeds op aanvraag herbekijken.

De belangrijkste trends in e-facturatie

In 2023 merkten we dat de overstap naar e-facturatie in verschillende landen in een stroomversnelling raakte. Dat is geen verrassing, aangezien de macro-economische context het hele jaar lang toch wel onzeker was. Een greep uit de aanzienlijke uitdagingen in 2023:

• De bankencrisis
• De hoge inflatie
• Geopolitieke conflicten en spanningen
• Operationele moeilijkheden bij bedrijven
• Moeilijkheden bij het efficiënt innen van belastingen

"Hierdoor was het voor de overheid ook moeilijk om belastingen efficiënt te innen,” dixit Meng Liu. “Ik denk dat dit voor veel regeringen overal ter wereld een prikkel was om in te zetten op e-facturatiemandaten, die hen kunnen helpen om belastingen efficiënter en doeltreffender te innen.”

De data van Forrester bevestigen dat de groep gebruikers van e-facturatietechnologie consistent groeit. De jaarlijkse omzet van facturatiesoftware voor handelsvorderingen en -schulden stijgt navenant en klokt sinds 2015 af op dubbele cijfers. De coronapandemie fungeerde hierbij als katalysator en zwengelde de groei en ontwikkelingen in facturatietechnologie verder aan. Naar verwachting zal deze trend zich voortzetten, wat duidt op een blijvende uitgavenstijging voor facturatietechnologie.

De Europese Commissie heeft benadrukt dat het ontwrichtende effect van corona de digitale transformatie binnen heel wat organisaties in een stroomversnelling heeft gebracht. Als cruciale schakel binnen bedrijfsprocessen kende facturatie een ware groeispurt: wereldwijd werd overgestapt op elektronische facturatieprocessen, van ontvangst over verzending tot verwerking. Die verschuiving is nu tot normale praktijk geworden en illustreert tekenend de evoluties rond facturatie onder invloed van de pandemie en de huidige digitale transformatie.

"Volgens onze data zijn er sinds 2020, na het uitbreken van de coronapandemie, elk jaar zo'n 15 nieuwe e-facturatiemandaten aangemaakt in verschillende landen over de hele wereld,” legt Meng Liu uit.

De voordelen van e-facturatie voor bedrijven

Een e-facturatietoepassing biedt bedrijven belangrijke voordelen, vooral op het gebied van betalingen. Zo'n oplossing kan B2B-betalingen optimaliseren en digitaliseren, wat de efficiëntie verhoogt. Uit een enquête in Australië bleek dat veel B2B-betaalprofessionals een veiligere en snellere betaalervaring wensen waarbij compliance gewaarborgd is.

Door over te stappen op e-facturatie beschik je makkelijker over alle facturatiegegevens. Zo kunnen bedrijven die afstemmen op hun betaalgegevens. Het resultaat? Veel elementen uit het betaalproces worden gestroomlijnd, zoals factuurgegevens vergelijken en afstemmen op betaalbewijzen. Deze automatisering zorgt zo voor minder manuele verrichtingen, een snellere verwerking van betalingen en een significant betere operationele efficiëntie in het algemeen.

"Factuurgegevens kunnen de betalingen veiliger en conform maken”' stelt Meng Liu vast. “Zo kan de digitale transformatie van betalingen in veel bedrijven een stuk sneller verlopen.”

Singapore is hiervan het voorbeeld bij uitstek. Als Aziatisch knooppunt dat de wereld verbindt met Azië-Pacific en Zuidoost-Azië tekent dit land elke dag een stevig aantal grensoverschrijdende transacties op. Door e-facturatie te implementeren kan Singapore de compliance van grensoverschrijdende betalingen en transacties verbeteren. Een e-facturatiesysteem biedt uitgebreide inzichten in gegevens die bedrijven kunnen gebruiken om allerlei taken rond compliance te stroomlijnen, zoals de bestrijding van witwaspraktijken en fraude. Dankzij die inzichten kunnen grensoverschrijdende transacties en betalingen in B2B veiliger en conformer verlopen, wat de groei van heel wat multinationale bedrijven stimuleert, vooral in landen zoals Singapore.

