Facturen die niet matchen met de orders en ontvangsten, hoe ga je daarmee om? Controle houden lijkt de beste optie, alles moet kloppen, je wilt niet meer betalen dan afgesproken. Dus die factuur moet nagekeken worden door een medewerker.

Dat gaat vaak als volgt, je hebt een factuur die misschien afwijkt van de afspraken, want geen match. De medewerker duikt erin, moet de factuur vergelijken met de inkoopaanvraag die in het ERP-systeem staat, vergelijkt het vervolgens met de ontvangst en komt erachter dat de factuur inderdaad afwijkt. Op de PO stond de bezorgkosten niet vermeld, maar ja, die moet je wel betalen. Dus de factuur wordt alsnog goedgekeurd. Je weet in ieder geval zeker dat je er alles aan gedaan hebt om foutieve betalingen te voorkomen. Wat een geruststelling.

En toch gaat hier iets mis.

Uitzoeken waarom een factuur niet matcht? Wat is de gewenste correctie? Moet er een credit nota opgevraagd worden, of bij de volgende levering iets gecompenseerd worden? Het kost allemaal geld.

Maar wegen de kosten van uitzoeken en corrigeren altijd op tegen de afwijking die je tegenkomt? Bij een afwijking van 1% op 10 miljoen wel. Maar bij 1% op 100 euro ook ?

Van factuurmanagement naar uitzonderingenmanagement
Hoe hou je de kosten van het factuurverwerkingproces zo laag mogelijk? En zijn de processen zó ingericht dat ze soepel verlopen en volgens de afspraken met leveranciers? Hoe ga je van factuurmanagement naar uitzonderingenmanagement?

Het antwoord vind je in slimme, 3-way matching, en de juiste inrichting daarvan voor verschillende scenario’s – gecombineerd met toleranties waar de organisatie die passend zijn voor het soort facturen dat je ontvangt.

Lees ook: Waarom de pakbon belangrijker is dan de factuur

Om tolerantie goed in te zetten, ga je eerst aan de slag met matching. En dat is veel meer dan automatisch een bestelling erbij zoeken om die vervolgens door een medewerker te laten vergelijken. Idealiter heb je het proces zo ingericht dat, zodra er een factuur binnenkomt, de software automatisch controleert of er een bijbehorende PO is – en vervolgens of er bijbehorende ontvangsten bekend zijn. Beiden zijn wenselijk voor een correct vergelijk en een geautomatiseerd proces. Komen de aantallen en bedragen overeen met wat afgesproken en geleverd is? Dan is er een positieve match en wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Niemand hoeft deze factuur meer te controleren, de PO is tenslotte al beoordeeld vóór bestellen.

Maar het ideale plaatje is, zoals zo vaak, een zeldzaamheid. Dus zijn er facturen die meerdere bestellingen ineens afrekenen. Bestellingen die gespreid betaald worden en dus meerdere facturen oplevert. Of de factuur is al binnen, maar de goederen nog niet. Al deze scenario’s kun je slim verwerken. Maar je hebt dan wél een aantal keuzes te maken. Hoe wil je dat je software daarmee omgaat?

Lee ook op CFO.nl: Zonder inzicht geen regie: waarom CFO’s nú moeten sturen op digitalisering van Finance en inkoop

Mag het ietsje toleranter?
Toleranties gaan hand in hand met matching. In elk scenario kan het nog steeds voorkomen dat de factuur iets afwijkt van wat er is afgesproken en/of geleverd. Met toleranties bepaal je welke afwijkingen je toelaat. Het toelaten van kleine afwijkingen om meer facturen automatisch te matchen en minder facturen om door medewerkers uit te laten zoeken is een optie. Tijd is tenslotte geld.

Net als bij matching kun je voor afwijkingen ook allerlei scenario’s bedenken waar je regels voor in kunt stellen. Bijvoorbeeld voorrijdkosten of bezorgkosten die niet op de PO staan maar wel betaald moeten worden. Of prijsafwijkingen omdat je bestelt in kilogrammen, maar de afrekening gaat in aantallen. Je bepaalt zelf wat de bandbreedtes zijn in percentages en/of absolute bedragen.

Zodra de automatische matching toeneemt, is er meer tijd om dieper te onderzoeken waarom die ene leverancier toch altijd een mismatch oplevert. Zo ben je niet meer bezig met factuurmanagement, je hebt dan focus op uitzonderingenmanagement.

Laat je adviseren door de consultants die de software voor je inrichten en hun kennis en ervaring én hun technische kennis van de software meebrengen. Tolerantie betekent dat je bewust kiest waar je je tijd en aandacht op richt. En dat je processen zo inricht dat ze werken voor je organisatie – en niet andersom.

Benieuwd hoe wij met behulp van Basware factuurverwerking slimmer en efficiënter maken?
Laten we het er eens over hebben.