Nutreco legt fundament voor betere business performance

“De manier waarop wij zakendoen verandert razendsnel en de digitale transformatie heeft een grote impact op de manier waarop wij zaken doen”, antwoord Erwin Vorwerk van Accenture op de inleiding van CFO Community Manager, Kevin Mottard. De veranderingen hebben grote gevolgen voor de financiële huishouding van bedrijven. Dit vergroot volgens Vorwerk het belang voor CFO’s om met elkaar in gesprek te gaan en van elkaar te leren. Voor het gesprek wordt geput uit de voortijdige resultaten van een CFO survey van Accenture. “Een van de grote uitdagingen die uit het onderzoek naar voren komt, is hoe je een CIO betrekt in een transformatieproces. De samenwerking tussen de CIO en de board wordt gezien als een bepalende factor in het welslagen van een transformatieproces”, zegt Kees Jan de Korver van Accenture. Succesvolle roll-outGosse Boon is het eens met de bevinding van De Korver. Nutreco’s Unite project is een voorbeeld van hoe een CIO goed ingezet kan worden. “Een transformatieproces moet qua ontwerp gedreven worden vanuit de business, maar voor een succesvolle roll-out is een geïntegreerde aanpak noodzakelijk”, zegt Boon. Praktisch gevolg is dat CIO van Nutreco, Henry van de Ven, een centrale rol heeft in het transformatieproces en leiding geeft aan  de uiteindelijke operationele implementatie van de integratie.Boon is in 2011 van Van Gansewinkel (daarvoor ruim 20 jaar Unilever) overgestapt naar Nutreco en kon gelijk aan de slag met het Unite-project. Het project heeft zes doelen. Boon: “Met Unite reduceren wij de complexiteit van het bedrijf, verbeteren wij de operational excellence en versnellen wij de integratie van oude en nieuwe overnames.” Daarnaast leidt het proces tot een verbetering van de management informatie, een optimalisatie van de procurement en een geïntegreerd ERP-systeem. Het project is opgedeeld in drie fases: design, construct en roll-out. Boon had de lead in de design fase. Inmiddels is Unite beland in de roll-out fase waar CIO, Van de Ven, de lead heeft overgenomen. Bij het proces waren veel externe adviseurs betrokken, maar niet voor lang. “We begonnen het project met relatief veel externe partijen. Gaandeweg kwamen wij tot inzicht dat je beter kan werken met eigen mensen en alleen derden in te schakelen voor werk waar onze expertise tekort schiet. Nu werken wij met hoofdzakelik een team van eigen mensen. Zo behoud je de opgedane kennis van het proces en het scheelt ook in de kosten”, zegt Boon. Competence center Cruciaal in de transformatie is het goed inzetten van de kennis van de eigen medewerkers en behoud van de ervaringen die gedurende de transformatie worden opgedaan. Nutreco heeft hiervoor een wereldwijd competence center ingericht en de Nutreco Academy. Gecombineerd met een goede governance structuur waarin de verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld, draagt dit bij aan een optimaal gebruik van kennis en competenties die in het bedrijf aanwezig zijn. Een project als Unite is niet zonder risico’s. “Wat je wilt voorkomen, is dat medewerkers denken dat ze alle projecten maar in de ‘Unite-bak’ kunnen gooien in de hoop dat het goedkomt”, zegt Boon. De scope van het project moet daarom duidelijk worden gedefinieerd en gecommuniceerd om ‘scope-creep’ te voorkomen. Andere grote risico’s zijn oplopende projectkosten. “Ik adviseer ’iedereen om voor dit soort projecten een speciale project controller aan te stellen om de kosten te bewaken”, zegt Boon. Ander risico’s zijn het gebruik van teveel externe consultants, een gebrek aan bereidheid om één bedrijf te worden en een te grote nadruk op de verschillen in het bedrijf in plaats van de overeenkomsten. Alignment is de alfa en omega Boon benoemt meerdere succesfactoren. “Alignment met strategie is de alfa en omega van een succesvol project. Als je dat niet hebt dan moet je tegen de stroom in roeien. Dat is onbegonnen werk.” Om alignment te realiseren is het noodzakelijk dat de board het project begrijpt en er volledig achter staat. Naast de board moeten ook alle andere business stakeholders in het project goed in kaart worden gebracht en worden meegenomen in het proces. Om vervolgens het momentum in het project te houden is toepassing van een strikte en bewezen project methodology van belang. Tijdens de discussie na de presentatie deelden de aanwezige CFO’s hun visie en ervaringen op business tranformation. Veel van de aanwezigen herkennen veel in het verhaal van Boon, maar zijn ook onder de indruk van de omvang en aanpak. “Het is huge wat er gebeurd bij Nutreco. Er worden zoveel verschillende kleine bedrijven wereldwijd geïntegreerd. Hoe valt dat bij de medewerkers?”, vraagt Caroline van den Bosch van Emeritor. Roger Sonneville van Nutreco erkent het probleem. “Voor veel medewerkers is niet altijd zichtbaar wat de voordelen zijn. We hebben daarom naast de CIO een director aangesteld om bij onze bedrijven business improvement projecten door te voeren waardoor de relevantie van het transformatieproces daar ook zichtbaar wordt.” Boon vult zijn collega aan. “Wij hebben daarom ook veel tijd gestoken in ons Unite programma om goed alle stakeholders te betrekken. Een belangrijke vraag die je moet stellen is of alle betrokken werknemers klaar zijn voor de verandering. Pas dan kan je beginnen.”De rol van IT en de CIO komt in de discussie veel aan bod. “De klassieke fout dat een ICT-er de lead heeft bij een transformatietraject wordt vaak gemaakt”, zegt Vincent Wanders van de Bukos Groep. Boon herkent dat probleem en geeft aan dat bij Nutreco daarom ook expliciet is gekozen om het design van de transformatie vanuit de business op te zetten en de CIO juist een belangrijke rol te laten spelen bij de implementatie. Daarnaast zijn senior business leaders vertegenwoordigd in de Unite Governance Board (stuurgroep) die wordt voorgezeten door de CFO. Wanders geeft aan dat één van de grote risico’s van integratietrajecten is dat een bedrijf de wendbaarheid verliest. Bij Nutreco is daar goed rekening mee gehouden in de IT. “Om die reden hebben wij de technische inrichting modulair gebouwd zodat wij voldoende wendbaar blijven.” Na de sterke en inhoudelijke discussie praten de aanwezigen verder tijdens een goed verzorgde borrel ter afsluiting van de derde CFO Association bijeenkomst op het kantoor van Accenture. Op vier en vijf juni gaat het gesprek over transformatie en de impact van digitalisatie verder tijdens CFO Day 2014 in Hotels van Oranje in Noordwijk aan Zee. __________________________________________________________________________________  Ontmoet de financiële top van NederlandWilt u ook aanwezig zijn bij een van de vele andere inspirerende bijeenkomsten voor CFO’s en FD’s? Word dan nu lid van de CFO Association, dé exclusieve community van CFO’s en FD’s in Nederland. Als lid bent u welkom tijdens de exclusieve netwerkevenementen en congressen CFO Day en Finance Transformation. Topevenementen vol inspiratie, interactie, know-how, hoog niveau aan hospitality en netwerken met collega CFO’s en FD’s. Tevens ontvangt u jaarlijks 4 keer CFO Magazine. Meld u aan via CFO.nl/memberships.__________________________________________________________________________________