Zo passen organisaties planning- en rapportage aan op covid-19

Hoe snel de wereld is veranderd. Mijn eerste blog uit januari van dit jaar ging over hoe te starten met nieuwe technologie zoals machine learning voor predictive analytics in de financiële functie. Inmiddels zitten wij in een andere werkelijkheid met de effecten van Covid-19. 
Ik heb een aantal van mijn relaties gevraagd welke veranderingen zij hebben doorgevoerd om sturing te geven en inzicht te houden in zaken die op dagelijkse basis veranderen.

Hieronder heb ik deze samengevat.

1. Kleine multidisciplinaire teams
Bij verschillende bedrijven zijn kleine multidisciplinaire teams samengesteld vanuit de diverse afdelingen, zoals sales, marketing, finance, logistiek en human resources. Dit was nodig om direct een integraal beeld te krijgen hoe de organisatie werd geraakt extern en intern. Om vervolgens snel maatregelen te nemen die ook weer multidisciplinair zijn. In feite is direct afgestapt van het gebruikelijk rapportage proces en rapportage lijnen, omdat dit te langzaam is en niet flexibel genoeg om informatie direct te delen met andere belanghebbenden in en buiten de organisatie.

2. Sturing vindt plaats op basis van minder en andere informatie
Dit in plaats van meer van de gebruikelijke informatie. Natuurlijk gaat het vanuit finance om cashflow en werkkapitaal op dagelijkse of weekbasis, dus met een hogere frequentie, en daarnaast om operationele en niet-financiële data. Operationele data zoals betalingsgedrag, aankoopgedrag in winkels, bestellingen via Internet, ziekteverzuim, in welke landen worden welke producten gefabriceerd of vanuit geleverd, wat zijn de risico’s. 

De grootste verandering zit met name in de niet-financiële data. Opeens was data en informatie nodig per land over welke maatregelen genomen zijn met betrekking tot de lockdown en nu weer voor het openen van de samenleving en economie. Wat zijn de trends in landen met betrekking tot besmettingen en overlijdens en wat zegt dit over de mogelijke acties van de overheid in deze landen (bijvoorbeeld sluiten en openen van grenzen).

3. Organisaties voerde een nieuw (rolling) forecast scenario in: Covid-19 
Deze forecast is voor een aantal key interne en externe indicatoren en wordt frequenter bijgewerkt dan vanuit het normale forecast- of latest estimate-process. Wat leidde tot veel manueel en intensief werk. Een enkel bedrijf met bijvoorbeeld een 13-maandelijks rolling forecast proces had dit proces gekopieerd, vereenvoudigd en snel voor elkaar in het gebruikte systeem.

4. Toepassen van analyses van niet-cijfermatige informatie
Om deze data in de juiste context te plaatsen zijn tekstuele analyses nodig vanuit de verschillende disciplines van de organisatie om nieuwe en voortschrijdende inzichten te onderbouwen en toe te lichten. Dit snel en gezamenlijk opstellen en evalueren is bij menig bedrijf een grote uitdaging gebleken door het ontbreken van de juiste technische middelen (integratie van cijfers met tekst vanuit de rapportage systemen).

5. Werken met scenario’s 
Organisaties zijn gaan werken met scenario’s om het effect van belangrijke veronderstellingen, kosten- en opbrengsten-drijvers door te rekenen. Ook het effect van overheidsmaatregelen (bijvoorbeeld de loonkostenregeling, uitstel betalen belastingen) dient direct doorgerekend te kunnen worden om bijvoorbeeld de cash flow voor de korte en de middellange termijn te modelleren. Predictive analyses op basis van tijdreeksen om een forecast te maken voor de toekomst zijn nu niet bruikbaar door de abrupte verstoring in de data door bijvoorbeeld extreme vraaguitval of toename, wat onbetrouwbare uitkomsten oplevert.

6. Versneld invoeren digitalisering
In vrijwel alle organisaties die ik heb gesproken is verdergaande digitalisering versneld ingevoerd en heeft de financiële functie de kans gekregen als businesspartner de besluitvorming te ondersteunen.

Het bovenstaande geeft mij de indruk dat integrated business planning en integrated reporting versneld zijn ingevoerd, omdat de noodzaak hiervan nu direct is ervaren. Ik ben erg benieuwd naar wat organisaties nu gaan veranderen in het planning- en rapportageproces om het verkrijgen van inzicht voor besluitvorming en de wendbaarheid van de organisatie duurzaam te vergroten.

Drs. Marco van der Kooij is zelfstandig adviseur bij ForSight Consulting en al meer dan 25 jaar werkzaam op het gebied van enterprise performance-management en business-intelligence. Hij heeft zich met name toegelegd op het begeleiden van de financiële functie.