Flexibele financiële prognoses: samenspel tussen mens en data

Door Raymon van Viegen

De Covid-19-pandemie en de daaruit voortvloeiende impact op de wereldeconomie, hebben ervoor gezorgd dat bedrijven voorzichtiger zijn in hun uitgaven om het hoofd boven water te houden. Financiële prognoses moeten door onvoorziene omstandigheden soms snel worden aangepast. Dat is het afgelopen jaar wel duidelijk geworden. Dit is waarom flexibiliteit bij het maken van financiële prognoses essentieel is. Zo zorg je er als bedrijf voor dat je de nodige veerkracht hebt om je voor te bereiden op het onverwachte. Data vormt hiervoor een cruciaal onderdeel. 

Inzicht dankzij data
Voorheen maakten CFO’s nauwkeurige financiële prognoses altijd voor één jaar. Vandaag de dag kijken veel CFO’s echter tot wel drie jaar vooruit om de positie van hun bedrijf beter te kunnen voorspellen. Hoewel een langetermijnvisie gunstig is, is het wel belangrijk dat prognoses binnen drie maanden aan te passen zijn aan onvoorziene externe factoren. Door deze flexibiliteit in te bouwen, kunnen organisaties over nieuwe contracten met klanten en leveranciers onderhandelen om de negatieve gevolgen in tijden van een economische crisis tegen te gaan.

Tijdens periodes van economische onzekerheid spelen financiële prognoses een nog grotere rol. Doordat leiders en raden van bestuur op zoek zijn naar solide financiële informatie om beslissingen op te baseren, krijgen de prognoses meer aandacht. Om flexibiliteit binnen financiële planning mogelijk te maken, is het belangrijk om altijd toegang te hebben tot realtime informatie. Het tempo waarmee veranderingen binnen de financiële dienstverlening plaatsvinden, is zo hoog dat data snel verouderen en mogelijk geen nauwkeurig beeld geven voor de planning. 

Om toegang te krijgen tot de relevante data, moeten organisaties ervoor zorgen dat hun interne systemen op de juiste manier zijn verbonden. Nu veel organisaties wereldwijd nog steeds voornamelijk vanuit huis werken en dit naar alle waarschijnlijkheid ook blijven doen, ontstaat er grote nadruk op digitaliseringsmodellen. De beschikking over de juiste technologie is essentieel. Dat zorgt voor een goed beheer en inzicht in financiële gegevens. Hierdoor hebben bedrijven toegang tot nauwkeurigere prestatiecijfers om hun prognosemodellen te definiëren. Hoe meer data er beschikbaar is, hoe beter de voorspellingen zijn. Bovendien kan de inzet van AI, gevoed door nauwkeurige data uit de software, de organisatie in de toekomst helpen met vooruit plannen en zo een mogelijke crisis snel detecteren.
 
Het menselijke aspect
Technologie is belangrijk, maar dat is niet het enige waar organisaties op moeten vertrouwen om flexibele prognoses te garanderen. De finance professional, oftewel de mens, blijft de sleutel. Juist het samenspel tussen technologie en de inzet van talenten, zorgt voor blijvend resultaat. Het is belangrijk om als organisatie ook externe factoren en trends te monitoren om inzichten uit het huidige landschap in hun financiële prognoses te verwerken. De komende jaren zullen steeds meer organisaties technologie inzetten om hun financiële prognoses te creëren en te sturen. Echter zal de mens hierin nog steeds een cruciale rol spelen. 

Een perfecte vergelijking hiervoor is de unieke rol die finance professionals spelen in het debiteurenproces en de communicatie met de klant. Hoewel gegevens bijvoorbeeld een realtime beeld kunnen geven van de klantsituatie, kan de finance professional pas een weloverwogen beslissing nemen op basis van persoonlijke omstandigheden van de klant. Iedere klant is uniek en dat geldt ook voor de communicatie. De finance professional beschikt juist over deze inzichten en levert een waardevolle bijdrage aan hoe de financiële sector in de komende jaren verandert of ontwikkelt. En dit is iets wat data op zichzelf niet kan bieden. 

De behoefte aan wendbaarheid
Naast de inzet van technologie en de finance professional is het voor de organisatie belangrijk om ook rekening te houden met externe factoren. Bijvoorbeeld met de wendbaarheid. Om dit te garanderen, is het belangrijk dat organisaties repetitieve processen automatiseren. Dit zorgt ervoor dat de finance professional zich kan focussen op zaken zoals de besluitvorming. Hierdoor kunnen ze beter prioriteren en kunnen ze snel en efficiënt ingrijpen op het moment dat er een nieuwe externe crisis ontstaat. Het steeds aanbrengen van kleine, stapsgewijze veranderingen zoals deze gaan zorgen voor succes. De som van deze verbeteringen leidt vervolgens tot meer flexibiliteit binnen elke afdeling in het bedrijf. Hierdoor worden grootschalige veranderingen die de financiële prognoses verstoren overbodig.

Raymon van Viegen is CFO bij Visma | Onguard