Facturen die niet matchen met de orders en ontvangsten, hoe ga je daarmee om? Controle houden lijkt de beste optie, alles moet kloppen, je wilt niet meer betalen dan afgesproken. Dus die factuur moet nagekeken worden door een medewerker.

Dat gaat vaak als volgt, je hebt een factuur die misschien afwijkt van de afspraken, want geen match. De medewerker duikt erin, moet de factuur vergelijken met de inkoopaanvraag die in het ERP-systeem staat, vergelijkt het vervolgens met de ontvangst en komt erachter dat de factuur inderdaad afwijkt. Op de PO stond de bezorgkosten niet vermeld, maar ja, die moet je wel betalen. Dus de factuur wordt alsnog goedgekeurd. Je weet in ieder geval zeker dat je er alles aan gedaan hebt om foutieve betalingen te voorkomen. Wat een geruststelling.

En toch gaat hier iets mis.

Niemand wil meer betalen dan nodig, maar het draait niet alleen om wat er op de factuur staat. Wat denk je van de kosten van het steeds maar weer uitzoeken waarom een factuur niet matcht? Die uitzonderingen uitzoeken en corrigeren kost ook gewoon geld, waarom wijkt het af, wat was de afspraak? Wat is de gewenste correctie, moet er een credit nota opgevraagd worden, of bij de volgende levering iets gecompenseerd worden?

Wegen de kosten van uitzoeken en corrigeren altijd op tegen de afwijking die je tegenkomt? Een afwijking van 1% van 100 euro is wel wat anders dan 1% van 10 miljoen.

Van factuurmanagement naar uitzonderingenmanagement
Hoe hou je de kosten van het factuurverwerkingproces nou zo laag mogelijk en zijn tegelijkertijd de processen zó ingericht dat het soepel en volgens afspraken met leveranciers verloopt? Hoe ga je van factuurmanagement naar uitzonderingenmanagement?

Het antwoord vind je in slimme matching, minimaal 3-way matching, en de juiste inrichting daarvan voor verschillende scenario’s gecombineerd met toleranties waar de organisatie mee kan leven en passend zijn op het soort facturen die je ontvangt.

Lees ook: Waarom de pakbon belangrijker is dan de factuur

Om tolerantie goed in te zetten, ga je eerst aan de slag met matching. En dat is veel meer dan automatisch een bestelling erbij zoeken om vervolgens dit door een medewerker te laten vergelijken. Idealiter heb je het zo ingericht dat als een factuur binnenkomt, de software automatisch controleert of er een bijbehorende PO is, en vervolgens of er bijbehorende ontvangsten bekend zijn. Minimaal beide zijn wenselijk voor een correct vergelijk en een geautomatiseerd proces. Komen de aantallen en bedragen overeen met wat afgesproken en geleverd is? Dan is er een positieve match en wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Niemand hoeft meer deze factuur te controleren, de PO is tenslotte al beoordeeld vóór bestellen.

Maar het ideale plaatje is, zoals zo vaak, een zeldzaamheid. Dus kennen we facturen die meerdere bestellingen ineens afrekent, of bestellingen die gespreid betaald worden en dus meerdere facturen oplevert. Of de factuur is al binnen, maar de goederen nog niet. Al deze scenario’s kun je slim verwerken, je hebt dan wél een aantal keuzes te maken, want hoe wil je dat de software daarmee omgaat?

Lee ook op CFO.nl: Zonder inzicht geen regie: waarom CFO’s nú moeten sturen op digitalisering van Finance en inkoop

Mag het ietsje toleranter?
Toleranties gaan hand in hand met matching. In elk scenario kan het nog steeds voorkomen dat de factuur iets afwijkt van wat er is afgesproken en/of geleverd. Met toleranties bepaal je welke afwijkingen je toelaat. Toelaten van kleine afwijkingen om meer facturen automatisch te matchen en minder facturen om door medewerkers uit te laten zoeken. Tijd is tenslotte geld, hadden we al geconcludeerd.

Net als bij matching kun je voor afwijkingen ook allerlei scenario’s bedenken waar je regels voor in kunt stellen. Bijvoorbeeld voorrijdkosten of bezorgkosten die niet op de PO staan maar wel betaald moeten worden. Of prijsafwijkingen omdat je bestelt in kilogrammen, maar de afrekening gaat in aantallen. Je bepaalt zelf wat de bandbreedtes zijn in percentages en/of absolute bedragen.

Zodra de automatische matching toeneemt, is er meer tijd om dieper te onderzoeken waarom die ene leverancier toch altijd een mismatch oplevert. Eenmaal in dit stadium ben je niet meer bezig met factuurmanagement, je hebt dan focus op uitzonderingenmanagement, het hoogste doel in onze ogen.

Laat je adviseren door de consultants die de software voor je inrichten en hun kennis en ervaring én hun technische kennis van de software meebrengen. En onthoudt dat tolerantie niet betekent dat je fouten accepteert, het betekent dat je bewust kiest waar je je tijd en aandacht op richt. En dat je processen zo inricht dat ze werken voor je organisatie en niet andersom.

Benieuwd hoe wij met behulp van Basware factuurverwerking slimmer en efficiënter maken?
Laten we het er eens over hebben.