Jaarcongres Public Finance 2012: Weerstand in tijden van economische krimp en onzekerheid

Bekijk hier de foto’s van het Jaarcongres Public Finance 2012.Op het Landgoed de Horst in Driebergen vindt om half tien de aftrap plaats van het congres dat geheel in het teken staat van het thema De Weerbare Organisatie. ‘Een organisatie kan financieel sterk zijn, maar niet wendbaar genoeg om aansluiting op de behoeften en eisen te houden’, begint dagvoorzitterJohn Bijl. ‘Een organisatie kan watervlug zijn, maar zonder financiële weerstand zeer kwetsbaar zijn. Juist daarom zal de Public CFO het financiële incasseringsvermogen van de organisatie willen bewaken en tegelijkertijd de wendbaarheid en snelheid van de organisatie versterken.’ Melle Eijckelhoff (directeur Alex van Groningen) licht het idee achter de Public Finance Community toe. ‘Waarom Public Finance? Omdat dit een ontzettend belangrijke groep professionals is. Zij hebben de uitdagende taak het publieke geld zo goed mogelijk te besteden. Ook raken publiek en privaat elkaar steeds vaker in samenwerkingen. Bij Alex van Groningen hebben we de ambitie om komend jaar vaak bij elkaar te komen met deze community. Onderscheidend van deze congressen en bijeenkomsten is dat er naast kennisuitwisseling veel ruimte is voor persoonlijke gesprekken. Dat heeft ook alles te maken met de open houding van de deelnemers. Ik hoop dan ook dat iedere deelnemer vandaag weer bereid is zijn eigen verhaal te doen, maar daar heb ik alle vertrouwen in.’ Positieve instellingDe eerste plenaire spreker is de ieder welbekende Willem Vermeend (bijzonder hoogleraar Economics and E-Business, Maastricht School of Management). Nederland is het meest chagrijnige land ter wereld, is zijn stelling. Dat is de reden dat het niet goed gaat. ‘In 2010 waren we de derde economie van de Eurozone’, aldus Vermeend. ‘Nu in 2012 zitten we in de achterhoede. Qua groei gaat het slecht. Hoe komt dat? Hier zijn een aantal redenen voor aan te wijzen.’  ‘Allereerst de wereldeconomie’, vervolgt de oud-staatssecretaris van Financiën. ‘Als de export hapert, gaat het slecht in Nederland. Nederland is op het gebied van export nog heel afhankelijk van de Eurozone en ik hoef u niet uit te leggen hoe die er momenteel voor staat. Duitsland heeft al veel meer de slag naar opkomende markten gemaakt en daar gaat het economisch een stuk beter. Twee andere factoren die bijdragen aan de lage economische groei zijn consumentenbestedingen – die doen nu niks – en overheidsbestedingen – die liggen totaal op hun gat.’ De overheid gaat 16 miljard bezuinigen, en de economie gaat hier onder lijden, stelt Vermeend. Dit baart de wereld zorgen. Gaan de bezuinigingen niet te ver? China en Amerika klagen, want die hebben ook veel last van de Europese besparingszucht. Vermeend: ‘De Amerikaanse visie is compleet anders. Die vinden een hoge staatschuld geen probleem. De Amerikaanse visie is: jullie hebben straks geen economie, maar wel de overheidsfinanciën op orde. Wij hebben straks een bloeiende economie en een enorme staatsschuld. Wat heb je liever?’ Vermeend besluit zijn betoog met wat praktische ideeën voor de publieke financials. ‘We hebben een geweldig pensioenstelsel, we hebben geweldige koopkracht, we zijn een van de meest welvarende landen ter wereld. Toch zijn we in de achterhoede geraakt. Wat moeten jullie doen? Gemeenten moeten niet meer in hokjes denken en geïntegreerd gaan werken. Zet publiek-private samenwerkingen op. Op het gebied van internet lopen we enorm achter in de wereld. We moeten overal zorgen voor supersnel internet. Neem ook minstens twee toptalenten van de internetgeneratie aan. Die denken anders en zijn vrolijker. Tot slot, ga niet zitten somberen. Plak een bordje op je deur; ‘weg met de somberheid’. Dan stoppen mensen alleen maar over de crisis te praten. Jullie hebben geen geld, dus zullen jullie creativiteit optimaal moeten aanboren. Ga lekker aan de slag en ga vooral niet zitten afwachten.’ Shared Service CentersNa het inspirerende betoog van Vermeend begeven de deelnemers zich naar subsessies die allen in het teken staan van De Weerbare Organisatie. Bijvoorbeeld de sessie van Raet en PostNL over Shared Service Centers. Ton de Bie (Manager HR Operations) bij PostNL vertelt gepassioneerd over de grote uitdagingen waarmee zijn organisatie het laatste decennium te kampen heeft gehad. ‘Onze markt is enorm gekrompen en we willen toch goede mensen aantrekken. Om in de spirit van Vermeend te blijven; we moeten positief blijven. Het glas mag niet half leeg zijn.’ Om een flinke efficiencyslag te maken, heeft PostNL een Shared Service Center (SSC) opgezet voor Finance en HR. ‘Ik wil graag de lessons learned van dit project delen. De weg van geleidelijkheid noem ik het. De stappen naar het SSC zijn centraliseren, uniformeren & standaardiseren, herstructureren en digitaliseren. Hier doorheen loopt continue verbetering.’ Het SSC heeft voor Finance geleidelijk (vanaf 2003) een besparing van 215 (270 naar 55) FTE opgeleverd en voor HR 204 (309 naar 105) FTE. ‘Om een perspectief te bieden aan mensen die zijn gebleven, zijn we ook nieuwe diensten gaan ontwikkelen, waaronder creditmanagement.’  De lessons learned:- Je hebt support nodig van de board. – lift then shift (concentreren). – Voer zelf regie op je ICT.- Koester added value activiteiten (anders gaat organisatie op een gegeven moment outsourcen).- Hands-on en veranderingsgezind management. Ken je business!- Continue ontwikkeling van shared sevices.- Continue bijdrage aan doelstellingen PostNL. – Klanttevredenheid is managen verwachtingen, aantoonbare kwaliteit (meten) en communicatie, communicatie, communicatie.- Spanningseld tussen flexibiliteit en efficiency. – Ketengedachte cruciaal voor veranderingen en draagvlak over de hele HR keten en lijn. – Balans tussen afstand en nabijheid klanten (bijvoorbeeld. HR Front Office). ICT Risico’s bij de overheidIn een andere parallelsessie vragen Bert Kersten en Marcel Creemers, beide hoogleraar aan Nijenrode, aan publieke CFO’s hoe kwetsbaar ze zijn op ICT-gebied. ‘Ik wil u vragen met hackersogen naar uw organisatie te kijken’, begint Creemers. ‘Hackers hebben de gewoonte in een systeem te komen zonder dat de beheerder dit door heeft. Als dat gebeurt laat je in feite aan je klanten zien dat je niet in control bent.’####Creemers geeft een voorbeeld van een ICT-risico. ‘Medewerkers van DSM vonden een keer USB sticks – met het DSM-logo erop – op de parkeerplaats. Als ze die in hun pc hadden gestoken was er kwaadaardige malware verspreidt in het bedrijfssysteem. Gelukkig hebben ze de sticks afgegeven bij hun ICT-afdeling en die vonden het verdacht. De kwetsbaarheid van ICT zit vaak in menselijk gedrag.’ De CFO heeft de verantwoordelijkheid de ICT-risico’s van zijn/haar organisatie in kaart te brengen, stelt Kersten. ‘Ik sprak laatst de CIO van een verzekeraar. Die had alle risico’s in kaart gebracht en vroeg zijn CFO om 1 FTE om deze risico’s af te dekken. Hij had het hele verhaal goed onderbouwd. Zijn CFO zei toen: ‘nee, het kan voor de helft van de kosten.’ Dit is helaas geen op zichzelf staand voorbeeld.’  