Herman Vlug van Univar over internationaal fiscaal overleg

Dit artikel is onderdeel van een reeks van zes interviews waarin Monica Erasmus, specialist transfer pricing Ernst & Young, met tax directors van multinationaal werkende bedrijven de fiscale praktijk bespreekt. Rode draad in de gesprekken is dat de relatie tussen fiscus en bedrijfsleven in Nederland de laatste jaren sterk geprofessionaliseerd is. Nederland heeft inmiddels zelfs een voorbeeldfunctie gekregen.Zie ook de overige interviews: Theo de Keijzer, VP Tax Policy ShellBart Kuper, Group Tax Director TNTAnnemiek Kale, Tax Director DanoneMaurice Kuiper, Head of Tax en Eric Kuiten, Deputy Head of Tax Philips Group Theo Poolen, plv. directeur-generaal Belastingdienst

“Toen ik in januari 2003 bij Univar begon, erfde ik een interessante problematiek. In januari 2002 was besloten te stoppen met een groot automatiseringsproject, waarvan de kosten tientallen miljoenen euro’s bedroegen. Dit project speelde in veel van de landen waar we actief zijn, en overal waren inspanningen verricht en kosten gemaakt. Het totale bedrag was op een centrale tussenrekening op de balans geboekt. Al snel volgde de grote fiscale vraag: waar horen welke gemaakte kosten thuis? Hoe verdeel je die miljoenen euro’s over de landen? Hoe ga je dat economisch onderbouwen? Een deel van het bedrag bleek nuttig te zijn besteed aan de realisatie van een (world)wide area network. Hoe moesten nu de kosten van de mislukking worden verdeeld? Je hebt het dan toch over ettelijke miljoenen belastinggeld die je liever niet dubbel gaat betalen.” “Ik zag al meteen dat het voor mij een berg huiswerk betekende. Ik heb minutieus alle transfer pricing-documentatie laten voorbereiden, en ook de documentatie van het project verzameld. Plannen, offertes, verslagen, evaluatierapporten, correspondentie, overeenkomsten, administraties. In een paar weken tijd had ik twee kasten vol dossiers. Op basis daarvan konden wij de gang van zaken reconstrueren en onderbouwen welke kosten op groepsniveau en welke kosten op landniveau thuishoorden. Waar had het management in een land zelf invloed op gehad en wat was daar gebeurd? Wij moesten ook een verdeelsleutel formuleren voor de kostentoerekening aan de landen. Hierin verwerkten wij parameters zoals gross margin (winst) per land en het verwachte aantal gebruikers van het automatiseringssysteem in een land. Je werkt dan aan economische argumenten die billijk en redelijk moeten zijn.” “Op basis van de berekende kosten en verdeelsleutels werden de facturen aan de vennootschappen verstuurd. Die werden soms wel, soms niet aanvaard. Omdat men het er zakelijk niet mee eens was en de resultaten zag verslechteren. Maar zeker ook omdat men van mening was dat ze strijdig waren met de belastingwetgeving in het eigen land. Een aantal managers was zeer beducht voor zijn aansprakelijkheidspositie. Ook liepen we in Italië bijvoorbeeld aan tegen het feit dat er net een belastingamnestie was afgekondigd. De jaren waarover wij in de slag waren, vielen in de periode waarvoor de amnestie was geregeld. Mijn collega’s waren van mening dat we die afspraak niet meer konden heropenen. Daar zijn hooggeleerde professoren aan te pas gekomen. Ook in Engeland was er al over een bepaald jaar een afspraak gemaakt met de fiscus. Toch hebben we dat op basis van de EU-arbitrage kunnen overrulen. Europees recht prevaleert boven nationaal recht. Eerst leverde dat een stevig dispuut op, maar toen men het juridisch kader begreep, kon er snel geschakeld worden.” “De discussie met de Nederlandse fiscus over de jaren 2002-2003 kwam aan de orde bij de audit in 2005. De projectkosten waren afgetrokken van de fiscale winst. En de hoogte van de kosten die we in 2002-2003 in Nederland hadden aangehouden werd betwist. Dat spitste zich onder meer toe op de kosten van project inefficiency. Waar en hoe was de budgetoverschrijding ontstaan? Bij het beantwoorden