Indirecte belastingen: Te hoge risico’s, weinig controle

Voor Richard Cornelisse, redacteur van Global Indirect Tax Management, de hoogste tijd daarop te acteren: ‘Voor een multinational gaat het al snel over een bedrag van meer dan vijf miljard Euro aan indirecte belastingen die door de boeken stroomt. Toch zijn volgens big4 surveys de controlemechanismes op deze cijfers nog steeds ontoereikend. Niet alleen kan dat bij een fout in de boeken een aanzienlijke naheffing en hoge boete opleveren, bij zulke bedragen kan het killing zijn voor de reputatie van een beursgenoteerd bedrijf.’  Uit ondermeer de global bench mark study on VAT / GST 2013 van KPMG onder multinationals (klanten en relaties) blijken de meesten daarvan nog geen effectieve VAT/GST management te hebben ontwikkeld. De studie legt letterlijk uit dat er een zeer lange weg te gaan is voordat de middelen, processen en technologie-strategieën zullen zijn ingebed en verantwoordelijkheden zijn ingesteld om de wereldwijde VAT/GST uitdagingen adequaat te beheersen. Zelfs de meer geavanceerde bedrijven blijken in deze tijd, waarin er veel veranderd, gewoon stil te staan, terwijl andere steeds verder achterop raken. Is het niet raar dat de indirecte belastingen nog steeds niet hoog op de agenda staan van de Head of Tax en de CFO? Cornelisse: ‘Inderdaad. Niet alleen zie je internationaal een stijgende lijn in de bedragen die omgaan in de indirecte belastingsfeer, uit deze surveys volgt ook dat de belastingdienst, door innovaties op het gebied van technologie, steeds beter haar controletaak kan uitvoeren. De kans dat de belastingdienst in de nabije toekomst met naheffingsaanslagen en boetes zal komen, omdat er fouten worden geconstateerd in de indirecte belastingen, neemt dan ook met de dag toe.’ Toch zie je dat er nauwelijks op gereageerd wordt bij grote bedrijven. Cornelisse: ‘Enerzijds is dat wel te begrijpen. Door de structuur van verslaglegging en controle bij organisaties zie je dat hoe er met indirecte belasting omgesprongen wordt vaak heel anders is dan bij directe belastingen. De Head of Tax is verantwoordelijk voor alle belastingen binnen het bedrijf, maar je ziet dat met name wordt gekeken naar directe belastingen. De Indirect Tax Functie rapporteert veelal aan hem en de Head of Tax rapporteert weer aan de CFO. Dat is een van de reden dat nauwelijks KPIs worden vastgesteld voor VAT/GST en de CFO veelal uitsluitend kijkt naar direct belastingen waar het gaat om belastingrisico’s. Deze CFO heeft veel op zijn bordje en krijgt via rapportagelijnen dus niet goed door dat indirecte belastingen risicovol zijn dan wel adequaat worden beheerst.’ Doorbreken van silostructuurMaar wordt de CFO door zijn accountant dan niet gewezen op de grote risico van onvoldoende controle op de indirecte belasting? Cornelisse: Dat is inderdaad vreemd aangezien ik aanneem dat de resultaten van benchmark-studies door de belastingadviseurs niet alleen met hun eigen klanten maar juist binnen de eigen organisatie worden gedeeld, waaronder de collega’s op gebied van accountancy. In dat kader mag van een geïntegreerde dienstverlener en oogpunt van kwaliteit worden verwacht dat jaarlijks een standpunt wordt ingenomen over materialiteit en dus noodzaak van verder onderzoek tijdens de jaarrekeningcontrole.’  ‘Het is echter opvallend te zien’, vervolgt Cornelisse dat de belastingadviestak van de Big4 in hun surveys op gebied van indirect tax melding maken van de stijgende risico’s van naheffing, boetes en reputatieschade, doordat risico’s groter worden en KPI’s en controles op indirecte belastingen ontbreken, maar dat die wetenschap nauwelijks wordt meegenomen in de controle van de jaarcijfers. De CFO gaat ervan uit dat alle kennis die is opgedaan binnen de muren van de grote accountancy- en belastingadvieskantoren gedeeld wordt, maar het risico hier is dat de focus van de belastingadviseurs  voornamelijk ligt op het bedienen van de eigen klantenkring en minder op het versterken van een andere dienstverlening binnen de eigen organisatie. Focus op eigen expertise is enerzijds goed, maar kan leiden tot beperkte informatieoverdracht.’ Ligt hier niet een rol voor de accountant? Cornelisse: ‘Het is vanuit de accountant op zich begrijpelijk dat de accountantskantoren de kennis die aanwezig is bij hun eigen belastingadviestak niet altijd inzetten  bij de controle van de jaarcijfers. De belastingadviestak werkt hoofdzakelijk op eigen klanten, waarmee persoonlijke KPIs zoals omzet moet worden gerealiseerd en hebben hiervoor een eigen tariefstructuur. De accountants werken in hun concurrentieslag met scherpe tarieven waarbij dure interne uren voor controle op indirecte belastingen maar beperkt worden opgevoerd. Het kost heel veel geld om interne kennis in te huren en dat is er niet altijd in economische moeilijke tijden. Toch ligt hier wel een verantwoordelijkheid, zeker als het gaat om reputatieschade.’Als de feiten zeggen dat er meer controle, meer KPI’s moeten zijn op de controle van de indirecte belastingen, waarom doet de CFO dat dan niet? Cornelisse: ‘Belangrijkste reden is dat de CFO heel veel aan zijn hoofd heeft. Indirecte belastingen hebben geen prioriteit. Door de economische omstandigheden moeten er keuzes worden gemaakt over budgetten voor interne controle. En omdat indirecte belasting van oudsher minder aandacht krijgt, zullen ze dat in tijden van crisis ook niet ineens meer krijgen. De inzet van mankracht van dure fiscale kennis blijft daardoor vaak beperkt tot de controle van directe belastingen.’Surveys zijn alarmerendAls de risico’s werkelijk zo hoog zijn dan zal het toch meer aandacht moeten krijgen van de CFO? Cornelisse: ‘Precies om die reden ben ik gestart met het Global Indirect Tax Management initiatief. Onbekend is het probleem zeker niet binnen de multinationals, alleen wordt de informatie te weinig gedeeld. De Indirect Tax Functie hoef je niet te vertellen dat ze te weinig mankracht en te weinig budget krijgen om hun taak optimaal uit te voeren, maar zij weten vaak niet hoe ze dit kunnen veranderen en hoe ze het op de agenda van de CFO kunnen krijgen. De surveys van de Big4 zijn duidelijk: het gaat om buitengewoon veel geld waar geen deugdelijke controle op is, maar omdat er geen KPI’s voor ontwikkeld zijn blijven de risico’s voor de CFO buiten zijn gezichtsveld. Een van de tools die het Global Indirect Tax Management initiatief aanreikt zijn manieren om een betere bewustzijn te realiseren. Hierbij moet tevens rekening worden gehouden dat directe belastingen en indirecte belastingen op een andere manier werken. De Head of Tax zou meer betrokken moeten zijn met de Indirect Tax Functie. De Head of Tax haalt zijn informatie vooral bij corporate finance en minder binnen de organisatie. Het is juist hier waar de indirecte belastingen worden geadministreerd en dus moet opereren. Vaak is dus voor de Head of Tax niet dagelijks zichtbaar hoe kwetsbaar de controle is op indirecte belastingen. Als de Head of Tax en de Indirect Tax Functie weten hoe ze beter kunnen samenwerken zullen ze dat ook beter voor het voetlicht kunnen krijgen bij de CFO.’ Door organisatie zelf gedragenHoe kan het veranderen? Cornelisse: ‘Essentieel is dat veranderingen vanuit de organisatie zelf plaatsvinden. Een adviseur kan het nog zo vaak zeggen, als het niet doorvoelt wordt binnen de organisatie, bij de mensen die er werkelijk mee moeten werken, zal er niets veranderen. Dat begint ermee dat de mensen binnen de organisatie zich bewust worden over de bedragen waarover het hier gaat en de risico’s als het fout gaat. Big4 surveys laten unaniem zien dat het al snel gaat over een bedrag van vijf miljard euro dat te maken heeft met indirecte belas-ting. Benchmarkstudies laten steeds hetzelfde beeld zien: te weinig controle, te weinig KPI’s en als hier een fout wordt gemaakt bij de controle gaat het al heel snel over heel veel geld. Een vergissing van één procent kan het verschil zijn tussen winst of verlies bij een multinational. Kom daar maar eens mee aan bij je aandeelhouders.’De oorzaak is dat zowel van binnenuit  de organisatie- dus via de Indirect Tax Functie, de Head of Tax en de internal audit – als van buitenaf – dus vanuit de accountant – onvoldoende signalen bij de CFO komen om aan indirecte belastingen meer prioriteit te geven. Cornelisse: ‘Dat klopt. En eigenlijk moet er een impasse worden doorbroken. De interne en externe stakeholders zijn allemaal schakels in het proces en als er een niet meewerkt komt er van verandering weinig terecht. Essentieel lijkt me dat ook de eigen accountants de surveys lezen, risico’s onderkennen en ook bespreken met de CFO. De beste uitkomst zou zijn als indirect tax standaard via audit wordt gecontroleerd of dat een standpunt wordt ingenomen dat juist niet te doen. Indien controle noodzakelijk is, dan zullen alle methodes en tools die door de eigen belastingafdeling zijn ontwikkeld, dienen te worden ingezet om kwaliteit te borgen. Dit beïnvloedt van buitenaf de CFO en kan top down verandering realiseren en leiden tot nieuwe instructies voor internal audit en Head of Tax. Hierdoor kan de Indirect Tax Functie het gereedschap (mandaat, resources, budget, etc) krijgen om haar taken op een goede wijze te kunnen uitoefenen.