E-factureren: minder handmatig werk, snellere betaling en minder fouten

Partnerbijdrage van:

“De markt vraagt erom.” Ilse Bouwman, Manager Klantbediening Corporate Accounts bij Eneco merkt dat de interesse voor e-facturatie groeit. Oorzaak is dat de wet overheidspartijen of organisaties die voor overheden werken per april 2019 verplicht om elektronische facturen in UBL-formaat te kunnen verwerken en ontvangen. 

Omdat een belangrijk deel van de klanten van Eneco Corporate Accounts hieronder valt, krijgt het energiebedrijf hier ook mee te maken. Om die reden startte het energiebedrijf een traject voor implementatie van e-facturatie.

Maar naast die stimulering via de wet, merkt Bouwman ook die toenemende interesse vanwege andere redenen: “Klanten stellen vragen over de mogelijke voordelen van e facturatie”, zegt Bouwman.

Inderdaad biedt een overstap naar e-facturatie allerlei voordelen, zegt Sonja Thissen, Business Technology Consultant bij Eneco. Maar eerst wil ze een vaak gehoord misverstand uit de wereld helpen. E-facturatie is iets anders dan een digitaal verstuurde factuur, zegt ze: “Dat is een nota die per e-mail wordt verstuurd in bijvoorbeeld pdf, csv of ander formaat, met handmatige verwerking in de boekhouding. Bij e-facturatie gaat het om een netwerk dat zender en ontvanger met elkaar verbindt inclusief automatische verwerking in de boekhouding van de ontvanger.”

Wat dit zoal oplevert: “Minder handmatig werk, snellere betaling en minder fouten door die automatische verwerking. Bovendien zijn er minder discussies over de juistheid van de factuur, omdat je dezelfde waarheid hebt. De kans dat een factuur verdwaalt, is kleiner. Het is echt een efficiencyslag voor zowel ons als de klant”, zegt Bouwman.

E-facturatie neemt een heleboel complexiteit weg. Eneco heeft klanten die actief zijn op soms wel honderden locaties. In de papieren wereld kwamen die op verzoek van de klant allemaal op één factuur terecht, vertelt Thissen. “Bij een probleem met de gegevens van één locatie, stokte de gehele betaling. Bij e-facturatie worden de facturen per locatie verstuurd, waardoor dit probleem niet meer voorkomt.”

Indirect is er ook een belangrijk effect aan de finance-kant, zegt Bouwman. “We maken intern minder kosten. Daarnaast krijgen we sneller betaald en worden betalingen betrouwbaarder. We hebben meer zekerheid dat facturen tijdig voldaan worden. Wat gunstig is voor ons werkkapitaal.”

Bovendien past het project binnen de duurzaamheidsdoelstellingen van Eneco, dat door de toepassing papierverbruik en CO2-uitstoot vermindert. Plus: zoveel andere partijen zijn nog niet met e-facturatie bezig, zegt Bouwman: “We hebben deze trend gesignaleerd en vroegtijdig opgepakt.”

Eneco begon het project op kleine schaal. Het energiebedrijf startte met een grote Nederlandse gemeente en een retailbedrijf. “Dan spreek je toch nog over honderden gestuurde facturen per maand.” Het energiebedrijf wil zo eerst de benodigde ervaring opdoen.

De implementatie van het systeem verliep soepel: “Het kiezen van een goede partij om ons hierbij te helpen duurde het langst. Toen die keuze eenmaal gemaakt was, ging het snel”, zegt Thissen. “Storecove sprong eruit omdat ze “een eenvoudig verhaal hadden, snel kunnen handelen, gecertificeerd zijn en qua kosten goed uit de bus kwamen”, aldus Thissen.

Binnen een paar dagen kreeg Eneco aansluiting op het zogenoemde Peppol-netwerk. Het energiebedrijf leverde testfacturen aan, waardoor het testproces in samenwerking met Storecove kon beginnen. Hierbij is het belangrijk dat de klant goed beseft dat er tijd vrijgemaakt moet worden voor deze fase, zegt Thissen.

“Het vraagt om een goed samenspel tussen Eneco, de klant en Storecove.” Bovendien nam Storecove Eneco goed mee in het proces: “Ze vertelden ons constant wat de volgende stap was. We konden meevaren op hun ervaring.”

Nu het energiebedrijf ziet dat e-facturatie goed loopt wil Eneco snel meer klanten de mogelijkheid bieden om facturen via het netwerk te ontvangen en versturen. Thissen: “Nu we zien dat het lukt, kunnen we meer partijen gaan wijzen op de voordelen van e-facturatie. We kunnen laten zien hoe we het doen en dat het werkt.”

Bouwman denkt dat het slechts een kwestie van tijd is voordat e-facturatie groter gaat groeien. “In de energiemarkt wordt dit de norm, mede vanwege de nieuwe wetgeving. Maar ik geloof er sterk in dat meer klanten de voordelen die wij beleven ook gaan zien.” Ze ziet de interesse toenemen en verwacht dat ook andere sectoren gaan aanhaken.

“Ik geloof dat het zich als een olievlek zal verspreiden. Klanten uit bijvoorbeeld de retail vragen er al specifiek naar, omdat ze er intern een efficiencyslag mee kunnen maken. Dat is ook het mooiste; bedrijven die niet gestimuleerd worden via de wet, maar zelf de voordelen gaan zien.”