Hoe zorgt u ervoor dat alle inkopen die namens uw organisatie worden gedaan, compliant verlopen?

In elk onderdeel van het purchase to pay (P2P)-proces is compliance een cruciale factor die niet over het hoofd gezien mag worden. Dit begint aan de voorkant, bij het inkoopproces. Hoe zorgt u ervoor dat alle inkopen die namens uw organisatie worden gedaan, compliant verlopen? En op welke manier kan automatisering hierin een bijdrage leveren?

Compliance, ofwel naleving, in de zin van bedrijfsvoering, betekent het houden aan zowel wettelijke voorschriften als interne regels en ethische normen. Het niet naleven van deze voorschriften wordt aangeduid als non-compliance en kan aanzienlijke negatieve gevolgen met zich meebrengen, zoals imagoschade, hoge boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging.

Met wie gaat u in zee?

Het is van essentieel belang voor organisaties dat alle aspecten van het purchase to pay proces compliant zijn. Dit begint aan de inkoopzijde, bij het aangaan van aankooptransacties; de eerste stap omvat de selectie van een leverancier. "Naast know your customer, is know your supplier een cruciaal onderdeel van compliance," vertelt Annemarie van den Hout, Procurement Officer bij FMO. “Het is geen kwestie van ‘ik heb iets nodig en deze partij levert dat, dus we sluiten een contract af’. Nee, daar zijn spelregels voor. Je moet van tevoren goed nadenken over met wie je in zee gaat."

Grotendeels zijn deze spelregels voor het aangaan van leveranciersrelaties vastgelegd in de wet. Deze wettelijke voorschriften verschillen per branche. Vooral financiële instellingen, zoals FMO, worden bijvoorbeeld geconfronteerd met strenge wettelijke eisen op dit gebied. Daarnaast kan een organisatie zelf ook specifieke eisen stellen aan haar leveranciers. Dit kan variëren van leveranciers die dezelfde visie en duurzaamheidsdoelen delen tot leveranciers die gunstige inkoopvoorwaarden bieden.
Het inkoopproces wordt als compliant beschouwd wanneer aan alle eisen, zowel wettelijk als intern, wordt voldaan. Hierbij is de medewerking van alle personeelsleden van cruciaal belang. Het is namelijk erg gemakkelijk voor een medewerker om even snel naar de winkel te fietsen, als hij een kapot onderdeel wil aanschaffen of vervangen. Al lijkt dit onschuldig, is dit niet compliant. Deze winkel is niet van tevoren gescreend en goedgekeurd op de voorschriften die bepaald zijn door de organisatie.

Inkoopprocessen automatiseren maakt compliant

Mees Walhof, Manager Procurement bij de TU Delft, meldt: “Natuurlijk is volledige controle op de bestellingen die geplaatst worden bij verschillende leveranciers een utopie, maar er is een verschil tussen medewerkers complete keuzevrijheid geven en dit zo goed mogelijk reguleren. Het is belangrijk om het bestelproces te optimaliseren en voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Met andere woorden: geef ze niet een oceaan met duizenden vissen, maar een vijver met de vissen die je als organisatie zelf hebt uitgekozen.” Maak het inkoopproces dus zo gemakkelijk mogelijk voor uw medewerkers. Walhof vervolgt: “Ik merk dat de gebruiker een soort Bol.com-ervaring wil tijdens het zoeken naar producten: één grote database waarin je gemakkelijk kunt filteren.”

Automatisering zorgt ervoor dat het lastiger wordt om niet conform de gestelde procedures te handelen; de stappen zijn immers vooraf bepaald en de systemen zijn daarop afgestemd. Een toegankelijk en intuïtief inkoopplatform kan in deze situatie het gewenste resultaat bieden. Het stelt uw werknemers in staat op de juiste wijze producten te bestellen. Ze hebben de mogelijkheid om hun aankopen te doen bij de zorgvuldig geselecteerde 'preferred suppliers' van uw organisatie, die zonder twijfel voldoen aan alle vereisten.

Automatisering van het gehele inkoopproces

Ook bij het bestelproces kan automatisering een bijdrage leveren aan compliance. Bijvoorbeeld, als is vastgesteld dat de budgethouder voor een inkooporder akkoord dient te geven, dan staat het geautomatiseerde systeem het niet toe dat de inkooporder verder gaat voordat deze daadwerkelijk is goedgekeurd door de budgethouder. Hierdoor is er ingebouwde naleving van de regels. Medewerkers zijn dus automatisch in overeenstemming met de regels, omdat afwijking niet mogelijk is. Er wordt dan gesproken van ´compliance by design´.
Een gebruiksvriendelijk inkoopplatform dat naadloos integreert met de werkwijze die medewerkers prettig vinden, is aantrekkelijk om daadwerkelijk gebruik van te maken. Hierdoor wordt het gehele inkoopproces compliant en efficiënt.

Omdat het volledige inkooptraject is geautomatiseerd met vooraf bepaalde procedures, worden alle inkooporders en facturen correct uitgevoerd. Hierdoor zijn er geen onverifieerbare facturen, geen werknemers die de regels niet opvolgen, en zijn onverwachte situaties voor de financiële afdeling geëlimineerd.