‘Financiële functie spin in web duurzaamheidsrapportage’

Accountants- en adviesorganisatie PricewaterhouseCoopers hield tijdens de CFO Day een rondetafel waar Rodney Irwin, Group Director Risk Management & Internal Control and CSR Reporting bij TNT, aan de hand van de ervaringen bij TNT de valkuilen en de lessons-learned presenteerde op het gebied van rapportage en performance measurement van duurzaam ondernemen.“Wie rapporteert er over duurzaamheid?” Met deze vraag geeft Irwin de aftrap voor de aanwezige CFO’s. Uit de reacties valt op te maken dat bijna alle aanwezige CFO’s hierover verslag uitbrengen. “Wie van u maakt er een apart verslag van?” wil Irwin weten. Dat blijkt in de praktijk niet zo vaak het geval te zijn. Bij velen is het duurzaamheidsverslag een onderdeel van het jaarverslag en valt het vaak onder de verantwoordelijkheid van de afdeling marketing en communicatie. Als het aan Irwin ligt, valt de verantwoordelijkheid voor de rapportages over duurzaamheid en sociaal maatschappelijk verantwoord ondernemen toe aan de financiële functie. Die heeft volgens Irwin de beste positie om gegevens over duurzaamheid te controleren en te valideren. Aan de hand van de praktijk bij TNT schetse hij hoe hij tot deze conclusie is gekomen. “TNT heeft in 2004 besloten om corporate social responsibility (CSR) tot thema te maken. We hebben aan het hoofd van het bedrijf een CEO die gelooft in duurzaamheid. Vanaf dat moment is CSR een proces dat met de nodige aanpassingen is gegroeid. Een jaar geleden hebben we besloten dat de financiële functie de beste plek is waar gegevens over CSR gevalideerd en gecontroleerd moeten worden. In tegenstelling tot de financiële cijfers heeft CSR geen set van basisregels, zoals GAAP”, aldus Irwin. “De wijze waarop rapportages tot stand komen, houdt het midden tussen puur gokken en zo goed mogelijk proberen de gegevens te onderbouwen. Er zijn bedrijven die naar eer en geweten proberen er een zo gedegen mogelijk rapport van te maken, maar andere baseren zich op schattingen. Het is nog steeds een grijs gebied. Bij TNT maken we daarom gebruik van een matrix om op goede informatie gebaseerde beslissingen te nemen.” Om de aanwezigen een indruk te geven van de complexiteit van de materie schets Irwin het speelveld waarin TNT opereert. “We hebben wereldwijd 163.000 werknemers, zijn actief in 64 landen en hebben 200 landen in ons netwerk. TNT Express is het grootste onderdeel. We zijn in Europa de grootste in express met 46 vliegtuigen, 26.610 voertuigen en 230 miljoen opdrachten. TNT Post heeft een postnetwerk in 8 Europese landen.” Bij al deze activiteiten komen thema’s als duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid kijken, stelt Irwin. “We bezorgen papier, dat komt van bomen, vandaar onze zorg omtrent het milieu. Op sociaal gebied hebben we een verantwoordelijkheid als het bijvoorbeeld gaat om mensenrechten en corruptievraagstukken: moeten we daaraan wel of niet mee doen? We zijn actief in China, India en Brazilië. We zijn ook verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers. De niet-gouvernementele organisaties houden ons op dat gebied scherp in de gaten.” De missie van TNT is volgens Irwin helder: “We willen leidend zijn in de industrie door trots te zijn op onze mensen, aandeelhouderswaarde te creëren en verantwoordelijkheid voor deze wereld te nemen.” De verantwoordelijkheid die TNT voelt, gaat ver. Irwin noemt als voorbeeld een onderzoek van het bedrijf naar de oorzaken van de vele verkeersongelukken in India, die ook TNT-chauffeurs treffen. Financiële data en controle helpen het management volgens Irwin te begrijpen wat er speelt in de wereld. “We hebben nu een wereldwijd consolidatiesysteem en de group policies worden ingesteld. Er is een handboek voor rapportage gekomen. Met alle mogelijkheden van business information en de gevolgen die CSR voor je reputatie kan hebben, moeten alle data consistent zijn. We proberen het vertrouwen te kweken dat beslissingen zijn gebaseerd op solide informatie en we zijn op weg om dat te bereiken.” Eenvoudig is het niet. “We willen graag heldere doelen stellen ten aanzien van CO2. Er zijn echter geen algemene richtlijnen wat CO2 precies is. Je kunt het zelf bedenken of modelleren, in feite kun je er alles van maken wat je wilt, maar je moet een basis hebben. We willen onze investeringen om de uitstoot van CO2 terug te dringen monitoren.” Bij al deze inspanningen die TNT zich getroost om de uitstoot van CO2 te monitoren zet stelt Maartje Bouvy, CFO Royal Haskoning, twee vraagtekens. “Kun je niet een veel grotere bijdrage aan duurzaamheid leveren door een multifunctioneel gebouw te laten ontwerpen – door Royal Haskoning – dat voor verschillende doeleinden gebruikt kan worden of je maakt er een groen gebouw van met als dak een koele tuin waarbij je bij wijze van spreke de stoelen en het behang kunt opeten als je het niet meer gebruikt. Dan probeer je goed te doen, in plaats