Goede ondernemers zijn alert op fraude

Met het eerste kwartaal van 2016 achter de rug maakt Risk and Compliance manager Mattijs van de Weijer van Graydon de balans op en zet de vijf belangrijkste fraudetrends van dit moment op een rij én geeft tips hoe je daar als bedrijf tegen kunt wapenen.1 FaillissementsfraudeFaillissementsfraude blijft de absolute koploper van deze top-5. En dit ondanks het feit dat het aantal faillissementen de afgelopen jaren in Nederland steeds verder afneemt. Deze vorm van fraude, tijdens en rondom het failliet gaan van een bedrijf, komt in vele gedaantes voor. Zo is er de ‘verwijtbare benadeling’, waarbij er gefraudeerd wordt op het moment dat een bedrijf failliet gaat.  De ondernemer verzwijgt bepaalde eigendommen voor de schuldeisers of verkoopt deze voor een laag bedrag door aan familie of vrienden. Zo probeert hij te voorkomen dat er beslag wordt gelegd op zijn spullen en bezittingen waardoor u als schuldeiser met de schulden achterblijft. Bij ‘faillissement met voorbedachten rade’ wordt juist een bedrijf opgericht om zo veel mogelijk schulden te maken en daarna op de fles te gaan. Nog voordat de oplichting aan het licht komt, zijn de geleverde goederen al doorverkocht, flessentrekkerij dus. Gebeurt dit vaker dan één keer dan noemen we dat ‘carrouselfraude’. Criminelen kunnen op deze manier razendsnel grote bedragen verduisteren. Kijk dus goed uit met wie je in zee gaat en laat je van tevoren informeren over de identiteit van de bestuurder. Is het echt een bestuurder of heb je te maken met een katvanger? De kans dat je als ondernemer je schade kunt verhalen is erg klein. Ook al wordt de partij via de rechter schuldig verklaard. De partijen die achter deze vorm van fraude zitten, hebben al lang geregeld dat er geen geld meer is om u schadeloos te stellen.  Inmiddels heeft ook de overheid ingezien dat scherpere maatregelen noodzakelijk zijn. Met een nieuwe wet die waarschijnlijk 1 juli in werking treedt, wordt voorkomen dat een veroordeelde bestuurder vijf jaar lang geen bestuurs- of commissariaatsfunctie meer mag uitoefenen. 2 Risicoadressen en brievenbusfraude Het hebben van een adres is een voorwaarde om je als bedrijf te kunnen vestigen. Maar wat zegt dat adres als je niet weet wat er daadwerkelijk op dat adres gebeurt? Wat als het adres van het bedrijf, het adres van een gevangenis is? Sommige criminelen richten een bedrijf, malafide of bonafide, in op het adres van hun tijdelijke woonplaats.  Het komt vaker voor dat er meerdere verdachte bedrijven staan ingeschreven op één adres: dan spreken we van brievenbusfraude. Als er op een bepaald huisnummer al 49 louche bedrijven ingeschreven hebben gestaan, dan betekent dat een hoger risico. Het is erg belangrijk om inzicht te krijgen in relaties en niet alleen een financiële screening te doen, maar ook te letten op zogenoemde ‘red flags’, het adres is daar een belangrijk onderdeel van. 3 Onjuist, of dubbel deponeren van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel.  Bedrijven dienen zelf hun cijfers in bij de KvK en lang niet iedereen gaat daar zuiver mee om. Stel dat vorig jaar een goed boekjaar was, in tegenstelling tot het jaar ervoor, dan deponeer je eerst de slechte cijfers en maskeer je deze direct door snel daarna de betere cijfers in te dienen bij de KvK. Een zakenpartner vraagt vaak alleen de laatste jaarcijfers op. De slechte jaren worden op deze manier dus verborgen. Illegaal is het niet, maar het geeft je zakenrelaties een vertekend beeld van de werkelijkheid. Het is voor ondernemers dus belangrijk om te weten dat een bedrijf opeens meerdere jaarrekeningen tegelijk inlevert. Met goed onderzoek kunnen deze bedrijven eruit gefilterd worden. Ook jaarrekeningen die niet door een accountant zijn goedgekeurd zijn verdacht, ook daar moet u alert op zijn. Het is als grote of kleine ondernemer dus altijd verstandig om bij het opvragen van de jaarrekeningen bij de KvK altijd verder terug te kijken dan alleen de cijfers van het laatste jaar. Kijk dan ook niet alleen naar de cijfers maar vergelijk ze ook. Een bedrijf dat vijf jaar achter elkaar dezelfde omzet draait, is op z’n minst verdacht te noemen. De kans dat dit kan, is natuurlijk heel klein. Waarschijnlijk zijn in dit geval dezelfde jaarcijfers ingeleverd, met alleen een ander jaar erboven. Wij zagen in onze databank dat 330 Nederlandse bedrijven vorig jaar exact dezelfde jaarrekeningen hebben gedeponeerd als een jaar eerder. De KvK controleert dit niet. 4 SpookfacturenOntvangt u veel facturen? Dan is de kans groot dat u al eens slachtoffer bent geworden van een spookfactuur, een rekening voor een product of dienst die niet geleverd is en waar u hoogstwaarschijnlijk ook niet om gevraagd heeft. Vaak gaat het om kleine bedragen en glipt de factuur er zo doorheen. Elke factuur controleren en uitzoeken is voor veel bedrijven erg kostbaar. Helaas zijn de verzenders van spookfacturen zich daar erg van bewust. Om spookfacturen te filteren is het belangrijk om medewerkers van de financiële administratie goed te trainen. Met vaste klanten kun je bepaalde coderingen afspreken die op de factuur vermeld wordt. Omdat de fraudeurs niet van dat soort afspraken op de hoogte zijn, vallen de facturen die niet conform de afspraak zijn extra op. Een andere tip is om extra alert te zijn op facturen van leveranciers met bedragen die opeens heel erg afwijken. In dat geval kunt u maar beter even contactleggen. Schroom niet om de telefoon te pakken en om opheldering te vragen. 5 Identiteitsfraude Doe je wel zaken met wie je denkt dat je zakendoet? Fraudeurs maken gebruik van de identiteit van een betrouwbaar bedrijf en verleiden je op die manier om zaken te doen. Vooral via internet is deze vorm van fraude populair. Bedrijven komen in de problemen omdat ze een bestelling hebben geleverd en nooit betaald krijgen of omdat er juist van hun identiteit gebruik is gemaakt om fraude te plegen. Twijfelt u over de echtheid, vraag om een kopie van het paspoort van diegene met wie u zakendoet. Of controleer bij het bedrijf of de relatie tekenbevoegd is. Werkt er opeens iemand anders bij de financiële administratie? Vraag dan na of dit inderdaad klopt.Door periodiek je relaties goed onder de loep te nemen, voorkom je veel schade door identiteitsfraude. Hoe vervelend het soms ook is, maar een goede relatie zal begrijpen waarom u dit doet. Wees bovendien zelf ook voorzichtig met het afgeven van je identiteit en bankgegevens. Het advies voor de consument geldt net zo goed voor u als bedrijf: lijkt een aanbieding te mooi om waar te zijn, ga daar dan niet op in. Ondernemen brengt risico’s met zich mee, daar bent u zich na het lezen van de top 5 van de actuele fraudetrends van bewust. Laat u niet ontmoedigen maar doe er alles aan om de risico’s te beperken en uw kansen te vergroten. Focus niet alleen op nieuwe klanten, maar kijk ook naar de betrouwbaarheid van je eigen klantenbestand. Zo ben jij als ondernemer gewapend tegen de sluipschutter die fraude heet.