Het gebruik van businesscases tijdens grote ICT intensieve overheidsprojecten kan beter!

Een commissie uit de Tweede Kamer, onder voorzitterschap van het Kamerlid Elias, organiseert volgende maand hoorzittingen over deze problemen. Doel was het onderzoek was te bezien hoe bij deze projecten businesscases waren opgezet en gebruikt en of daarin verbetering kon worden gebracht. Businesscases zijn documenten waarin de zakelijke rechtvaardiging voor projecten worden vastgelegd zoals de kosten en baten, de gekozen optie om ze uit te voeren en de risico’s. Ze worden vastgesteld door de opdrachtgever van een project. Het onderzoek omvat een uitgebreide literatuurstudie en analyseert ook vier cases, waaronder de modernisering van de Bevolkingsadministratie en de Studiefinanciering.Uit het onderzoek blijkt dat zich inderdaad belangrijke problemen voordoen bij de opzet en het gebruik van businesscases. Zo worden businesscases eenmalig vastgesteld en daarna nooit meer gebruikt terwijl omstandigheden veranderen en er in het begin van een groot project vaak veel nog niet bekend is. Daarnaast is vaak onduidelijk aan welke eisen een goede businesscase moet voldoen, worden belangrijke stakeholders niet betrokken en wordt er onvoldoende gestuurd op het bereiken van resultaten.De onderzoeker introduceert als verbetering van opzet en gebruik het idee van de “M-index”. De M-index is een getal dat op basis van een door betrokkenen in te vullen vragenlijst tot stand komt, periodiek wordt vastgesteld en aangeeft of de opzet en het gebruik (nog steeds) aan de te stellen eisen voldoen. Als het getal lager is dan 100 zijn er tekortkomingen, die moeten worden gerepareerd. Ook voor personen die slechts op enige afstand kennis kunnen nemen van een project, zoals Kamerleden, is zo eenvoudig te constateren of er grote problemen zijn. Een aantal geraadpleegde deskundigen zien dit als een goede mogelijkheid om de geconstateerde problemen aan te pakken.Rob Meijer baseert zijn analyse en voorstel niet alleen op literatuurstudie maar ook op zijn eigen ervaring. Zo was hij in de jaren tachtig hoofd van de afdeling voor Informatiebeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en in 2008 de eerste Rijks Chief Information Officer (CIO). Daarnaast was hij betrokken bij vele grote ICT intensieve overheidsprojecten als opdrachtgever, programmamanager en auditor. Rob Meijer is sinds 2001 als principal consultant verbonden aan PBLQ.