Fraude en de CFO: “Mijn werknemers en klanten zijn integer!”

Fraude? Daar doen we niet aan in onze organisatie! Bovendien, externe accountants worden geacht fraude tijdig te ontdekken, stevig aan te pakken en er transparant over te communiceren naar de finance organisatie. Toch is dat niet altijd gemakkelijk, want het begrip ‘fraude’ wordt soms ruim geïnterpreteerd door de wet. En ook onbedoelde overtreding van wet- en regelgeving wordt er onder geschaard.

Fraude of economische criminaliteit?
Yvonne Vlasman, forensisch accountant en Partner Valuation, Investigation & Dispute Services bij Grant Thornton Netherlands ziet dat accountants – en dus ook CFO’s – in toenemende mate te maken krijgen met ‘financieel-economische criminaliteit’, een containerbegrip voor onder meer: witwassen, steekpenningen betalen, sanctieregels overtreden: ”Financieel-economische criminaliteit is een terrein dat binnen de regelgeving voor accountants formeel een andere plek heeft dan fraude, maar in de praktijk – en in de perceptie van bedrijven en de maatschappij – toch onder dezelfde noemer wordt geschaard.”
Waar we dan aan moeten denken? “Medewerkers die geld betalen aan een agent in het buitenland om een bepaalde opdracht binnen te halen. Geld dat dan weer naar een ambtenaar gaat die een vergunning verleent. Contant geld aannemen van een bedrijf dat van een misdrijf afkomstig blijkt te zijn. Bedrijven kunnen, soms sneller dan ze denken, betrokken raken bij economische criminaliteit zonder dat ze zich dat zelf bewust zijn – maar het kan je als organisatie wel je goede reputatie en veel geld kosten.”

Toezicht strenger
Vlasman ziet geen aanleiding om te denken dat economische criminaliteit en fraude zijn toegenomen de afgelopen jaren. Wel merkt ze dat er meer aandacht voor is vanuit regelgevende instanties zoals banken, toezichthouders en de overheid: “Het toezicht is nu stringenter dan vroeger, dus het risico dat het ontdekt wordt is heel veel groter. CFO’s bij grote organisaties weten meestal nog wel wat er van hen wordt verwacht, maar ik spreek ook middelgrote ondernemingen die bij wijze van spreken nog nooit van compliance hebben gehoord. Op het moment dat deze bedrijven kritisch worden bevraagd over betalingen die ze doen, moeten ze vaak heel veel extra werk verrichten om die bank van een goed antwoord te voorzien.”
Toch raadt Vlasman ook grote bedrijven aan om scherp te blijven op fraude-risico’s, alleen al om te voorkomen dat je opeens in een ‘financiële wasstraat’ terechtkomt en aan de achterkant allerlei dingen moet gaan repareren die misschien niet meer te repareren zijn.

Opzet of naïviteit?
Raak je als bedrijf onbedoeld betrokken bij economische criminaliteit, dan zul je jezelf altijd moeten verantwoorden rondom de vraag: was het opzet of naïviteit? Vlasman: “Je wordt als CFO geacht om de wet te kennen – en dat geldt ook voor je medewerkers – maar de regelgeving is soms zo ingewikkeld. Je kunt niet altijd alles weten. En dan is er natuurlijk ook nog het grijze gebied van de ‘willfully blind’ – en dat is het terrein waarop het lastig wordt.”
Het vervelende van (te) losjes omgaan met vereisten uit wet- en regelgeving is volgens Vlasman dat de gevolgen uiteindelijk toch voor de organisatie zijn: “Laatst nog had ik een bedrijf aan tafel die opeens lastige vragen moest beantwoorden over een aantal contant geld transacties. Omdat de vragen niet goed beantwoord konden worden, heeft de bank de kredietfaciliteit opgezegd waardoor er opeens hals over kop op moest worden gezocht naar een andere financier. De externe accountant had wel al jaren vragen gesteld over de transacties, maar er was nooit echt op doorgepakt. Je zou wel kunnen stellen dat het bedrijf er beter vanaf was gekomen als de accountant zijn werk net iets doortastender had opgepakt. Of dat er beter naar hem was geluisterd.”

"Het is nooit eerder gebeurd!"
Voorbeelden van red flags waar je als CFO op moet letten: contant geld, werken met agenten, betalingen zonder factuur – maar ook werken in overheidsland is lastig vanwege de ingewikkelde aanbestedingsregels. Medewerkers mogen een ambtenaar niet meenemen naar een etentje of voetbalwedstrijd. Vlasman: “Zorg dat je als bedrijf weet met wie je  zaken doet en wie je waarom betaalt. Als commissie wordt betaald aan een agent en het geld wordt overgemaakt op een rekening van iemand op de Virgin Islands, of je doet zaken met een partij die geen contract wil ondertekenen, dan moet je natuurlijk op je hoede zijn. Allemaal dooddoeners, maar in de praktijk zie ik wel dat het regelmatig gebeurt.”
Wat je volgens Vlasman ook vaak ziet is dat signalen worden gebagatelliseerd: “Het zal zo’n vaart niet lopen", "Mijn werknemers en klanten zijn integer!", "Het is nooit eerder gebeurd!", "Ik sta echt niet op de radar bij het OM of de FIOD!"

Accountant klem in dynamiek
Daarnaast speelt soms ook het krachtenveld mee tussen de accountant en de finance afdeling. Vlasman: “De accountant komt nogal eens klem te zitten tussen zijn beroepspraktijk en zijn klant. Hij signaleert wel risico’s, maar als de CFO die bagatelliseert, dan wordt het voor de accountant lastig om door te pakken. En als het echt escaleert, dan moet de accountant meer werk verzetten waarvoor de organisatie moet betalen."
Je kan als CFO daarom beter tijdig het gesprek aan gaan met je externe accounant. Accountants kunnen een CFO en zijn finance organisatie juist heel erg helpen door kritisch te zijn. Vlasman: “Zeker in het ‘grijze gebied’ ligt de verantwoordelijkheid vaak bij het management van de organisatie. Dat is lastig omdat dit de mensen zijn met wie de accountant een vertrouwensrelatie heeft. Het is aan de CFO om veiligheid te bieden in deze dynamiek.”