Hoe deal je met Dynamics in the Boardroom?

Het werd een levendige en mooie discussie, de door Alex van Groningen BV en Oracle georganiseerde virtuele round table over dynamiek in de boardroom. De opkomst was met 25 controllers, financieel directeuren en CFO’s hoog, het gesprek leverde inspiratie én nieuwe inzichten op.

Chef-kok en tv-persoonlijkheid Ron Blaauw legde uit hoe dynamisch het er in de keukens van zijn restaurants aan toe gaat. “Om half tien in de ochtend staan alle koks klaar voor een korte briefing. Zijn er zieken, is alles binnen, hoe staat het met de nabestellingen voor de lunch… Daarna volgt staand een broodje, op vrijdag zijn dat snacks. En vlak voor we om 12 uur met de lunch beginnen, is er nog de korte briefing van de chef. Zijn er vaste gasten, komen er vandaag gasten voor het eerst?”

Opvallend: tot tien minuten voor twaalf galmt er muziek in de keuken. Van Hazes tot House. Want alles wordt uit de kast gehaald om die keuken optimaal te laten functioneren. Een werkdag in één van Blaauws restaurants is een dag vol afwisseling, vol dynamiek. Dat gaat door tot half twaalf in de avond, met een ‘sluitdrankje’ en een terugblik van de chef en/of de sous-chef over de bestellingen en de omzet.

Die dynamiek wordt voortdurend gemonitord, zo wordt wekelijks besproken hoe het die afgelopen dagen is gegaan. Reviews van klanten worden nauwlettend in de gaten gehouden, vragen beantwoord. “Soms is dat best vermoeiend”, aldus Blaauw. “Bijvoorbeeld als een gast klaagt over oesters, omdat hij er – ondanks zijn bestelling – niet zo van houdt. Tsja…”

Creativiteit, inventiviteit?
Natuurlijk heeft ook de topkok te lijden onder de huidige crisis. Voor de bedrijfsvoering had en heeft Covid-19 grote gevolgen. Hoe ga je om me creativiteit, met inventiviteit als je op zondagmiddag hoort dat alle horeca diezelfde avond om zes uur op slot gaat? Eén van de RT-deelnemers stelde Blaauw die vraag.

Het antwoord: “Die middag vergeet ik nooit meer. Je ziet alles onder je voeten wegvallen. Met de vier mensen in ons MT zijn we samengekomen, we begonnen vrijwel meteen met take away maaltijden. Te snel, zo bleek, het werkte niet goed. Vervolgens zijn we anderhalve week dicht gegaan. We hebben een strategie met de chefs bepaald en verkochten daarna 15.000 maaltijden, dat ging wel goed. Maar het wordt, ook met de nieuwste maatregelen, steeds lastiger. Elke keer loop je achter de meute aan. Ja, je bent open. Maar is het misschien beter dicht te zijn?”

Vraag vanuit het toehorende finance gehoor: hoe voorkomt de topkok dat die dynamiek in de boardroom in deze tijden van crisis stokt, hoe dealt hij met een wellicht haperende supply chain? “Voortdurend kansen zoeken, maar wel met een business model. Het anders doen dan anders. Mensen kunnen nu een chefkok thuis krijgen, locatie pop ups voor dertig gasten. Blijven praten met je leveranciers, ook heel belangrijk. Maar het wordt wel lastiger je team te motiveren. ‘Die vis en die ossenhaas hadden drie weken na de lockdown toch van een andere kwaliteit’.”   

Personeel aan boord houden
In de boardroom van een restaurant is de executive chef de CEO, de sous-chef de CFO. En ondertussen is het zaak personeel aan boord te houden. “Met werkdagen van twaalf tot veertien uur, zoals vroeger, kom je nu niet weg. Jonge mensen hebben een ander spanningsveld. En ook al is dit een haantjeswereld; in de keuken een koekenpan naar iemands kop gooien, dat kan nu echt niet meer… Ook bij ons is er een belangrijke taak weggelegd voor HR. ‘Daar sta jij over twee jaar’. Soms moet je de boel opschudden, soms willen mensen op hun eigen plek blijven.”

Maar ook dat betekent dynamiek. Want, zo vraagt een RT-deelnemer, hoe stuurt Blaauw erop dat zijn team samen aan die kwaliteit blijft werken? “We kijken naar gedrag, ook hoe je je ná het werk opstelt. Drank en drugs spelen, net als in de rest van de maatschappij, soms een rol. We hebben een mental coach aangesteld. Dus bij drank- en drugsgebruik niet meteen automatisch ontslag, maar kijken hoe we kunnen helpen. Tot voor kort was het heel moeilijk te werven. Nu – door die crisis – krijgen we weer sollicitatiebrieven.”

Divers team
Op de vraag van moderator en community manager Michael van Asperen hoe divers zijn team is, antwoordt Ron Blaauw: “Heel divers, het gaat erom taak en rol goed uit te voeren. Ik ben een groot fan van Louis van Gaal. Hij beschermt zijn jongens, zoals wij dat in de keuken met ónze mensen ook doen. En als de wedstrijd begint, is er geen ruimte voor discussie.”

