Helden en schurken in financiële rapportages

Door Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday

Uit een FSN-onderzoek naar de toekomst van ‘financial reporting’, blijkt bijvoorbeeld dat bijna de helft van de ondervraagde CFO’s zich niet kan vinden in de stelling dat hun data altijd betrouwbaar en accuraat is. Maar wacht nog heel even met de pek en veren. Er staat een nieuwe generatie financiële software klaar die de heldenrol weer op zich kan nemen.

In de ‘oude wereld’ bouwden softwareleveranciers financiële systemen om organisaties te helpen het enorme volume aan transacties in de greep te krijgen. Deze systemen waren precies afgestemd op de activiteiten van de boekhoudafdelingen. Ze deden enorm goed wat ze moesten doen: van het bij elkaar brengen van de ingevoerde posten tot en met het opstellen van de vereiste financiële jaarrapportages.

Beperkingen van een legacy finance systeem

We zijn echter inmiddels een paar fases verder. De systemen werkten zo goed dat de financiële professionals en afdelingen waarvoor ze werkten steeds meer begonnen te eisen. Alleen traditionele verslaglegging was niet meer genoeg. Finance wilde meer details, meer diepgang en meer grafieken en diagrammen. Ze wilden financieel inzicht in de business en data die relevant was voor een bredere groep stakeholders. En die stakeholders wilden weer dat elke medewerker, niet alleen op de IT-afdeling, op afroep rapportages kon maken om zo de beslisprocessen te versnellen. Maar daar waren die traditionele financiële systemen niet op berekend.

Organisaties kregen daardoor de indruk dat er een probleem zat bij de financiële rapportages. En dus ging men decennialang op zoek naar de gouden oplossing. Er werden ontelbare uren en onvoorstelbare bedragen gespendeerd aan de ene rapportagetechnologie na de andere – van specialistische rapportagetools en datawarehouses tot business intelligence (BI)-oplossingen en corporate performance management (CPM)-systemen. En er ging nog meer tijd en geld zitten in het aan elkaar knopen van die oplossingen met het centrale financiële systeem. Uit het FSN-onderzoek blijkt dat deze aanpak vooral tot méér problemen leidde. Tweederde van de ondervraagde CFO’s verklaarde dat ze zonder tussenkomst van IT geen aanpassingen aan het rapportagesysteem konden maken. Die problemen zijn intussen de wereld nog niet uit. De meeste finance teams wachten nog steeds op het rapportagewondermiddel. En dat wachten kan in sommige gevallen nog lang duren, omdat vaak geprobeerd wordt het verkeerde probleem op te lossen.

Het symptoom van een dieperliggend probleem

Het is namelijk nooit een rapportageprobleem geweest. De tekortschietende rapportagemogelijkheden waren alleen het zichtbare symptoom van een dieperliggend probleem: dat de oude systemen niet ontworpen zijn om te leveren wat we nu nodig hebben. Die oude systemen zijn nooit ingericht om bij de bron al voldoende data te vergaren en waren nooit zo flexibel als we nu gewend zijn. Een maatwerkrapportage vergt diepgaande systeemexpertise. De systemen zijn destijds ontworpen om een degelijke winst- en verliesrekening te produceren en om te voldoen aan de standaardeisen voor verslaglegging. De behoefte aan multidimensionale managementrapportages is iets van de laatste tijd.

Vervolgens zijn er weer allerlei nieuwe tools op en om de bestaande systemen gebouwd en dat heeft weer voor een heel nieuwe dimensie aan problemen gezorgd. Het resultaat van al die jaren voortmodderen is dat financiële systemen in het algemeen, en financiële rapportages in het bijzonder, complex, star en erg duur in gebruik en onderhoud zijn.

De nieuwe generatie software voor financieel management

Toch zijn er lichtpunten! De opkomst van nieuwe cloudoplossingen biedt een mooie uitweg uit de tirannie van traditionele software. Het geheim van een systeem als Workday is dat het systeem van nul af aan is opgebouwd voor een nieuwe toepassing: het samenbrengen van transacties, controlemechanismen en rapportagemogelijkheden in één systeem, met een eenduidige data-architectuur, een enkelvoudig beveiligingsmodel en een heldere, constante gebruikersbeleving. De huidige systemen voor financieel management moeten zich makkelijk aanpassen aan veranderingen en realtime informatie bieden, altijd, overal, op elk apparaat. Met zo’n toepassing zijn CFO’s niet meer afhankelijk van BI/CPM-tools die er later opgeschroefd zijn of van een net zo teleurstellende oplossing in een modern jasje: oude software naar een cloudplatform brengen, waardoor je het probleem van beperkte rapportagemogelijkheden alleen maar verplaatst.

Financiële rapportages zullen niet minder complex worden. Bovendien zullen stakeholders steeds meer en vaker om contextuele, relevante en actuele informatie vragen. Maar dat versterkt juist de strategische rol van de CFO om als partner van de business snellere en slimmere beslissingen mogelijk te maken op basis van realtime, accurate data. 

Lees hier ook de vorige blog van Rob Cools: Drie manieren waarop CFO's onzekerheden de baas zijn