Single Source of Truth

Stel je een multinational voor met verschillende werkmaatschappijen en enkele tientallen ERP-systemen, waarvan sommige al aardig op leeftijd. En stel je nu voor dat je de CFO van deze organisatie bent en wilt sturen op actuele, real-time inzichten. Eenvoudig? Niet als iedereen op zijn eigen gegevens blijft zitten. 

Ik loop al meer dan 20 jaar mee in de wereld van bedrijfssoftware. En al die jaren verkondig ik de voordelen van de Single Source of Truth. Want dát is wat je met een goed ERP-systeem creëert: één enkele versie van de (financiële) waarheid die de hele organisatie helpt om efficiënt en slagvaardig te opereren. 

Deze boodschap heeft de IT-industrie de afgelopen decennia goed over weten te brengen. Zo goed zelfs dat we de wet van de remmende voorsprong nu praktijk zien worden. Sommige ERP-systemen die we tegenkomen bij onze klanten, zijn zomaar tien tot twintig jaar oud. Hoe geavanceerd deze systemen bij aanschaf ook waren, nu kunnen ze behoorlijk in de weg staan van de groei en ontwikkeling van een organisatie. Ook op financieel gebied.   

Muren 
Ik geef je een voorbeeld. Recent sprak ik een relatief nieuwe CFO van een multinational. Hij was nog niet zo lang geleden gestart met zijn nieuwe job en kwam er al snel achter dat hij tegen allerlei zichtbare en onzichtbare muren aanliep. Hij miste het real-time inzicht in de hele operatie dat hij nodig had om zijn werk goed te kunnen doen, de operatie te optimaliseren en overtollige vetlagen weg te snijden. De reden: oude systemen. (Waarvan sommige uit onze eigen stal, zeg ik er direct bij.)  

De organisatie waarvoor hij de financieel verantwoordelijke was, bestond uit meerdere bedrijven die in de jaren voor zijn komst overgenomen waren. Dat resulteerde in een systeemlandschap dat typerend is voor veel fusie-organisaties: een groot aantal ERP-systemen die op hun beurt allemaal weer omringd worden door een woud van aanpalende systemen voor HR, logistiek, finance, treasury, CRM, noem maar op.  Het resultaat zijn data-eilanden. Elk data-eiland is daarmee ook een klein koninkrijkje.

Een handvol systemen
Er liep al een programma van meerdere jaren om het aantal systemen terug te brengen tot een handvol. Het terugbrengen van het aantal systemen, of het overgaan op een ander systeem, brengt een hoop risico’s en en heel veel werk met zich mee. Ik hoor het je denken. De CFO bewees dat het gelukkig ook anders kan. 

Het ingezette ERP rationalisatieprogramma duurde de CFO namelijk veel te lang. Hij wilde eigenlijk niet langer wachten. Hij had behoefte aan inzicht. Hij wilde efficiënter kunnen werken. En met reden. Bij iedere afsluiting had hij een groot aantal controllers nodig om alle gegevens uit die bijna Gordiaanse knoop van systemen te halen en te consolideren. Met die mensen zat hij ook een beetje in zijn maag. Want hoewel al die finance professionals het tegen het einde van de maand ontzettend druk hadden, was er de rest van de periode beduidend minder werk te verzetten. Dat moest toch anders kunnen?  

Een cultuur van informatie delen
Wij zijn met die CFO en zijn mensen om tafel gaan zitten. Om te luisteren. Om mee te denken over manieren om te versnellen en de benodigde inzichten te creëren. Op basis van onze diepgaande kennis van deze organisatie én onze kennis van vele andere bedrijven formuleerden wij een Vision Paper. De strekking van ons advies: integreer álle afzonderlijke financiële systemen en zorg voor één centrale versie van de financiële waarheid. Dankzij deze finance transformatie beschikt de CFO precies over real-time inzichten die hij nodig heeft en verkort de doorlooptijd van zijn periodieke afsluitingen bijna exponentieel. Hij zou probleemloos elke week of zelfs iedere dag z’n P&L kunnen bepalen, mocht hij dat willen. Daarnaast wordt het voor deze organisatie veel eenvoudiger om financiële processen uit de afzonderlijke bedrijven in lijn te brengen met de corporate processen. Je creëert immers een cultuur waarin het niet langer interessant is om je eigen koninkrijk te runnen, maar een cultuur waarin iedereen informatie deelt, een cultuur waarin je met elkaar naar de centraal beschikbare informatie kijkt. Het is geen eenvoudige systeemwissel, maar een finance transformatie die tegelijk met de systeemconsolidatie plaats kan vinden. Ondanks de te verwachten complexiteit schreef de business case voor dit project zichzelf. 

Finance versnelt digitale transformatie 
Door de gemaakte keuzes krijgt de organisatie letterlijk een platform om te versnellen. Soms versnellen IT-beslissingen de finance-processen. Het is interessant om te zien dat het andersom ook werkt: omdat de afdeling finance wat wil (inzicht, overzicht, dashboards), wordt daardoor de digitale roadmap van het hele bedrijf versneld. Één enkele centrale versie van de financiële waarheid maakt niet alleen een einde aan data-eilanden en koninkrijkjes. Het vormt bovendien een perfecte basis voor verdere innovaties op basis van technologieën zoals machine learning, robotic process automation en predictive analytics. Deze disruptieve, intelligente technologieën veranderen de manier waarop finance professionals werken én ze verhogen de toegevoegde waarde van de afdeling finance. Ze stimuleren procesverbeteringen en -vereenvoudiging. En ze zorgen bovendien dat finance professionals hun tijd niet langer verdoen met het samenvoegen en opschonen van complexe, foutgevoelige spreadsheets want zelfs de meest complexe closing cycles worden soepel en gestroomlijnd afgewikkeld. Dat levert focus en nieuwe kansen op. Denk eens aan alle tijdwinst die er te boeken valt. De CFO van de multinational die ik sprak, kan zijn hele team met finance professionals veel efficiënter in gaan zetten. Samen met zijn collega’s kan hij zich volledig toe gaan leggen op het leveren van strategische meerwaarde die concreet bijdraagt aan de overall performance van de organisatie. 

De conclusie is wat mij betreft vooral dat één centrale versie van de financiële waarheid een einde maakt aan data-eilanden en koninkrijkjes, en kan zorgen voor een snellere digitale transformatie. Nog belangrijker vind ik de conclusie dat leveranciers op een goed moment partners en zelfs trusted advisors kunnen worden die met je meedenken en jouw organisatie naar een hoger plan kunnen brengen.

Rinse Tamsma is Managing Director bij SAP Nederland en vanuit zijn functie spreekt hij veelvuldig met organisaties over hun digitale transformatie en journey naar een Intelligent Enterprise.