Hristo Borisov (CEO Payhawk): “Verdere digitalisering is onmisbare schakel in financiële transformatie.”

Het is niet meer nodig om als CFO en financiële afdeling veel tijd kwijt te zijn met het controleren van bonnetjes, het verwerken van declaraties en het afsluiten van de maandcijfers en soortgelijke operationele zaken. Met een tool als Payhawk kan die tijd tot een minimum worden beperkt en kan de CFO beter invulling geven aan de strategische rol waar hij optimaal waarde kan toevoegen. “Een verdere verschuiving in die richting is hard nodig”, zegt Hristo Borisov, CEO en mede-oprichter van Payhawk.

De rol van de CFO en de financiële afdeling is in de afgelopen decennia sterk veranderd. Was hij ooit vooral een eenvoudige ‘bean counter’ die de administratie op orde moest houden, de laatste jaren wordt hij in toenemende mate geacht om ook toegevoegde waarde in de vorm van informatie en beleidsondersteuning te leveren. Zijn rol is steeds breder geworden; tegenwoordig moet hij een volwaardige ‘business partner’ van de CEO en andere bestuurders zijn en moet hij steeds vaker als strategisch onderlegde leider optreden, zowel binnen als buiten zijn eigen afdeling.  Die ontwikkeling zal de komende jaren doorzetten. Voorwaarde is wel dat CFO’s een verdere digitalisering van de financiële functie weten te bewerkstelligen.

Zijn ze niet zo langzamerhand uitgedigitaliseerd? Nee, zegt Hristo Borisov, CEO en mede-oprichter van Payhawk, een bedrijf dat een uitgavenbeheerplatform aanbiedt met kantoren over de hele wereld, waaronder Nederland. “Bedrijven hebben altijd veel innovaties doorgevoerd om producten en productieprocessen te vernieuwen of om de marketing- en verkoopafdeling beter te laten presteren. Maar de financiële afdeling is altijd een ondergeschoven kind gebleven. Er is nog veel ruimte voor verdere digitale innovatie om de financiële transformatie verder te brengen. Zeker voor CFO’s die hun bedrijven willen opschalen: zij streven naar een kleinere, maar meer strategische financiële afdeling die profiteert van een verdere digitalisering.”

Ultramoderne betaalkaarten, integreerbare software

Binnen die verdere digitalisering van de financiële afdeling kan Payhawk een aanzienlijke rol spelen, op dit moment bovenal door de digitalisering van uitgavenbeheer mogelijk te maken, een onmisbare schakel in de financiële transformatie. Payhawk biedt een platform voor het beheer van zakelijke uitgaven. Nog altijd is dat voor veel bedrijven een bron van frustratie, met medewerkers die kosten moeten voorschieten, finance teams die eindeloos bonnetjes najagen en handmatig controleren en managers die worstelen met real-time inzicht in budgetten. Dit gedoe behoort met Payhawk tot het verleden. Belangrijkste onderdelen van het Payhawk-platform zijn o.a. betaalkaarten, factuurbeheer en -betalingen en het bijhouden van uitgaven in real-time.

Wat de kaarten betreft: dit zijn een soort ultramoderne debit- of credit cards. Bedrijven beschikken over ultieme controle en kunnen van tevoren bijvoorbeeld specifieke limieten instellen per kaart, uitgaven beperken op basis van land of regio, en bepaalde leveranciers blokkeren of toestaan. De limiet kan ook worden afgestemd op de functie van medewerkers en zelfs worden gekoppeld aan teambudgetten. Het grote nadeel van traditionele credit cards – pas achteraf, als al allerlei betalingen met de kaart zijn verricht – wordt zo dus ondervangen, terwijl de werklast van het financeteam omlaag gaat. Dat blijkt: “We zien dat klanten vijf tot zes keer meer kaarten gebruiken dan ze gewend waren met traditionele bankkaarten”, zegt Borisov.

De software van Payhawk kan worden gekoppeld met allerlei ERP- en boekhoudprogramma’s van leveranciers zoals Exact, Afas en Microsoft Dynamics, wat gebruikers veel administratieve rompslomp scheelt, zonder lange interne goedkeuringsprocessen en zonder dat uitgaven en bonnetjes handmatig hoeven te worden ‘gematcht’.

Voordelen voor medewerkers en financiële afdeling

Voor medewerkers betekent Payhawk vooral het einde van gedoe met declaraties. Ze hoeven geen eigen geld meer voor te schieten en kunnen binnen vooraf gestelde kaders vrijuit zakelijke uitgaven doen. Als extra budget nodig is, kan dit eenvoudig worden aangevraagd en goedgekeurd.

