Is BYOD de ijsberg van onzinkbare ondernemingen?

Door Jarno van Hurne

Medewerkers gebruiken hun smartphone tegenwoordig voor werkzaamheden die veel verder gaan dan het alleen maar bellen van contactpersonen. Een paar jaar geleden was dat vooral nog websurfen, maar tegenwoordig is het een tweede natuur geworden om gebruik te maken van communicatietools in de public cloud of back-up en archiefdiensten zoals Dropbox. Mobiel computergebruik is een manier van leven. Dankzij de functionaliteit van smartphones en 4G hebben we ons ontwikkeld van het gebruik van Whatsapp en e-commerce tot het dagelijks managen van zelfs zeer bedrijfsspecifieke processen.

En deze ontwikkeling vertoont een stijgende lijn. Gartner ziet 2016 als ‘the start of the post-mobile era’. Een tijdperk waarin iedereen altijd ‘aan’ staat. Nooit ver verwijderd van de benodigde mobiele computerkracht om bijna iedere taak aan te kunnen. Jupiter Research denkt dat eind 2018 maar liefst 1 miljard mobiele apparaten worden gebruikt binnen de zakelijke BYOD-omgeving. Iets wat gestimuleerd wordt door een toename in het aanbod van grote spelers als IBM, Apple en HP.

De ontwikkeling in wearable-technologie draagt daar ook aan bij, doordat het nog meer variatie biedt in devices voor dagelijks gebruik. Zo kunnen consultants hun GPS- smartwatch al gebruiken om te registreren dat ze op locatie zijn om zo de urenteller te activeren. Samen met de niet meer te stuiten opmars van ‘the Internet of Things’, wordt bijna ieder elektronisch apparaat binnenkort relevant voor het verzamelen en delen van interessante gegevens.

Deze nieuwe cultuur biedt grote voordelen voor bedrijven en hun medewerkers. Maar het brengt ook een groot risico met zich mee. Managers die nieuwe manieren zoeken om datacollectie optimaal te benutten, zien zich voor een dilemma gesteld. Door de toename van devices en platformen, en dus het aantal toegangspunten, des lastiger het is om security te garanderen.

Deze strijd om alles onder controle te houden wordt steeds zwaarder. Daarnaast hebben managementteams ook nog eens te maken met een snel veranderende houding ten opzichte van IT binnen hun organisaties. Technologische vooruitgang leidt tot apps die fundamenteel anders zijn ontworpen dan het geval was bij traditionele PC-software. Mobiel computergebruik zorgt ervoor dat onze verwachtingen met betrekking tot service en support veranderen. Medewerkers verwachten van hun bedrijfssoftware hetzelfde als wat ze van Google gewend zijn. Het moet snel zijn, en het moet simpel zijn.

Gezien al deze uitdagingen, hoe moet het TO DO-lijstje van de IT-afdeling er dan uitzien? Hoe kunnen ze zorgen voor gebruiksgemak en toegang tot alle relevante informatie? En hoe kunnen ze daarbij ook nog eens de controle houden over alle ‘end point devices’?

Simpel gezegd: de gebruikerservaring wordt een cruciale factor voor het succes of het falen. Alleen als medewerkers het gevoel hebben dat ze goed worden bediend, zullen ze het laten om risicovolle activiteiten buiten het controlegebied om te ondernemen. Gebruiksgemak is dus topprioriteit. En dat houdt wellicht ook in dat er maatwerkapplicaties gecreëerd worden.

De kern van de zaak is dat medewerkers enthousiast moeten raken om te werken in gestandaardiseerde systemen. Dat maakt de beveiliging gemakkelijker en het vergroot de productiviteit. Daarnaast is het zo veel eenvoudiger om projectactiviteiten en andere taken vast te leggen en te volgen. Business intelligence wordt daardoor completer, en dat ondersteunt een doeltreffende besluitvorming op alle niveaus. De ideale situatie is dat een medewerker alleen maar een internetconnectie nodig heeft om op het systeem te komen. Via een standaard applicatie, en via een device naar keuze. Op die manier kan ‘anytime, anyplace’-werken veilig worden toegepast en optimaal worden benut.

Het vinden en implementeren van de juiste technologie is echter slechts het begin. Bedrijven moeten zich committeren aan eenvoud als ze dit goed aan willen pakken. Alle werkprocessen moeten onder de loep genomen worden. Alles wat geautomatiseerd kan worden, moet ook geautomatiseerd worden. Alles wat niet geautomatiseerd kan worden, moet rigoureus gestroomlijnd worden. Hoe minder handmatige taken nodig zijn, hoe eenvoudiger de applicaties kunnen zijn.

Als het updaten van bedrijfsinformatie een complexe taak blijft voor medewerkers, blijven bepaalde activiteiten ook buiten het controlegebied om lopen. Ze kiezen dan hun eigen tools om hun werk zo simpel mogelijk gedaan te krijgen. In een dergelijke omgeving is het letterlijk onmogelijk om goed zicht te houden op alle lokale drives, cloud-drives, USB’s en allerlei applicaties die niet voldoen aan het beveiligingsbeleid, maar wel tegen het ERP-systeem aan draaien. Deze IT-lappendeken kan nu eenmaal niet goed genoeg beschermd worden. Ook is het zeer inefficiënt en onnauwkeurig als het gaat om het verzamelen en analyseren van informatie.

Het is het cruciaal dat bedrijven eerst zo snel mogelijk hun processen op orde brengen. Corporate IT-afdelingen moeten er daarna voor zorgen dat het gehele scala aan bedrijfssoftware gemakkelijk te gebruiken is. Vanaf elk willekeurig apparaat. Met security als prioriteit. Voordat BYOD de ijsberg blijkt die ondernemingen in de achilleshiel kan treffen.

Wanneer er nog geen eenvoudige mobiele toegang is tot belangrijke processen, moet die investering de hoogste prioriteit krijgen. Dat is de enige manier om ervoor te zorgen dat er een realistische kans is dat medewerkers best practices volgen in het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Als dat ontbreekt, is het onmogelijk om de toegang tot het systeem goed onder controle te houden en om ongewenst gebruik te voorkomen.

Jarno van Hurne is Director of Product Marketing van Exact Business Solutions 

Onno Krap, CFO Exact, zal tijdens de CFO Day op 1 juni de impact van disruptie in een ronde tafel sessie verder toelichten.