“In tijden van inflatie en recessie wordt het voorspellen van kasstromen zeker uitdagender voor CFO’s.”

Het debiteurenproces wordt vaak beschouwd als een weinig opwindend aspect van financiën. Sommige bedrijven maken er echter een spel van. Ze stellen betalingen zo lang mogelijk uit. Vooral in sectoren zoals retail, waarin wordt gestreefd naar lage voorraden, zijn geschillen over betaling en betalingstermijnen van 180 dagen niet ongebruikelijk.

In een interview met Martijn ten Kate, Senior Sales Director Europe bij Billtrust, praten we over de recessie die op ons afkomt, automatisering van debieteurenbeheer en de kansen bedreigingen van AI.

De inflatie en recessie in 2024 zullen van cash forecasting een prominent agendapunt maken voor CFO's. Kunnen we dit zien als zowel een uitdaging als een kans?

"In tijden van inflatie, recessie en economische volatiliteit wordt het voorspellen van kasstromen zeker uitdagender voor CFO’s. Vertraagde betalingen kunnen deze onzekerheid verergeren. Dit biedt wel een kans voor om technologische oplossingen te benutten voor efficiënt debiteurenbeheer. Geautomatiseerde facturering, digitale betaalplatforms en analysetools kunnen processen stroomlijnen, vertragingen verminderen en de algehele efficiëntie verbeteren."

Hoe maak je als CFO tijdige betaling van facturen een prettige ervaring voor klanten, mogelijk zelfs een onderdeel van een onderscheidende klantreis?

"CFO's kunnen geweldige klantervaringen creëren door te zorgen voor duidelijke en transparante facturering, gepersonaliseerde communicatie en door flexibele betaalopties aan te bieden, zoals online betalingen en vroege betalingsprikkels."

Helpen tijdige betalingen ook de financiële gezondheid van klanten, en doe je hen een dienst door hen op dit gebied te helpen? Hoe kun je klanten hierbij ondersteunen?

"Ja. Door zorg te dragen voor tijdige betalingen draag je als CFO bij aan gezonde financiële processen bij je klant, waardoor deze verplichtingen effectiever kan beheren."

Met de juiste tools kan ook de rol van incassoteams veranderen: van agressieve achtervolgers naar klantvriendelijke public relations. Hoe organiseer je deze transformatie?

"Ga uit van vijf stappen die je moet doorlopen. 1) Initieer een cultuurverandering binnen het incassoteam door te benadrukken dat een klantgerichte aanpak centraal staat – en train daarin. 2) Maak gebruik van klantportals en geautomatiseerde communicatiesystemen om klanten op de hoogte te houden van hun schuldstatus, betalingsmogelijkheden en beschikbare middelen voor financiële bijstand. 3) Bied flexibele betalingsregelingen op maat aan, afgestemd op de financiële situatie van elke klant. 4) Communiceer proactief met je klanten en train ze. 5) Implementeer een doorlopende feedbackcyclus waar klanten input kunnen geven over hun ervaringen met de nieuwe werkwijze."

Welke toegevoegde waarde brengt het werken met een geïntegreerd debiteurenplatform voor je eigen financiële organisatie en je klanten?

"Onze klanten krijgen een volledig overzicht van de activiteiten van klanten in hun volledige debiteurenproces. We bieden een AI gestuurd, geïntegreerde platform van debiteurenoplossingen, en kunnen daarmee dynamische realtime analyses bieden, waarmee je als CFO intelligente en kosteneffectieve beslissingen kunt nemen."

Bedrijven verouderen qua personeelsbestand en hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. Debiteurenbeheer is geen glamoureuze professie. Hoe maak je het als CFO toch aantrekkelijk met de juiste tools – en houdt je talent binnen de organisatie?

"Benadruk de maatschappelijke impact van het werk in debiteurenbeheer, bevorder een samenwerkingsgerichte en inclusieve cultuur en geef prioriteit aan het welzijn van werknemers. Biedt flexibele werkregelingen in en stel programma's in om talent te motiveren en te behouden. Dat kan door te investeren in geavanceerde technologie en automatisering waarmee talent geavanceerde analyses kan maken."

 Je kunt niet alles automatiseren in ERP en SAP. Hoe kunnen AI en ML de volgende stap zijn voor organisaties?

"Voor bedrijven die willen beginnen met AI, is het belangrijk om eerst bekende problemen en laaghangend fruit aan te pakken. Onmiddellijke winst met AI-toepassingen is te behalen in klantenondersteuning, verkoop, marketing en anomaliedetectie in betalingen."

Lees ook op CFO.nl: Bart Brouwer (CFO Dolmans): "Onze business is lastig te voorspellen. Toch zie je data-pieken die je kunt duiden als recurring by nature."

Waar moet je op letten als CFO als je aan de slag wil met AI?

"Het kan een grote stap zijn om mensen aan boord te krijgen met AI. Bedrijven moeten tijd en moeite investeren in het uitleggen van de voordelen, hoe dingen werken en waarop te letten qua risico's. Dit omvat het opzetten van trainingssessies, workshops en het verstrekken van middelen om financiële teams te helpen begrijpen hoe AI hun leven gemakkelijker kan maken en het bedrijf als geheel kan helpen."

Wat zijn de valkuilen? Kan AI en ML verkeerd worden gebruikt of niet optimaal worden geïmplementeerd?

"Naarmate generatieve AI dieper doordringt in het betalingslandschap, tekenen zich een reeks potentiële uitdagingen af: zorgen over veiligheid, dilemma's over rechtvaardigheid en de dringende behoefte om ervoor te zorgen dat de AI de regels volgt. Samenwerking tussen overheden en technologie om duidelijke richtlijnen te ontwikkelen is een goed idee. Vandaag wordt er in het Europees parlement gestemd over de AI wet. Dat is heel belangrijk. Richtlijnen fungeren als de vangrails die AI op het juiste spoor houdt. Maar naarmate generatieve AI evolueert, zal regelgeving moeten worden bijgewerkt en de regels zullen zich moeten aanpassen aan het veranderende technologische landschap. De truc is om die juiste balans te vinden waar innovatie gedijt, maar niet ten koste gaat van veiligheid, rechtvaardigheid of ethische overwegingen. Door duidelijke regels vast te stellen en bij te werken, banen we de weg voor een soepelere, betrouwbaardere reis naar de toekomst van op AI gebaseerde betalingen."