Eindelijk samen: Planning en budgettering

Gelukkig schoot Mike, mijn oude vertrouwde financial controller, te hulp en bood hij aan onze gegevens in te voeren als ik hem een spreadsheet zou sturen. Zo gezegd, zo gedaan! Gevreesde begroting De oplossing maakte het leven van Mike en zijn collega’s op de financiële afdeling makkelijker, maar haalde weinig uit voor onze zakelijke gebruikers. Het bleef moeilijk voor de organisatie om de begroting na te lopen en bij te stellen. Naast een paar analyses aan het einde van de maand om afwijkingen te verklaren, werd de oplossing eigenlijk slechts één keer per jaar gebruikt voor de gevreesde jaarlijkse begroting. We waren vast niet de enigen. Veel bedrijven hebben in de jaren daarna waarschijnlijk net als wij oplossingen geïmplementeerd die weinig worden gebruikt en niet kunnen bieden wat wordt beweerd.Het gevolg daarvan is dat bedrijven dertig jaar lang geleidelijk zijn overgestapt van spreadsheets op totaaloplossingen en dat budgettering zoals het tegenwoordig wordt toegepast, niet voldoet aan hun behoeften. Na honderden miljoenen euro’s te hebben geïnvesteerd, krijgen we nog steeds de klachten dat begrotingen te lang duren, te veel kosten en altijd achterlopen. Automatisering heeft dan wel de kwaliteit van gegevens en de productiviteit van de financiële afdeling verbeterd, maar voorziet niet in de bijna universele behoefte om de begroting vaker te kunnen analyseren en bij te stellen, wat essentieel is om te kunnen reageren op de constante onzekerheid van de meeste markten. Wat was dat woord nou?Na jarenlang conferenties te hebben bijgewoond en oriënterende telefoongesprekken met klanten te hebben gevoerd, weet ik maar al te goed welk woord verraadt dat een bedrijf in de knoop zit met budgettering. Ze hebben het allemaal over het implementeren van hun ‘sjabloon’ voor budgettering. Eenvoudig gezegd bedoelen ze dat ze weten welke cijfers ze willen hebben uit hun rekeningenstelsel. Ze voegen daar misschien wat aan toe over hoe het hoger management verwacht dat de winst sneller zal groeien dan de kosten, maar er wordt nooit gezegd dat het de financiële afdeling niets kan schelen hoe u de cijfers waarmaakt.  Deze situatie blijft bestaan omdat veel financiële afdelingen budgettering nog steeds zien als het verzamelen en bij elkaar voegen van regels van de winst- en verliesrekening. Daarbij denken ze echter niet na over hoe nauwkeurig de bijdragers hun planning in spreadsheets opstellen om hun behoeften en de bijbehorende kosten te voorspellen – allemaal om die vervelende sjabloon maar in te vullen. Iedereen heeft het over ‘planning en budgettering’ alsof het één proces is, ook softwareverkopers doen het. Maar zelfs organisaties die de nieuwste FP&A-tools (Financiële Planning en Analyse) gebruiken, kampen met het probleem dat gedetailleerde planning en financiële budgettering twee gescheiden processen zijn zonder voldoende cohesie, net zoals tientallen jaren geleden. Neem deel aan onze webinar over "Driver Based Budgeting" op 2 oktober 2014 en we laten u zien hoe u planning en budgettering weer bij elkaar brengt en het proces doeltreffend en efficiënt maakt voor uw hedendaagse behoeften.