Hoe bereiden we onszelf voor op verplichte e-facturatie?

Door: Joanna Dobrzyńska

Wereldwijd introduceren overheden de verplichting op e-facturatie als antwoord op de belastingkloof. Maar wat zijn de best practices voor ondernemers als voorbereiding op de nieuwe regelgeving?

In heel veel landen, en met name in Latijns-Amerika, introduceren overheden nieuwe regelgeving om e-facturatie te verplichten. Niet alleen in de publieke sector, maar ook – of eigenlijk vooral – in de private sectoren. Voor bedrijven kan het een uitdaging zijn om zich voor te bereiden op deze veranderingen.

De wereldwijde belastingkloof dichten met e-facturatienormen
In de verklaring van de Europese Commissie in 2021 werd de belastingkloof op ongeveer 134 miljard euro geraamd, alleen al in de Europese Unie. Een enorm bedrag ging verloren omdat er geen efficiënt systeem was waarmee overheidsambtenaren onjuistheden in de belastingheffing konden opsporen. Om de belastingkloof te dichten, willen steeds meer Europese regeringen in de voetsporen treden van landen die het clearance model al langer gebruiken (bv. in Latijns-Amerika). Chili was het eerste land dat e-facturatie verplicht maakte en deed dat al in 2001. Het doel was de controle van de overheid over de toeleveringsketens te vergroten en de kloof tussen de verwachte en de werkelijke inkomsten te verkleinen.

Italië, die het clearance model invoerde in 2019, is een Europese pionier op vlak van e-facturatie. Het Italiaanse e-facturatieplatform, Sistema di Interscambio (SDI), was een inspiratiebron voor landen, zoals Frankrijk en Polen, die op het punt staan om mee te stappen in de e-facturatierevolutie.

Het clearance model is de laatste jaren zo populair geworden dat het zonder twijfel een trend is die vele anderen nog zullen volgen om hun documentuitwisselingsprocessen te verbeteren.

Verplichte e-facturatie – de belangrijkste uitdagingen voor ondernemers
De implementatie van een nieuw e-facturatiesysteem houdt onder meer in dat bedrijven moeten werken met specifieke standaarden (zoals documentstructuren) en dat documenten a priori moeten worden geregistreerd op een overheidsplatform. Dat zorgt voor vele ondernemers voor kopzorgen. Het is vooral een uitdaging voor organisaties die wereldwijd actief zijn – met dochterondernemingen in verschillende delen van de wereld of met buitenlandse leveranciers als partner.

Verplichte elektronische facturatie houdt in grote lijnen in dat een factuur moet aangemaakt worden in een specifiek formaat, zoals XML, en dat een proces van tokengeneratie de geloofwaardigheid van de belastingbetaler helpt bevestigen. Elke regering in elk land introduceert eerst een testfase waarbij bedrijven vrijwillig e-facturen kunnen verzenden. Daarna stappen ze over op een verplichte fase, waarin het niet naleven van de regelgeving resulteert in een financiële sanctie. Hoe kan u dit voorkomen?

Topstrategieën voor het elektronisch verzenden van facturen
Of u nu een klein of middelgroot lokaal bedrijf bent of net een grote internationale organisatie, de eerste stap is steeds een audit van uw IT-ecosysteem. Al uw processen voor de uitwisseling van documenten moeten geanalyseerd worden, net als elke partij naar wie u facturen verzendt of van wie u facturen ontvangt. Dat kunnen uw klanten zijn, maar ook leveranciers en interne afdelingen zoals sales, boekhouding, enz. Als u de processen handmatig uitvoert, is digitaal overstappen op elektronische facturatie de beste manier om uw kosten te verlagen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Als u een ERP-systeem hebt, kan u ook uitzoeken of u het kan integreren met het nieuwe e-facturatieplatform (via API, SFTP/AS2 of Excel).

Wanneer u een provider kiest voor uw toekomstige e-facturatieplatform is het belangrijk om na te gaan of ze ervaring hebben met gelijkaardige projecten. U kan best samenwerken met een leverancier die technologisch geavanceerde oplossingen aanbiedt en die de volledige naleving van de e-facturatieregelgeving kan garanderen voor elk land waar u en uw partners actief zijn. Dat laatste is extra belangrijk aangezien het niet te voorspellen valt wanneer een land besluit over te schakelen op het clearance model.

Qua naleven van de regelgeving is het ook belangrijk dat u controleert of de oplossing e-facturatieformaten kan verwerken of, indien nodig, papieren documenten kan omzetten naar digitale formaten. Probeer ook uw huidige processen zo accuraat mogelijk te beschrijven aan de potentiële leveranciers zodat zij het nieuwe platform volledig kunnen afstemmen op de noden en verwachtingen van uw bedrijf.

De testfase – het eindexamen voor een e-facturatieplatform
De testfase zou het hoogtepunt moeten zijn, waar niet alleen het IT-team aan deelneemt, maar alle afdelingen die bij de verwerking van betalingen zijn betrokken. Zij zullen immers allemaal een nieuwe realiteit moeten omarmen. Het is de moeite waard om uw bedrijfsdoelstellingen en de juiste KPI’s vast te stellen. Zo zal u beter kunnen beoordelen of het proces de moeite waard is. Een goed geïmplementeerde oplossing moet de kosten per factuur verlagen, het aantal fouten verminderen en, uiteindelijk, middelen en tijd vrijmaken zodat u zich op andere delen van uw bedrijf kan richten. Als al die vakjes zijn afgevinkt, is uw bedrijf klaar voor de nieuwe regelgeving.

Meer lezen?
Ontdek hier alles over de recente en toekomstige regelgeving.

Over Joanna Dobrzyńska

Joanna Dobrzyńska begon haar avontuur bij Comarch op de productafdeling waar ze werkte als analist. Daarna werd ze productmanager voor de Master Data Management-oplossing. In haar huidige functie als business solution manager breidde ze haar expertise uit naar andere oplossingen uit Comarch’ suite voor gegevensuitwisseling (zoals EDI en e-facturatie). Ze staat rechtstreeks in contact met internationale klanten, voornamelijk binnen de retailsector en consumptiegoederen, waarbij ze advies geeft over het stap voor stap implementeren van een digitale transformatie. Ze begeleidt bedrijven ook bij het begrijpen van het ware potentieel van het gebruik van technologie voor intelligente procesautomatisering en verbeterde besluitvorming.

Over Comarch
Comarch is al meer dan 25 jaar een wereldwijde leverancier van geavanceerde, softwaregedefinieerde technologieën die bedrijven uit alle sectoren helpen om hun belangrijkste bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het uitgebreide portfolio van het bedrijf omvat zowel een e-Invoicingplatform, als systemen en diensten voor efficiënte data- en documentuitwisseling, zoals Master Data Management, Electronic Data Interchange en Online Distribution. Elk van de producten is volledig in overeenstemming met de meest recente lokale regelgeving en helpt ondernemingen om hun bedrijfsprestaties te verbeteren, een concurrentievoordeel te behalen en de operationele kosten te verlagen. De klanten van Comarch zijn onder meer topprofessionals uit verschillende sectoren: retail (METRO-NOM, Tesco, Carrefour) FMCG (BIC, Johnson & Johnson, L'Oréal, Unilever), farma (GlaxoSmithKline, Sanofi) en nog veel meer.