Finance digitaliseren? Maak je niet druk

Kick the can down the road; het voor je uit blijven schuiven van lastige beslissingen. Dat is precies wat er vaak gebeurt bij de digitalisering van finance, zegt Robynne Sisco, Co-President en CFO van Workday. Besluiten om systemen te digitaliseren of volledig te vernieuwen, worden uitgesteld. En dat is onnodig én een gemiste kans, betoogt de Amerikaanse.

Sisco heeft jarenlange ervaring binnen finance. Ze startte haar loopbaan dertig jaar geleden bij EY, het voormalige Ernst & Young, daarna werkte ze onder andere bij General Electric en Visa. Toen ze later de de overstap maakte naar de technologiesector, onder andere via Oracle, kwam ze in 2012 terecht bij Workday. In 2016 werd ze hier CFO. Sisco: “Workday bouwt aan de financiële systemen voor de toekomst. Het is interessant om die ontwikkeling mee te maken en Workday te zien uitgroeien tot de beursgenoteerde internationale onderneming die het nu is.”

Door de digitalisering van finance is er volgens Sisco veel te winnen. Waar het in eerste instantie om draait? “Efficiëntie en zorgen dat de data betrouwbaar en accuraat zijn. Bij bedrijven met oudere financiële systemen is hier vaak geen sprake van. Gesprekken daar gaan over de betrouwbaarheid van de data, in plaats van wat die data zélf zeggen.”

Verouderde data
 

"Bij de oude systemen gaan gesprekken over betrouwbaarheid van data, in plaats van wat die data zélf zeggen"

Vervolgens is de toegang tot data belangrijk, zegt de CFO. In de wereld van legacy-systemen hadden enkel IT en finance de sleutel om hierbij te komen. Werken met data was bovendien zeer complex omdat er modellen moesten worden gebouwd en data aangepast, en de verspreiding gebeurde via spreadsheets, zegt Sisco: “De data waren vaak al te oud om belangrijke beslissingen op te baseren”, aldus Sisco. Veel bedrijven zetten tegenwoordig BI-tools in om voor bredere toegang te zorgen. Maar doordat er nog steeds verschillende databases samengevoegd moeten worden, zijn ook die data al snel verouderd.

En dat terwijl via huidige systemen al realtime data gegenereerd kan worden. Sisco: “Onze managers ontvangen via dashboards makkelijk te begrijpen data. Ze hebben direct inzicht in de resultaten en weten of ze kunnen investeren, bijvoorbeeld in extra personeel of advies. Een manager hoeft niet meer te wachten op rapportages achteraf, maar weet gedurende een project wat er mogelijk is binnen het budget.”

Accurate voorspellingen

Workday slaagt er inmiddels in om door middel van die data en het geïntegreerde financiële systeem “zeer accurate” forecasts te maken, zegt Sisco: “En dat is voor een beursgenoteerd bedrijf natuurlijk zeer belangrijk. Dit maakt dat we op Wall Street goede advisering kunnen bieden.” Het bedrijf kan bovendien naar die voorspelde resultaten toewerken en andere beslissingen nemen als er boven verwachting wordt gepresteerd. “Vlak voor onze kwartaalrapportage zagen we dat er meer cash binnenkwam dan vooraf voorspeld. We konden onze leveranciers eerder betalen, wat ons korting opleverde. Dit soort inzichten geeft de business de flexibiliteit om betere beslissingen te nemen.”

Ook ontstaat er een beter begrip van de prestaties van de verschillende onderdelen in het bedrijf, zegt Sisco. “We bieden een alomvattend inzicht in het bedrijf.” Een voorbeeld: de winstgevendheid per product. Workday gebruikt externe data, bijvoorbeeld van data-centra, om de prestaties van ieder product te analyseren. “Hierdoor kunnen we data van onze processen koppelen aan onze kosten. We kunnen zo beter bepalen wat de winst per product is, onze prijzen daarop aanpassen en betere operationele besluiten nemen.”

De flexibele aard van het systeem maakt aanpassing aan nieuwe eisen van de markt of regulerende instanties bovendien eenvoudiger. Zo wist Workday één jaar voordat het verplicht werd de nieuwe standaard voor de verantwoording van omzet – ASC 606 – in te voeren. Iets wat bijna onmogelijk was geweest met een legacy-systeem, aldus de CFO.
 

"Implementaties zijn lang niet zo moeilijk meer als in het verleden"

Intimiderend

Sisco spreekt regelmatig met CFO’s en merkt dat er barrières zijn die ze ervan weerhouden om systemen te vernieuwen. “Van systeem veranderen is intimiderend”, zegt Sisco. “Zeker CFO’s die enkel ervaring hebben met oude legacy-systemen, weten niet beter dan dat zo’n verandering moeilijk gaat en veel tijd kost. Een tijdelijke ontsporing van de finance-organisatie maak je liever niet nog eens mee.” Maar het zijn zorgen die volgens de CFO niet meer overeenkomen met de realiteit: “Implementaties zijn lang niet zo moeilijk meer als in het verleden. En de resultaten van de veranderingen zijn verbeterd.” Het is een omschakeling in het denken, zegt Sisco. “Voorheen was er veel verzet. De eerste bedrijven die naar de cloud gingen hadden vaak vooruitstrevende executives. Nu zie je langzaam dat het meer mainstream wordt.”

Wat digitalisering doet met de positie is een relevante en vaak besproken kwestie. Sisco: “Door digitalisering kunnen we een meer strategische positie innemen. Finance is de leverancier van data en inzicht, die de business vooruit helpt.” De CFO zag de verandering terug binnen haar eigen carrière. Finance werd vroeger nog wel eens gezien als “noodzakelijk kwaad, de backoffice- afdeling die nu eenmaal nodig was voor rapportage en compliance”. Maar kritisch en waardevol voor de business? “Nee. Dat was het niet.” Dat beeld is verleden tijd, zegt Sisco. “Bij Workday vindt geen strategische discussie meer plaats zonder finance aan tafel. En door nieuwe technologie als machine learning neemt de relevantie van de functie alleen maar toe. De systemen worden predictive. En finance schuift op in de waardeketen.”