Hoe gaat u 2020 in en wat is uw gedroomde afsluiting?

De technologische ontwikkelingen gaan zeer snel en dit raakt uiteraard ook de financiële functie. Het verdergaand automatiseren van bedrijfsprocessen levert meer data op. En inzichten voor beslissingen kunnen met Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) steeds slimmer, beter en sneller worden verkregen.

Hopelijk op tijd 

Wat betekent dit voor u in 2020? Wordt het weer een jaar met een vast tijdsschema voor alle rapportages om terug te kijken? Waarin er nog steeds handmatig data worden verzameld, gevalideerd, gerapporteerd en gedistribueerd? En waarin het budgetproces in de tweede helft van het jaar wordt opgestart om hopelijk op tijd het budget voor het volgende jaar gereed te hebben?

En waarin tussendoor, ook vaak handmatig, ad-hoc informatie wordt opgeleverd om afwijkingen te analyseren, maatregelen uit te zetten voor verbetering en dit weer in een forecast terug te laten komen in de hoop dat de afwijkingen geen al te grote verrassingen opleveren? Als u zich hier comfortabel bij voelt, dan zou ik niks veranderen.

Oncomfortabel gevoel

Denkt u echter: we zitten er wel erg vaak naast en weten niet precies waardoor dit komt, we verliezen slagkracht en dat geeft mij een oncomfortabel gevoel. Dan is de vraag: hoe kunnen we het in 2020 anders doen?

Volgens een memo van McKinsey & Company uit 2018 zullen 4 digitale technologieën de financiële functie hervormen. Het betreft: robotiseren, visualiseren van data, geavanceerde analyse voor de financiële functie en geavanceerde analyse voor de ‘business’. Waarbij geavanceerde analyse betrekking heeft op AI en ML.

Om niet achter te blijven, dient de CFO deze hervorming op te pakken, stelt het memo. Wat het memo ook constateert is dat de meeste CFO’s onzeker zijn over de vraag waar en hoe te starten. En dat er wantrouwen is tegenover AI en ML als niet voldaan kan worden aan de criteria dat de informatie accuraat, relevant, traceerbaar en vooral transparant moet zijn. 

Nu al grote verbeteringen 

In mijn optiek is de financiële functie bij uitstek de ‘verhalenverteller’ in de organisatie. Het zit in het DNA om met betrouwbare data om te gaan en deze beschikbaar te stellen aan anderen ten behoeve van het performancemanagement opdat de ander hieraan de juiste acties kan koppelen. Met wat er al mogelijk is en de manier waarop zijn nu al grote verbeteringen te realiseren.

Hierbij is te denken aan het toepassen van algoritmes op gedetailleerde historische en forecast-data om kosten en omzet beter te voorspellen met automatische detectie van mogelijke uitzonderingen om de juiste conclusies te trekken. Zulke verbeteringen vinden dan bij voorkeur plaats in kleine stappen en niet via een grote revolutie, als ik de financiële mensen goed beluister. 

Er is zeer goede literatuur met methodieken en voorbeelden beschikbaar, die aanraadt om groot te denken met een duidelijk eindpunt voor ogen, en de plannen vervolgens in overzichtelijke stappen te realiseren. Maar hoe dit nu concreet aan te pakken?

Dream team  

Het beste advies wat ik kan geven is, zoek binnen de organisatie talenten bij elkaar – die met name een financiële, data-gedreven en IT-achtergrond hebben –  om een ‘dream team’ samen te stellen. Kijk hiervoor ook bij andere staffuncties zoals marketing en verkoop, als daar al ervaring is opgedaan met business-intelligence en data-analytics. Geef hen de ruimte (budget en tijd) om te experimenteren en te innoveren. 

Zorg er vervolgens voor dat zowel financiële als operationele data in een zogenaamde centrale data-hub worden opgeslagen en de zelfstandige exploratie van nieuwe onbekende inzichten door ieder die dit wil in de organisatie kan gaan beginnen.

Onderzoeksbureau Gartner spreekt over ‘the rise of citizen data scientists’ en dit is in feite de snelle groei van gebruikers in de organisatie die vanuit hun functie met steeds meer data werken om hieruit bepaalde inzichten te halen. 
 

Slagkracht en wendbaarheid 

Als u dit als CFO in werking stelt met gevalideerde data dan sluit u het jaar 2020 heel anders af en draagt u bij aan de slagkracht en de wendbaarheid van uw organisatie door grote zelfredzaamheid in de management-informatievoorziening.

In de volgende blogs zal ik op verschillende onderwerpen die hiervoor de revue hebben gepasseerd – mede aan de hand van concrete voorbeelden – dieper ingaan.

Drs. Marco van der Kooij is zelfstandig adviseur bij ForSight Consulting en al meer dan 25 jaar werkzaam op het gebied van enterprise performance-management en business-intelligence. Hij heeft zich met name toegelegd op het begeleiden van de financiële functie.