De financiële afdeling profiteert ook. Het automatiseren van het volledige inkoopproces, van aanvraag tot betaling, levert kostenbesparingen op. De mogelijkheid om facturen te verwerken en te betalen binnen hetzelfde systeem draagt verder bij aan de efficiency. De impact is meetbaar: snellere maandafsluitingen en minder fouten. Payhawk gaat prat op gemiddeld 33% minder handmatig werk en 100% real-time reconciliatie. En behalve een enorme tijdsbesparing, biedt het platform ook meer inzicht in uitgaven – Payhawk maakt het zelfs mogelijk om de CO2-uitstoot te monitoren. En meer inzicht in allerlei uitgaven betekent ook meer grip op de uitgaven.

Verdere toepassing AI

Het platform van Payhawk maakt gebruik van OCR-technologie die data uit facturen en bonnen in meer dan 60 verschillende talen automatisch kan verwerken en categoriseren. Een eerste, krachtige toepassing van AI binnen het Payhawk-platform.

Payhawks ambities reiken echter verder. Het bedrijf ziet vooral mogelijkheden in het automatiseren van routinematige communicatie. “Een groot deel van de tijd van financial controllers gaat op aan het najagen van bonnetjes en het verduidelijken van uitgaven via Slack of Teams”, zegt Borisov. “Dit is precies het soort communicatie dat we kunnen automatiseren met conversational AI.” Niet om mensen overbodig te maken, daarvoor zijn de Large Language Models (nog) onnauwkeurig. “Terwijl betalen en boekhouden exacte wetenschappen zijn. AI kan geweldig zijn om je 98% of 95% van het antwoord te geven, maar hier heb je 100% nodig. En alles moet precies kloppen tot op de laatste cent.” Dus zal menselijk toezicht belangrijk blijven.

Maar AI kan het mensen wel makkelijker maken, denkt Borisov. Hij noemt twee hoofdgebieden waarop Payhawk nu met productontwikkeling bezig is.

In de eerste plaats zal het platform straks automatisch ontbrekende bonnetjes kunnen opvragen en vragen kunnen stellen over onduidelijke uitgaven. “Als er bijvoorbeeld een factuur is ingediend met onjuiste informatie, kan AI automatisch om verduidelijking vragen”, licht Borisov toe. “Dit bespaart finance teams veel tijd die ze nu kwijt zijn aan het handmatig nabellen en mailen.”

Ook bij inkoopprocessen ziet Payhawk mogelijkheden voor AI. “Medewerkers die aankopen willen doen, leveranciers die goedkeuring nodig hebben – al deze communicatie kan worden gefaciliteerd door conversational AI”, aldus Borisov. “Het systeem kan automatisch de juiste goedkeuringen regelen en betrokkenen op de hoogte houden.”

Verder vernieuwing

Het zijn niet de enige vernieuwingen die Payhawk doorvoert. Het bedrijf biedt bijvoorbeeld ook steeds meer mogelijkheden op het gebied van real-time budgetbeheer. Gebruikers kunnen al enige tijd ‘in real time’ inzicht krijgen in uitgaven. Sinds kort kunnen ze ook forecasts uit Excel uploaden naar Payhawk. “Zodat bedrijven dan in real-time – desnoods per kostenplaats – kunnen zien in hoeverre ze afwijken van hun budget en tijdig te kunnen ingrijpen als bepaalde afdelingen of projecten hun budget dreigen te overschrijden.”

De behoefte aan de oplossingen die Payhawk aanbiedt zijn enorm, constateert Borisov. De grenzen van de groei zijn voor het bedrijf – opgericht in 2018, en sinds jaar en dag de enige Bulgaarse ‘unicorn’ – nog altijd niet in zicht: “Vooral in landen als Duitsland en Spanje, waar de digitalisering nog niet zo ver is doorgedrongen, zien we nog vele mogelijkheden.”

Maar ook daarbuiten, in sterk gedigitaliseerde landen als Nederland is het potentieel aanzienlijk. In de afgelopen jaren heeft Payhawk hier al ruim 500 bedrijven weten te winnen als klant, maar waarom zouden er niet veel meer volgen? Het aanbod van Payhawk wordt steeds aantrekkelijker: “Wij ontwikkelen ons tot een strategisch operating system waarin klanten al hun financiële processen kunnen beheren”, zegt Borisov. “Het gaat steeds minder alleen om uitgavenbeheer en steeds meer om het faciliteren van de hele financiële transformatie.”