Kersten en Creemers zijn beide afkomstig uit de bankensector waar in de jaren 60 de eerste ICT in gebruik werd genomen; de grote IBM systemen die hele kamers in beslag namen. ‘Banken en bedrijven zijn vervolgens gaan stapelen met ICT’, zegt Kersten. ‘In feite draaien ze nog steeds om hun oude systemen. Dit heeft complexiteitskosten tot gevolg, die de CFO op zijn bord krijgt. In Nederland gaat 85 procent van het ICT-budget naar onderhoud en slechts 15 procent naar nieuwe applicaties. Mijn advies is om de oude rommel op te ruimen en de complexiteit te reduceren. Uit onderzoek blijkt dat slechts 3 procent van de managementinformatie daadwerkelijk voor sturing wordt gebruikt. Hier valt dus veel op te ruimen. Waar wil je over 5 jaar staan? Dat is de leidende vraag van de CFO. Waar wil je staan en wat is de rol van ICT?’ Wanneer het gaat over ICT-risico’s, komt de cloud ook vaak ter sprake. Ook tijdens deze sessie is dat het geval. De aanwezige CFO’s zijn benieuwd naar de expertvisie van Creemers en Kersten op dit vlak. ‘De cloud kan wel eens veiliger zijn dan eigen beheer’, stelt Creemers, ‘want een gespecialiseerde partij kan beter beschermingsmuren opleggen dan jijzelf. Een ander nadeel van de cloud vinden bestuurders dat de Amerikaanse overheid in je data kan kijken. Dat kunnen ze inderdaad, maar de vraag is hoe reëel dat is. Alleen als je business of klanten hebt die ze interessant vinden, zullen ze dit doen. Bij sommige cloud-providers kun je overigens eisen dat je data Europa niet verlaat.’Een wendbare gemeente AmsterdamNa nog een rondje parallelsessies komen de publieke bestuurders weer bijeen in de plenaire zaal voor de afsluiting van de dag. Het woord is aan Vincent van Woerkom, CFO van de Gemeente Amsterdam. Het onderwerp is wederom  weerbaarheid. ‘De Noord-Zuid-lijn is zoals jullie weten een prijzig project geworden’, aldus Van Woerkom, ‘maar er gaan wel vele generaties profijt van hebben. De gemeente Amsterdam heeft visionaire bestuurders nodig die met lef besluiten durven nemen. De vraag is over hoeveel generaties we de lasten uit durven smeren.’ Hoe vergroot de gemeente Amsterdam haar weerbaarheid, is de centrale vraag. ‘We hebben stresstesten gedaan. Wat als een ramp zich voordoet, zoals Enschede? Je kunt hier geld voor reserveren, maar we zijn er niet om op een pot dood geld te gaan zitten. We zijn kritisch naar onze balans gaan kijken en hebben nagedacht over nieuwe spelregels voor het financiële beheer. Aan bepaalde assets hebben we bijvoorbeeld niets als een crisis uitbreekt, omdat we ze niet kunnen cashen. Als we de Arena op de balans hebben, wat kunnen we daarmee in een crisissituatie?’ Van Woerkom heeft ook middels een zeer uigebreide scenarioanalyse bijgedragen aan verbeterde weerbaarheid. ‘We hebben middels vier scenario’s ontwikkelingsrichtingen opgesteld voor de gemeentelijke rolopvatting en sturing in tijden van economische krimp en onzekerheid. Hierin hebben we vervolgens een strategische agenda gekoppeld en het geheel aan onze board gepresenteerd. We zitten nu hier met ons beleid, maar voorzien dat dit de toekomstige rol van de gemeente is. Hoe gaan we die beweging maken van A naar B? Een heel nuttige exercitie voor het vergroten van je weerbaarheid.’ Geboeid en voorzien van de nodige tips en tricks bevinden de publieke financials zich naar de afsluitende borrel. 2013 wordt een zwaar jaar, maar de stemming onder de community is zeer positief te noemen. Is hun mindset veranderd? ‘Wel enigszins’, zegt een deelnemende CFO. ‘Als je weerbaarder wilt zijn, moet je je afvragen waarom je dingen doet. Levert het een bijdrage? Ben je geen rigiditeit aan het creëren, terwijl je wendbaar wil zijn? Dus behalve niet somber zijn moet je je dagelijks afvragen: waarom?’