van deze vragen kwam al het huiswerk goed van pas. Ik kon duidelijk vertellen hoe de zaken waren verlopen. We hadden toen drie grote kwesties: Welk deel van de kosten valt in Nederland? Welke centrale en lokale managementbeslissingen leidden tot kosten? Waardoor en hoe ontstond welke inefficiency?” “De Nederlandse fiscus accepteerde een deel van de kosten en een deel niet. Toen volgde een intern overleg binnen Univar, waarbij ook onze Amerikaanse VP Tax en CFO aanschoven. Snel werd helder dat we de hulp van het Ministerie van Financiën nodig hadden om onderlinge overlegprocedures te starten met een aantal landen waar we dreigden dubbele belasting te gaan betalen. Normaal gesproken ga je dat pas doen als in de betreffende landen alle rechtsmiddelen zijn uitgeput. Het Europees Arbitrageverdrag en het Nederlandse Besluit Onderlinge Procedures van 29 september 2008 bieden echter de ruimte om onderlinge overlegprocedures te starten, voordat er bindende uitspraken zijn gedaan.” Er werd een advance consultation meeting met deelnemers van het Ministerie van Financiën, de Belastingdienst en Univar georganiseerd. In deze meeting werden zaken besproken als de werking van de procedure, welke landen in de procedure te betrekken en de verwachtingen van de betrokken partijen. “Vanaf dat moment, juni 2006, lag onze zaak in handen van het bureau Internationale Financiële Zaken (IFZ) van het Ministerie van Financiën. IFZ was hierin proactief en behulpzaam. Je voelt je gesterkt dat de staat het voor de belastingplichtige opneemt. Er werd een team voor vrijgemaakt en men ging doortastend te werk. Men wilde dit verder brengen. Het gaat ook om de reputatie van Nederland als een vestigingsland met een helder en rechtvaardig fiscaal klimaat. De casus was goed gedocumenteerd en dit was dus een ideale kans om een voorbeeld te stellen.”KOSTEN-BATENANALYSE“Veel bedrijven schrikken ervoor terug om een overlegprocedure aan te gaan. Ze vrezen de kosten van het procederen en de duur ervan. Toch kun je daar vrij nuchter een kosten-batenanalyse op loslaten. In welke landen speelt de zaak, wat zijn de bedragen van de dubbele belasting per land? Wat is de mogelijke belastingbate die ik kan realiseren? Als er grote compensabele verliezen zijn die moeilijk zijn te gebruiken (ook in de jaren daarna), ga je natuurlijk niet dat verlies nog vergroten. Wat zijn de mogelijke belastingadvieskosten die moeten worden gemaakt? Alles bij elkaar opgeteld ging het bij ons om een bedrag van 17 miljoen euro niet-geaccepteerde kosten. Ik zou al bij zo’n half miljoen per land de procedure aanvragen.” “Als je je zaken goed gedocumenteerd hebt en een goede gezamenlijke overeenstemming over de aanpak van de procedure hebt met IFZ, kun je vrij snel en efficiënt de procedure in. Belangrijk is dat je afspreekt wat de rolverdeling van de partijen is en een goed beeld hebt van de status van de aangifte in de verschillende landen. Ook is een gezamenlijke voortgangsplanning belangrijk. Dan kun je daar ook aan refereren als je een tijdje niks hoort. Aan het begin van de procedure onderhandel je met IFZ over de inhoud en over het proces. Eén ding weet je gelukkig zeker: in de EU-arbitrage is er binnen drie jaar een uitkomst. IFZ streeft er zelfs naar binnen twee jaar een regeling te bereiken. Maar daar is natuurlijk ook medewerking van de internationale gesprekspartner voor nodig.” “Op 15 juni 2006 legden wij formeel het verzoek tot arbitrage bij IFZ neer. Vanaf dat moment moest het ministerie gaan optreden. Dat vertegenwoordigde vanaf dat moment Univar, de belastingplichtige. Het geeft een speciaal gevoel als je merkt dat IFZ op dat moment optreedt als jouw advocaat. Natuurlijk komen er na het opstarten van de case allerlei aanvullende vragen. Na een week had ik alles boven water en vastgelegd in een keurig rapport. Daarmee gewapend kon IFZ naar de verschillende landen. Men concentreerde zich in deze zaak ook