van minder slecht. Daarnaast vraag ik me af of je het meten en monitoren van dit soort maatregelen op het bordje van de financiële discipline moet leggen. Het gevaar is als je dit soort zaken door de financiële functie laat rapporteren, het dan gezien wordt als iets exacts en dat is het vaak niet.” Irwin houdt echter vast aan zijn pleidooi. “Finance kan de analyse doen en kijken of de cijfers kloppen. De financiële functie is veel meer controle-georiënteerd en heeft de discipline. Die ontbreekt in veel CSR-rapportages. Het is nog te vaak een marketingtool. Overigens bouwt TNT nu een ecovriendelijk hoofdkantoor dat CO2-neutraal is. Dat gaat gepaard met veel inspraakrondes met gebruikers hoe het gebouw eruit moet gaan zien.” “Waar trek je de grens tussen corporate en persoonlijke verantwoordelijkheid of die van de maatschappij?” vraagt Erik Jan Verdegaal, CFO van Helvoet, zich af. “Er kan een moment komen waarop je met het bedrijfsbelang in het achterhoofd grenzen moet stellen.” Volgens Irwin wordt grenzen stellen minder complex als je mensen hebt die op de uitkomsten van alle inspanningen letten. “Een CRO en CRO controller die onafhankelijk zijn kunnen dit prima doen.” Ton van Veen, CFO van Jumbo Supermarkten geeft aan dat MVO bij Jumbo hoog in het vaandel staat en gebaseerd is op de vier pijlers milieu, dierenwelzijn, duurzaamheid en sociaal economisch. Hij vraagt zich af hoe TNT in de praktijk zeker stelt dat de CSR euro’s zo goed mogelijk besteed worden. “Je uitgaven zijn heel hard, maar de baten zijn niet eenduidig te berekenen. Hoe moet je daar als CFO mee omgaan? Hoe maak je de juiste allocatie van je budget”, vraagt hij zich af. “Je moet meer criteria in het allocatievraagstuk aanbrengen”, aldus Irwin. “Budgetten worden van onderen opgebouwd en niet top-down. Het gaat om waarden en investeringscriteria, niet alleen om de economische return, maar om waardecreatie. Waardevernietiging komt ook door schade aan je reputatie. Als je alleen op budget stuurt, ben je bezig om naar het verleden te kijken. Je moet keuzen maken. Ten aanzien van CO2 moeten wij als TNT de keuze maken tussen wel of niet vliegen en wel of niet rijden. En als je dan rijdt of vliegt, is het zaak om zo weinig mogelijk vervuiling te veroorzaken. We hebben geen vaste doelstellingen. Het afgelopen jaar hebben we een efficiencydoelstelling voor gebouwen opgesteld. Dat is erg lastig, maar we leren van operationele systemen. We wilden ook de CO2-uitstoot per ton kilometer in kaart brengen, maar het lukt alleen om de CO2-uitstoot per kilometer te krijgen. Daar zullen we het dan maar mee moeten doen.” “Is er voldoende benchmark-informatie?” wil Jack de Kreij, CFO van Vopak, weten. “Hoe kun je zien hoe je het ten opzichte van andere bedrijven doet?” “Er is veel informatie in de markt op het gebied van transparantie en indexering. Je hebt bijvoorbeeld de Dow Jones Sustainability Index”, stelt Arco ten Klooster, Director Corporate Responsibility van PricewaterhouseCoopers Advisory. “De komst van Sarbanes- Oxley heeft het proces van corporate responsibility ook versneld”, stelt Irwin. “Veel informatie die we gebruiken voor ons verslag, is al nodig voor de business.” Ronald van der Mark, CFO van Maxeda, vraagt zich af of zo’n duurzaamheidsrapport wel echt wordt gelezen en of de boodschap die men wil uitdragen ook echt overkomt. Irwin is ervan overtuigd dat het wordt gelezen. “Er is bij TNT iemand die dit bijhoudt. Er is al een verbetering in de rapportage gekomen, doordat het CSR-rapport en het financiële jaarverslag op dezelfde dag worden gepresenteerd. Tijdens de persconferentie stellen analisten ook vragen over dit onderwerp. Ook op de aandeelhoudersvergadering worden er vragen over gesteld. Het onderwerp CSR wordt steeds belangrijker. Hier in Nederland is het nog niet zover, maar in Groot-Brittannië kun je worden aangeklaagd voor doodslag wanneer je als bedrijf de veiligheidseisen niet strikt naleeft. We hebben als motto People, Planet and Profit. Het is ‘enen’ en niet ‘of-of’. Als je je alleen richt op winst, mis je de case”, aldus Irwin. Hij heeft wel een advies voor bedrijven nog aan het begin staan. “Als je deze weg op gaat, doe het dan met open ogen, op een manier die bij je past. TNT staat in de aandacht om wat we doen en we willen op ons voetstuk blijven staan. De wereld heeft een wake-up call gehad door de financiële crisis als gevolg van de excessen die bij banken optraden. Ik ben ervan overtuigd dat het kapitalistische systeem zal blijven bestaan, maar dat er meer aandacht komt voor CSR en dat je als onderneming op dit gebied geen risico’s kunt nemen.” Corporate social responsibility is volgens Arco ten Klooster op de goede weg. “Twee jaar geleden was CSR veelal nog ondergebracht bij de communicatieafdeling, nu is de focus heel anders. Er zijn inmiddels gegevens verzameld en een beursgenoteerde raad van bestuur heeft de plicht om zich te verantwoorden op CSR. We zijn onderweg!”