Zo haalt u waarde uit data

Als leverancier van diensten en software op het vlak van corporate performance management, komt Sigma Conso dagelijks in aanraking met vaak voorkomende problemen in group controlling en consolidatieprocessen. Hoewel technologie veel mogelijk maakt op vlak van nieuwe functionaliteiten en de automatisatie van bepaalde taken, zien we heel vaak dat:

•    De dataverzameling nog steeds veel tijd in beslag neemt en foutgevoelig is,
•    De kwaliteit van de data niet optimaal is,
•    Deadlines niet gerespecteerd worden.

Klinkt u dit bekend in de oren? Een professionele consolidatietool zou alles in zijn werk moeten stellen om het proces zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hoe kan uw software u helpen om de bovengenoemde aspecten zo goed mogelijk aan te pakken?

Dataverzameling automatiseren waardoor minder manuele interventie en minder risico op fouten

De verzameling van data is vaak een werk dat oneidig veel tijd in beslag neemt alvorens het hele consolidatieproces nog maar van start gaat. Er bestaan verschillende mogelijkheden om data te verzamelen. Nog vele groepen maken gebruik van een manuele invoer via online of offline oplossingen. Naast het feit dat dit een manueel en dus tijdrovend proces is, spreekt het voor zich dat dit ook de meest foutgevoelige oplossing is. 

Een tweede mogelijkheid bestaat eruit om een flat file te importeren (.xls of .csv). Hoewel deze keuze minder foutgevoelig is als de eerste, worden de files maar al te vaak gemanipuleerd alvorens deze te importeren. De kwaliteit aan data gaat zo achteruit. Zorg er dus voor dat je CPM software de nodige functionaliteiten voorziet om zich 100% aan te passen aan de door het accounting systeem gegenereerde flat file. We denken dan aan functionaliteiten met betrekking tot de file structuur, conversietabellen, … Probeer om ‘slimme’ mapping tables (gebuik van wildcards) op te stellen tussen het lokale rekeningstelsel en het groepsrekeningstelsel zodat onderhoud hierop geminimaliseerd kan worden. 

Als derde oplossing kan er een automatische connectie worden gemaakt met bestaande ERP-systemen via VPN of LAN. Deze directe link tussen verschillende databases is uiteraard de meest geautomatiseerde keuze die zorgt voor minder manuele interventies, een betrouwbaarder proces welke uiteindelijk zal leiden tot een snellere afsluiting. De data kan gevisualiseerd worden maar logischerwijze niet gewijzigd worden vooraleer ze in de database geïmporteerd wordt. In het volgende onderdeel zal duidelijk worden hoe verschillende controles kunnen worden opgezet om de kwaliteit van de data te garanderen.

Maar wat met bedrijven die hun systemen in de cloud hebben? Laat mijn cloud provider toe om directe linken te hebben met systemen die niet in zijn datacenter staan? Om van dezelfde voordelen te kunnen genieten op vlak van automatisatie, kan men gebruik maken van een OData connectie, waarbij geen VPN of LAN nodig is en de connectie tussen de verschillende systemen kan gebeuren via het web, zonder dat er een directe link moet kunnen opgezet worden tussen de twee databases voor de import en export van data. De afbeelding hieronder geeft dit proces weer met één van Sigma Conso’s CPM oplossingen.

Conclusie: het proces zo veel mogelijk automatiseren is dus key!

Datakwaliteit optimaliseren: hoe kunnen controles en validaties u helpen? 

Datakwaliteit is een ander aspect dat bij vele groepen een aandachtspunt is. Het verbeteren van datakwaliteit zal ervoor zorgen dat er een beter inzicht is en een grondige analyse kan gebeuren op de cijfers, wat op zijn beurt weer zal leiden tot een betere besluitvorming. 

Hoe kan een tool hierbij helpen? De consolidatie- en rapportagetool van Sigma Conso bezit standaard verschillende controles en validaties, die u zullen helpen om de kwaliteit van de data te verbeteren en kunnen aangepast worden aan uw specifieke noden. Maak een onderscheid tussen echte “fouten”, zaken die boekhoudkundig niet correct zijn, en “waarschuwingen”, dingen die best nog even door de gebruiker nagekeken worden. Zorg dat de validaties steeds aangepast zijn aan het type rapportage (bijvoorbeeld verschillend voor de legale consolidatie en de managementrapportage).

Naargelang eigen rapportage processen en doeleinden zou men ook moeten kunnen kiezen of de data gevalideerd kan worden voordat alle controles en validaties gecorrigeerd werden. Hier is het ook belangrijk dat er een verschil kan gemaakt worden tussen waarschuwingen en fouten in de software applicatie, zodat men zelf kan beslissen bij welke aspecten er actie moet ondernomen worden.

Het kunnen doordrillen naar de geïmporteerde transacties kan ook handig zijn tijdens de controlefase.

Bovendien moeten de validaties duidelijk zichtbaar zijn voor zowel de gebruikers van de tool als voor de groepscontroller en moeten er duidelijke richtlijnen zijn zodat deze stap in geen enkel geval de afsluittermijnen in gedrang brengt. 

Het respecteren van deadlines door middel van betere communicatie en afgelijnde processen

Hoewel een geautomatiseerde dataverzameling en een geoptimaliseerde datakwaliteit een hele stap in de goede richting zijn, willen we in dit laatste stuk nog even de aandacht besteden aan punten die kunnen helpen bij het behalen van de deadlines. 

Aangezien er verschillende personen betrokken zijn bij het proces, is het cruciaal om een goede communicatie te voorzien rondom de processen. De processen zelf moeten duidelijk afgelijnd zijn, zoals ook de verantwoordelijkheden en de deadlines. Een duidelijke workflow is dus nodig. Het hele proces wordt in de meeste gevallen opgevolgd door de controller: hij of zij zou op elk moment een goed zicht moeten hebben op de status van het proces. 

Om deze stap te vergemakkelijken zijn er bepaalde functies binnen een professionele applicatie die het mogelijk maken om in één oogopslag te kijken welke partij nog actie moet ondernemen. Daarnaast kunnen er automatische mails worden verstuurd naar de betrokkenen voor een optimale communicatie en follow-up van het proces.

Dataverzameling, kwaliteit aan data, het respecteren van deadlines… Het blijven aandachtspunten voor vele bedrijven. Sigma Conso is leverancier van CPM software en diensten en heeft als missie om de groepsrapportering- en planning processen te vereenvoudigen. Hiervoor maakt de groep gebruik van de meest recent technologie en is er een continue innovatieproces aan de gang om zo veel mogelijk taken te automatiseren. Dit resulteert elke 18 maanden in een nieuwe versie van onze software (laatste release op 1 juni 2018), waarbij steeds wordt gekeken naar een verbeterde gebruiksvriendelijkheid en ergonomie, en nieuwe functionaliteiten die een antwoord bieden op de huidige noden van de markt. 

Meer te weten komen over Sigma Conso? Neem een kijkje op www.sigmaconso.com