Controlling bij Catawiki: ambitieus in voorspellingen doen

Via dit veilingplatform kopen en verkopen klanten vijftigduizend objecten per week, kavels genoemd. Dit resulteert in honderdduizenden facturen. Een operatie die zonder een gedigitaliseerde finance functie niet vol te houden zou zijn, zegt Geert van der Heijden, sinds maart dit jaar Group Controller bij het bedrijf. Toch was dat wel waar Catawiki enkele jaren geleden stond. 

Catawiki startte in 2008 oorspronkelijk als online plek waar mensen hun verzameling bij konden houden. In 2011 begon het bedrijf echter wekelijkse veilingen te houden voor verzamel objecten. Sindsdien groeit Catawiki explosief. Onder andere oldtimers, horloges, sieraden en antiek worden er aangeboden. Het belandde vorig jaar nog op plek 13 op de lijst van de 1.000 snelst groeiende bedrijven van de Britse krant Financial Times. Inmiddels werken er 500 mensen. Het platform trekt wereldwijd 14 miljoen bezoekers per maand.

“In het begin was er niets op het gebied van finance en accounting”, vertelt Van der Heijden: “De externe boekhouder kwam één keer per maand langs met de boeken.” Een situatie die al snel onhoudbaar werd naarmate het bedrijf begon te groeien. Catawiki begon de functie te professionaliseren. 

Digitalisering
Ruim twee jaar geleden koos het bedrijf voor Workday als systeem voor finance en HR: “In eerste instantie ging het om basale taken die uitgevoerd worden. Er is een instroom en een uitstroom van cash. Daarnaast hebben we personeels- en marketingkosten. Het moest dus een systeem zijn dat eenvoudig te gebruiken is, weinig onderhoud vergt en snel te implementeren is.” Dat vond men in Workday.

Bij snelgroeiende bedrijven is de uitdaging voor finance vaak om de business bij te houden. Hoe gaat dat bij Catawiki? “Ik denk dat we dezelfde snelheid  hebben. We raken in ieder geval niet maanden achterop”, zegt Van der Heijden. 

Praktische oplossing
Soms komt dat door de typische start-up aanpak: “Moet het bedrijf verder, dan kiezen we een praktische oplossing. Processen mogen geen vertraging oplopen omdat finance niet kan leveren. We willen niet de showstopper zijn.”

Zo ging Catawiki over van rapportages per land naar business line reporting. Daarvoor moest het bepaalde kosten alloceren. Maar nog niet alle informatie daarvoor was aanwezig. Finance werkt dan met een rekensleutel die bijvoorbeeld 90 procent zekerheid geeft, vertelt Van der Heijden. Aan de hand van data verfijnt men het resultaat achteraf.

Aanpassen eenvoudig
Verder maakt de flexibiliteit van het systeem dat finance kan functioneren in deze dynamische omgeving. Aanpassingen zijn makkelijk uit te voeren: “Als organisatie zijn we constant in beweging, we veranderen de structuur. Als we de organisatie matrix aanpassen, verandert het systeem automatisch de approval flow voor facturen en kostendeclaraties op basis van de nieuwe matrix. Aanpassing is eenvoudig. Lastiger is het wanneer de parameters in een ERP-systeem vastliggen of in twee separate systemen.” 

Bovendien past de afdeling dezelfde filosofie toe als de rest van het bedrijf. “Aan de voorkant van het platform is het principe dat alle aanpassingen schaalbaar moeten zijn. Nieuwe applicaties moeten een verdubbeling van de groei aankunnen. En alles wat we op het platform doen, doen we op dezelfde manier in de backend. Ook voor ons moet die verdubbeling haalbaar zijn. Het systeem moet dus standaarden volgen en mag niet te complex zijn.”

Minder voorspelbaar
Catawiki legt vrijwel alles wat op het  platform gebeurt vast: “Wat de koper doet, wat de verkoper doet, wat onze experts doen, hoeveel tijd ze bezig zijn met cureren, hoeveel tickets klantenservice krijgt.” De volgende stap is de analyse. Daarin wordt men steeds beter, al bemoeilijkt de aard van de activiteiten de analyse wel, zegt Van der Heijden: “We zijn afhankelijk van wat gebruikers aanbieden.  Dat kan van alles zijn. En volgende week is het weer iets anders. Dit is onvergelijkbaar met wat de meeste e-commercebedrijven doen. Het is eenvoudiger voorspellingen te doen als je 1.000 iPads per week verkoopt in plaats van unieke objecten.”

Gezien alle informatie die het bedrijf heeft, is het doen van nauwkeurigere voorspellingen zeker een wens voor de toekomst. Hoeveel kijkers en bieders zijn er nodig voor een verkoop? Hoeveel marketingbudget moet men uitgeven om kijkers binnen te halen? 

Daarnaast wil men de functie verder professionaliseren, zorgen voor het nog sneller en accurater afsluiten van de periodes en meer automatiseren: “Ik denk dan aan zaken op het transactionele niveau, zodat mijn team zich meer op analytisch werk kan richten.”

“Zorg dat je huidige rol volgend jaar overbodig wordt, dan kunnen we volgend jaar weer interessantere dingen doen”, zegt de Group Controller regelmatig tegen collega’s over de digitaliseringsplannen. Een belangrijk effect daarvan is nu al duidelijk. Ondanks de onstuimige groei is het aantal medewerkers stabiel gebleven: “Finance is nu even groot als vier jaar geleden. Daar heeft het systeem zeker een rol in gespeeld. Het is de flexibiliteit en het feit dat het HR en finance combineert. Zorg dat je alle data op één plek hebt. Dan komt de rest vanzelf.”