Hoe krijg je als CFO grip op je non-core spending?

Heb je als CFO alle bedrijfsuitgaven goed in beeld? Ook die van niet-kernactiviteiten? Slagen we erin om organisatiebreed het beste uit onze middelen te halen? Met name bij de ondersteunende diensten is het voor directies en managers een uitdaging om in control te blijven.

Meestal is daarvoor ‘gewoon’ te weinig tijd. Bovendien blijkt er vaak te weinig kennis en kunde beschikbaar. Op het Leadership in Finance Summit 2023 “Check your Assumptions at the door!” in Spant! vertelden Wim Vaessen en Rik Boots, twee experts van Expense Reduction Analysts (ERA), hoe hun Spend Analyse & Opportunity Assessment inzichten biedt om slim, effectief en duurzaam te besparen.

Aannames van de CFO

Want wat zijn de aannames van CFO’s rondom hun eigen spend management en de non-core kosten van de eigen organisatie? Belanden uitgaven zoals aan wagenpark, catering en energie meestal niet ergens onderaan de P&L? Boots houdt de CFO’s en andere Finance Leaders in de zaal verschillende brillen voor. Hoe kun je nu het rendement van je organisatie verbeteren? Kosten verlagen door de lens van de duurzaamheidsbril. Risks verminderen, zoals de beschikbaarheid van grondstoffen, of uitvallende leveranciers in de keten. Maar ook: procesverbetering in je inkoop.

Maar hoe zit het in de praktijk? De mannen van ERA nodigen de aanwezige CFO’s uit om in te loggen op een app waarop een aantal stellingen staan rondom hun eigen aannames. Hebben de Finance Leaders op dit moment voldoende tools in huis om inzicht te krijgen in hun eigen spend management? Heeft men voldoende zicht op de non-core uitgaven?
Slechts 50% beantwoordt de vragen met ja. Boots stelt voor om de vraag aan het einde van de sessie nog een keer te beantwoorden om te kijken of de assumpties van de CFO’s dan nog steeds hetzelfde zijn.

Lees ook op CFO.nl: Bas van Palenstein Helderman (CFO BCC): “De grote winst zit in processen.”

Valuable insights

Vaessen neemt het woord en vertelt over valuable insights, die een Spend Analyse & Opportunity Assessment van ERA kunnen bieden. Hij neemt de aanwezige CFO’s mee in een aantal stappen om grip te krijgen op data, beginnend bij de XAF Audit Files, het rubriceren van uitgaven per spending thema, per crediteur, per regio, of per divisie. Daarna vertelt Vaessen over de mogelijkheid van analyses op detailniveau die vervolgens door de thema-experts van ERA gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld rondom de vraag: waar kan een bedrijf van omvang x in regio x het beste terecht voor haar mobility-vraagstuk? Of meer algemene analyses: zijn er opvallende uitschieters? Welke grote crediteuren heeft een organisatie per thema? Waar binnen de organisatie zitten de nuggets als het gaat om spend reduction?

Uiteindelijk is het aan de CFO om zelf de keuzes te maken en de regie te nemen. Het commitment tot reductie van spend moet uiteindelijk uit de organisatie zelf komen. Wel kan ERA ondersteunen om op basis van haar expertise een aantal aannames te doen over waar kansen liggen, wat de gevraagde inspanning van het bedrijf zal worden – en hoelang het gaat duren voordat de gesuggereerde maatregelen ook geld gaan opleveren. Daarbij komt ook de vraag om de hoek waar je als CFO wel of geen invloed op kunt uitoefenen, bijvoorbeeld omdat inkoopmarkten anders in elkaar steken in de verschillende regio’s waar je organisatie actief is. Vaak zijn bedrijven ook gebonden aan inkoopcontracten waar ze niet direct onderuit kunnen.

Checking the assumptions

Dan is het tijd voor vragen uit de zaal: wanneer is een spend analyse & opportunity assessment waardevol? Volgens Boots vanaf 20 miljoen euro omzet. Een andere CFO wil weten hoe ERA in de analyses meeneemt dat niet iedere uitgegeven euro hetzelfde rendement oplevert? Dit soort vragen kunnen volgens Vaessen worden meegenomen in een nadere analyse van ERA-experts. Met alle ontwikkelingen op de arbeidsmarkt wil een CFO ook weten of personeelskosten meegenomen worden in een spend analyse. Dat blijkt ervan af te hangen: alleen externe inhuur wordt gerekend tot de non-core kosten.

Gevraagd naar de kosten van een spend analyse & opportunity assessment legt Vaessen uit dat er verschillende modules zijn, waarbij klanten soms een ‘succesfee’ betalen die niet hoeft te worden betaald als de voorspelde besparingen niet worden waargemaakt. Klanten van ERA bepalen overigens ook zelf welke voorgestelde besparingen men overneemt en welke niet.

Aan het einde van de masterclass van Vaessen en Boots is het tijd om te kijken of de assumpties van de CFO’s over hun inzicht in de eigen non-core spending nog steeds hetzelfde zijn als voor de sessie. De vragen die voor de presentatie werden gesteld, worden opnieuw beantwoord via de app. Hebben de Finance Leaders op dit moment voldoende tools in huis om inzicht te krijgen in hun eigen spend management? Heeft men voldoende zicht op de non-core uitgaven? Het percentage CFO’s dat meent het eigen spend management scherp op de korrel te hebben, is nagenoeg onveranderd gebleven: van 50% naar 51%. Maar één ding is zeker: de assumptie is na de ERA masterclass zeker gecheckt.