Vier grote uitdagingen bij de overstap naar e-facturatie

De overstap naar e-facturatie is niet zonder slag of stoot gemaakt. Het is een pad bezaaid met veel uitdagingen. Dit zijn de vier voornaamste uitdagingen die naar boven kwamen bij opdrachten en gesprekken met klanten.

1. De versnippering van e-facturatieprocessen

De eerste en grootste horde? De verschillende facturatieprocessen en bestaande systemen zijn niet op elkaar afgestemd, wat zorgt voor een versnipperd landschap. Door overal in silo's te werken wordt het bovendien nog moeilijker om moderne e-facturatietoepassingen te gebruiken. Een groot eerste struikelblok dus.

2. Het gebruik van manuele processen en weerstand tegen veranderingen

Hoewel bedrijven stappen beginnen te zetten richting een digitale transformatie, blijven ze voor een groot deel van hun financiële, boekhoud- en betaalprocessen sterk afhankelijk van manuele procedures, wat hen verhindert om snel facturatieoplossingen te implementeren. Die weerstand is voornamelijk te wijten aan vastgeroeste gewoontes en praktijken.

3. E-facturatiemandaten en compliance, een waar lappendeken

E-facturatiemandaten en compliance vormen een ware lappendeken. Ze verschillen namelijk van land tot land. Door de vele verschillen zijn die vereisten een ingewikkelde uitdaging en voor bedrijven is het lastig om hun weg te vinden in de uiteenlopende facturatie- en belastingvoorschriften. Hieraan voldoen is een kritieke horde in het omschakelingsproces.

4. Gebrek aan gestandaardiseerde e-facturatieformaten

Het ontbreken van gestandaardiseerde e-facturatieformaten en de uiteenlopende standaarden maken de uitdagingen nog groter. Die versnippering leidt tot een hele reeks extra taken en moeilijkheden en vormt opnieuw een hindernis voor bedrijven die proberen om e-facturatie vlot te integreren.

Methodes en tijdspaden voor e-facturatiemandaten in Aziatische landen

De ASEAN-landen in Zuidoost-Azië zijn een mooi voorbeeld van versnipperde e-facturatieregels. Alle ASEAN-landen zetten zich namelijk sterk in voor e-facturatiemandaten, maar er bestaan grote verschillen tussen hun methodes en de stadia waarin ze zich bevinden.

Singapore springt eruit als relatief volwassen wat betreft de overstap naar e-facturatie en kan bogen op een solide basis. Daartegenover staan landen zoals Maleisië en Indonesië, die op de trein richting e-facturatiemandaten gesprongen zijn, maar daarbij sterk uiteenlopende methodes hanteren. Wat het nog complexer maakt: specifieke vereisten zoals factuurformaat en facturatieplatform die sterk uiteenlopen in deze staten. Het is tekenend voor het ingewikkelde en gevarieerde e-facturatielandschap in de ASEAN-regio.

In Singapore heeft de regering één centraal e-facturatieplatform actief aangemoedigd. Invoice Now is er het equivalent van het PEPPOL-platform. Dit initiatief stroomlijnt het facturatieproces aanzienlijk en kan bestaande systemen zoals het facturatieportaal voor leveranciers van de overheid vervangen.

Ook in de Filipijnen versterkt de regering momenteel de facturatiemandaten. Ze is van plan om alle belastingbetalers in het land te verplichten om tegen 2024 e-facturen te gebruiken. Maleisië opteert voor een gefaseerde aanpak en wil grotere bedrijven opleggen om tegen 2024 over te stappen op e-facturatie. De overheid zal de mandaten tussen 2025 en 2026 geleidelijk uitbreiden naar de kleine en middelgrote bedrijven.

In andere Aziatisch-Pacifische landen zoals Japan, China en Australië zien we eveneens duidelijke verschillen in volwassenheid en platformgebruik. Vooral Japan staat een stuk minder ver in de omschakeling naar e-facturatie in vergelijking met Australië en China. Ook de platformen en vereisten zoals e-facturatieformaten en e-handtekeningmandaten verschillen sterk.