volledig op het project waardoor alle ellende was ontstaan. Er werd niet in de sidestream naar andere transacties gekeken.” “Tijdens zo’n traject heb je natuurlijk nauw contact met je CFO. Hij heeft steeds één belangrijke vraag: Wat betekent het voor mijn belastingvoorzieningen? Op het moment dat je een overlegprocedure instapt, heb je een zekere uitkomst. Die kun je kwantificeren en in de resultaten verwerken. Tijdens zo’n procedure worden zaken steeds duidelijker en worden belastingvoorzieningen ook steeds beter te waarderen. In jaar 1, 2 en 3 kun je bepaalde resultaten vaststellen en waarderen. En als je in een van de procedures een positieve uitkomst hebt, geeft je dat moed.” “Het was interessant om te zien in welk tempo we in de verschillende landen tot zaken konden komen. In maart 2008 was met de UK de zaak geregeld, zomer 2009 met de Fransen en de Duitsers en in december 2009 met de Italianen. Net voor het sluiten van de overlegtermijn en de aanvang van een verplichte arbitrage. Al met al is het snel verlopen. Binnen ongeveer drie jaar was het geregeld. De arbitrage tussen landen heeft als resultaat dat er meteen cash op de rekening komt. Of dat er compensabele verliezen ontstaan, die zijn te gebruiken voor verrekening met fiscale winsten. Dat heeft dan weer gevolgen voor een lagere belasting in de toekomst.” “In deze zaak hebben een goede documentatie (het huiswerk) en een goede strategie en inrichting van de procedure door IFZ en Univar tot voorspoedige overlegprocedures geleid. Ook is het belangrijk om tijdens het proces onderling goed contact te houden en de voortgang te bespreken. Als je dan hoort dat er bepaalde ontwikkelingen of onduidelijkheden zijn, kun je proactief handelen. Aanvullende informatie aandragen. Zo hebben we actief meegekeken in de overlegprocedure met de UK. Daar vond de belastingdienst het onaanvaardbaar dat men een reeds gemaakte regeling wilde herzien. De IFZ heeft de gesprekspartners toen overtuigd van de werkingskracht van het EU-verdrag. Ook in het Italiaanse traject hebben we continu meegekeken en -gedacht. De amnestieregeling daar was atypisch. Daar moet je dan op inspelen. Wij onderhielden daarin contact met onze Italiaanse managers. Zij waren, heel menselijk, bevreesd voor mogelijke veroordeling voor belastingfraude, voor hun persoonlijke aansprakelijkheid. Ze dachten dat ze bij het aangaan van verplichtingen niet betrokken waren geweest. Maar uit onze documentatie, waarin projectnieuwsbrieven een rol speelden, bleek dat wel het geval te zijn. Zaken waren aanwijsbaar onder hun verantwoordelijkheid gebeurd, ook al hadden ze er niet altijd het volledige zicht op gehad. Dat komt in de beste families voor.” “Het is natuurlijk mooi als je van IFZ het bericht krijgt dat ze eruit zijn in een specifieke procedure. Dan is het toch nog goed opletten wat er in de officiële closing letter staat. Wat staat er in de Nederlandse versie en wat in de Engelse versie? Hoe moet er uitvoering aan het besluit worden gegeven? Moet er bijvoorbeeld nog wel gefactureerd worden conform de overeenkomst? Het ene land vindt van wel, het andere van niet. Ook een vraag is aan welk jaar je de kosten moet toerekenen. Hoe je die kosten in de jaarrekening moet verwerken. Dat is echt een leerpunt voor alle betrokkenen. De praktische uitwerking van de afspraken zal in een closing letter beslist meer uitgewerkt kunnen worden. Dat scheelt de belastingplichtige toch nog forse discussies met de belastingdiensten.” “Ik kan het iedereen die met internationale verrekenprijzen te maken heeft aanraden om in voorkomende gevallen overlegprocedures aan te vragen. Zeker wanneer daar het EU-verdrag op van toepassing is. In de huidige internationale economieën wordt de economische waarde binnen een concern op veel verschillende plaatsen gerealiseerd. EU-arbitrage is beslist een werkbaar traject en een goed middel om dubbele belasting te voorkomen.”Door Monica Erasmus