Tijd voor die andere aanwezige spreker tijdens deze RT ‘Dynamics in the Boardroom’. CIO Leo Brand van Royal Vopak vertelde over zijn missie bij de wereldwijd opererende tankterminal operator. Eerder werkte hij bij bedrijven als KLM en GE en zette hij zijn eigen consultancy op. Waarna in 2015 het 404 jaar oude Vopak volgde. “Technologie stond daar toen niet hoog op de agenda”, aldus Brand. “We hebben de Raad van Bestuur meegenomen op een reis, hen getoond wat er in allerlei andere sectoren gebeurde. Na drie dagen was de conclusie dat een andere aanpak veel waarde kon creëren.”

Toen het besef van de noodzaak tot veranderen eenmaal was ingedaald, ging het snel. Want waar Vopak vijf jaar geleden nog te afhankelijk was van ERP-oplossingen draait nu bijna de helft van de terminals op nieuwe platforms. “Oracle standaardisering, SaaS-oplossingen. Dat is nu bijna uitgerold. We robotiseren zoveel mogelijk”, legde de CIO van Vopak uit. “Want als die grote golf komt en je bent niet voorbereid, dan verdrink je. En als de RvC niet de juiste vragen stelt, heeft de RvB niet de juiste triggers. Wie nu niet met Internet Of Things bezig is, loopt straks grote risico’s.”

Grote silo’s, oude CEO’s
Eén van de aanwezige CFO’s stelde dat de top van zijn bedrijf altijd een beetje achter de feiten aan heeft gerend. “Grote silo’s, denken dat je onaantastbaar bent. Gevolg van vrij oude CEO’s, die niet boven op de laatste IT-ontwikkelingen zitten. De belangen in zo’n board richten zich niet vooral op IT.”

Een ander, werkzaam in een retail-organisatie: “Mensen in de board zijn groot geworden in de oude wijze van retail. Maar de technologie gaat nu zo snel, dat houden ze niet meer bij. De noodzaak van een CIO, die een andere taal spreekt dan de rest van de organisatie, is duidelijk.”

Bij Vopak werd dat goed aangepakt. Leo Brand: “Ik mocht de organisatie doorlichten, ik kreeg vertrouwen en liet zien dat ik tijdig kon leveren. Binnen veertien maanden hadden we de eerste terminal draaiend. Zaak is goed vooruit te denken over de strategie die je als onderneming wil volgen. Geloofwaardig zijn, uitvoeren wat je belooft en die waarde toevoegen. Bij Vopak zag de RvB die Case for Change, ze stonden ervoor open. De CFO speelde een heel cruciale rol om mee te gaan in de verandering. En ja, Vopak deed het goed. Wij konden het dak repareren terwijl de zon scheen.”

Geen IT-afkortingen
Om die Dynamics in the Boardroom draaiende te houden is het zaak begrip te kweken over de reis die je samen gaat maken, stelt CIO Leo Brand. “Ik heb een verhaal gehouden, zonder afkortingen te gebruiken, ik sprak twee uur per week over IT in het bedrijf. ‘Dit zijn onze digitale investeringen en die gaan dit jaar dit opleveren’.”

Niet alleen IT, ook Finance gooit er nogal eens vaktechnische termen tegen aan. Een CFO: “Ik probeer daarvan weg te blijven, mijn taalgebruik aan te passen. Om die brug te slaan. Want uiteindelijk gaat het om de impact van je boodschap.” Een ander: “Finance moet ook leuk zijn, dus een toespraak zonder cijfers te noemen? Ja!”

Leo Brand: “De functie van CFO houdt veel meer in dan alleen die cijfers. Voordeel van CIO zijn, is dat je met iedereen in de organisatie praat, dat is de lol van mijn vak. Ik treed buiten de piketpaaltjes.”

Precies als in de keuken
Nog enkele opmerkingen van de finance professionals die deelnamen aan deze RT: “Je moet als CFO ook kunnen stoppen met zaken, als je vermoedt dat je op een doodlopende weg zit.” En: “Help meedenkers in de dynamiek van de boardroom.” Een ander: “De CFO moet zich in de rol van zowel de CEO als de CIO kunnen verplaatsen. Dat maakt je een veel betere bestuurder, het is verrijkend om niet in je eigen silo te blijven!”

“Precies als in de keuken”, verwijst moderator Michael van Asperen naar de woorden die topkok Ron Blaauw eerder al uitsprak. “Maar dan niet met die koekenpan of dat pak melk gooien…”

De aanwezige Business Development Manager van Oracle, die deze Round Table mogelijk maakte, zei tot slot wat iedereen zo rond etenstijd dacht: “De digitale verandering bij Vopak, de dynamiek van de keuken… Het was een inspirerende RT. En ja, heel leuk, praten over eten. Maar het is vijf voor zes. Als het straks weer allemaal kan; die volgende Round Table graag bij Ron Blaauw!”