Design thinking in de groepsrapportage

Ontwerp is lange tijd het domein geweest van fysieke producten. Bekende voorbeelden als Apple’s iMac computer en de Tesla model S illustreren hoe een goed ontwerp een product tot iconische hoogten kan doen stijgen. Vandaag de dag is het ontwerpproces al lang niet meer beperkt tot fysieke producten[1]. De Harvard Business Review van vorige maand heeft er zelfs een hele editie aan besteed onder de kop The Evolution Of Design Thinking. Design thinking is een manier van denken die de behoefte van de eindgebruiker centraal stelt. Het idee erachter is dat waarde niet zozeer te vinden is in een technologie, maar in de manier waarop de gebruiker die technologie ervaart[2]. Waardecreatie wordt daardoor steeds meer een samenspel tussen aanbieder en gebruiker; het ontwerpproces wordt als gevolg daarvan steeds meer specialistisch vakwerk.Ons specialisme is het inrichten van groepsrapportagesystemen. Design thinking is voor ons onlosmakelijk verbonden met wat wij doen. Het denken als en werken voor de gebruiker vormt een integraal onderdeel van ons ontwerpproces. Vanuit die optiek is het vreemd dat iemand ons ooit toevertrouwde dat ontwerpen van een groepsrapportage niet zo moeilijk is – iedereen is immers in staat een rekeningschema in elkaar te zetten. Die uitspraak doet tekort aan de complexiteit achter een solide ontwerpproces en zal zeker geen innovatie stimuleren. Het ontwerpen van een goede groepsrapportage is geen eenvoudige exercitie, omdat er een aantal gebruikers bij betrokken zijn die elk hun specifieke behoeften hebben en daardoor de groepsrapportage op hun eigen manier willen ervaren.De concernfunctie in het algemeen, en de CFO in het bijzonder, is wellicht te bestempelen als de hoofdgebruiker van de groepsrapportage. Hun behoefte draait voornamelijk om het inzicht hebben in de concurrentiepositie en financiële positie van de geconsolideerde onderneming. Hier gaat het niet alleen om resultaat en rendement, maar ook om de mate waarin resultaat kan worden omgezet in liquide middelen: het levensbloed van elke onderneming. Naast zijn rol als business partner moet de CFO ook zorgdragen voor een stuk compliance in de vorm van de geconsolideerde jaarrekening en de controle daarvan door de accountant. Rapportage richting de aandeelhouders vormt daarnaast een belangrijk component van het takenpakket van de CFO. En waar een onderneming gefinancierd wordt met bankleningen is er in de regel ook sprake van een kwartaalrapportage met leningsconvenanten. De accountant, de aandeelhouders en de banken zijn indirect dus ook gebruikers.Aan de aanleverende kant van de groepsrapportage zitten gebruikers die niet veronachtzaamd mogen worden in het ontwerpproces. De aanlevering door de groepsmaatschappijen dient immers van hoge kwaliteit en snelheid te zijn; zonder deze randvoorwaarden geen goede groepsrapportage. De groepsrapportage moet derhalve op een manier worden ingericht die intuïtief is voor de groepsmaatschappijen maar tegelijkertijd geen ruimte laat voor fouten. En dan niet alleen voor de rapportage van de werkelijke cijfers, maar in belangrijke mate ook voor de geprognotiseerde budgetten en forecasts.Hoe ontwerp je een geïntegreerde groepsrapportage die de behoeften van al deze gebruikers in zich weet te vangen? Het antwoord ligt in de gemene deler. Alle behoeften worden verbonden door zoiets simpels als een journaalpost. De verslaglegging in het grootboek en de verwerking van consolidatieposten rond intercompany eliminatie en vermogensconsolidatie, maar ook de logica die de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht met elkaar verbinden, zijn terug te voeren tot individuele journaalposten. Transactioneel denken vormt derhalve de basis bij het ontwerpen van een solide groepsrapportage. Om tijdens het ontwerpproces mentaal af te kunnen dalen van het eindproduct (de managementrapportage en de geconsolideerde jaarrekening) naar de oorspronkelijke verslaglegging per individuele journaalpost is een vaardigheid die veel oefening en ervaring vraagt. Helemaal als er complexere onderwerpen als business combinations en hedge accounting ter sprake komen. Deze vaardigheid en de juiste toepassing daarvan levert echter een groepsrapportage op die naadloos aansluit bij de gebruikers. De stuurinformatie wordt daarbij relevanter en betrouwbaarder, wat van grote waarde is voor de onderneming. Casper van Leeuwen is partner bij Satriun Group, een consultantsbedrijf gespecialiseerd in Corporate Performance Management en de praktische toepassing daarvan bij ondernemingen. [1]”Design for action”, T. Brown & R. Martin, Harvard Business Review, September 2015[2]”Design Thinking als basis voor innovatie”, www.ideate.nl