E-facturatiemandaten in de wereld: Latijns-Amerika en Europa

In Latijns-Amerika hebben de regeringen e-facturatiemandaten omarmd als een middel om zwartwerken en belastingontduiking te bestrijden. Grote landen als Brazilië en Mexico hebben alle belastingbetalers verplicht om e-facturatie te gebruiken. Maar de keuze voor verschillende lokale platformen en de uiteenlopende formatvereisten voor e-facturen onderstrepen de individuele aanpak binnen de regio.

In Europese landen is de versnippering nog groter. Elk land heeft er zijn eigen tijdspad voor e-facturatiemandaten en lokale vereisten voor de platformen, formaten, archiveringstermijnen en e-handtekeningen. Door die verschillen zijn er wel specifieke mogelijkheden of functies nodig. Compliance in e-facturatie is cruciaal, omdat er ingewikkelde en complexe vereisten voor e-facturatiemandaten bestaan in verschillende regio's. Er zijn dus oplossingen op maat nodig en bedrijven mogen deze dan ook verwachten van e-facturatieoplossingen. 

Integratie en cloudgebaseerde innovaties in e-facturatieoplossingen

Integratie is nog zo'n onmisbare functie waar bedrijven prioriteit aan moeten geven in hun e-facturatieoplossingen. Operationeel gezien is er veel diversiteit: bedrijven zijn in verschillende regio's en landen actief. Daarom is het fundamenteel om meerdere digitale en fysieke kanalen te beheren en een groot aantal partners, softwareprogramma's en systemen te integreren. Een e-facturatieoplossing is pas effectief als een naadloze integratie met de interne systemen en kanalen van andere bedrijven mogelijk is. Kortom: integratie is een cruciale factor.

Laten we even vooruitblikken. Een duidelijke trend in toekomstige e-facturatieoplossingen draait om software als een service (SaaS) en cloudgebaseerde diensten. Deze opkomende trends zijn essentieel, omdat ze superieure functies, betere prestaties, schaalbaarheid en een mogelijk hogere kostenefficiëntie met zich meebrengen.

"In de voorbije jaren zag Forrester een significante overstap naar cloudgebaseerde e-facturatieoplossingen. Zo stelden we vast dat in 2020 al 50% van de oplossingen in de cloudomgeving was geïmplementeerd. We geloven dat deze cloudgebaseerde e-facturatieoplossingen in de toekomst nog aantrekkelijker zullen worden,” aldus Meng Liu.

Naar verwachting zal het momentum van die cloudoplossingen in de nabije toekomst enkel toenemen.

Hoe stap je met succes over op e-facturatie?

Sta je op het punt om een e-facturatieoplossing te implementeren, of zoek je je weg op het pad richting e-facturatie? Dan kan je op een aantal uitdagingen botsen. Hoe kun je die beperken?

1. Verwerf inzicht in e-facturatietrends

Het is absoluut noodzakelijk dat je evoluerende trends, voordelen en moeilijkheden rond elektronisch factureren begrijpt. De meeste uitdagingen die hierboven aan bod kwamen, vloeien voort uit de ingewikkelde facturatieregelgeving en de complexe vereisten.

2. Overweeg SaaS en cloudgebaseerde oplossingen

Denk zeker na over cloudoplossingen en software als een service (SaaS). Deze technologieën bieden sterkere prestaties, betere functies en uitzonderlijke schaalbaarheid, wat ze tot interessante opties maakt.

3. Geef prioriteit aan software-integratie en compliancefuncties

De juiste externe partner vinden is uiterst belangrijk. Wanneer je mogelijke oplossingen en partijen beoordeelt, focus dan op belangrijke eigenschappen zoals geavanceerde integratiemogelijkheden en krachtige compliancefuncties .

4. Focus op gegevensuitwisseling en -beheer

Een even kritiek punt: geef prioriteit aan gegevensuitwisselingsfuncties, aangezien de overstap naar e-facturatie vooral door gegevensproblemen complex kan zijn. Wil je vlot overstappen op e-facturatie, dan moeten gegevensbeheer en -uitwisseling soepel verlopen. Vooral niet-verbonden systemen of processen kunnen leiden tot onvolledige of ongestructureerde gegevens.