Tekst: Erwin Schoonderbeek (CCO en mede-eigenaar Enrise)

IT-projecten staan bekend als lastig te begroten. Niet alleen de technische oplossing bepaalt de prijs. Ook factoren als interne besluitvorming, een veranderende scope, of een toch niet zo inzichtelijk systeemlandschap, zorgen vaak voor onverwachte extra kosten. Als CFO ben je verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van je bedrijf, en vaak ook voor het vrijspelen en bijhouden van projectbudgetten. Maar je weet ook hoe snel een project kan ontsporen – en hoe moeilijk het is om van tevoren een realistische begroting neer te zetten.

Wat gebeurt er meestal?
Er wordt een briefing geschreven, deze gaat naar meerdere leveranciers en iedereen maakt een voorstel en prijsinschatting. Als opdrachtgever krijg je verschillende offertes terug, die nauwelijks met elkaar te vergelijken zijn.

De interpretaties van de briefing zijn anders, de aanpak verschilt per leverancier en de prijzen lopen soms mijlenver uiteen. Uiteindelijk wordt vaak degene die het dichtst bij de gewenste begroting zit gekozen. Maar of dat ook de beste oplossing is?

Bepaalt de sales pitch het budget?
Het gaat er niet alleen om dat je een IT-project op veel verschillende manieren kunt uitvoeren. Wat veel belangrijker is: wie maakt de inschatting – en met welk doel? Is het een onderdeel van een offerte, of is het onderdeel van een (onafhankelijk) advies?

Het is daarom raadzaam om samen met een technisch partner de inschatting te zien als een constructief begin van een project – en niet als het verlengde van een sales pitch.
Veel bureaus zien het afgeven van inschattingen als een wedstrijd waarin er van de gunstigste scenario’s wordt uitgegaan. Het is als ‘leek’ ontzettend lastig de inhoud van deze inschattingen te doorgronden.

Lees ook op CFO.nl: Expeditie CFO – Arlette Geluk (CFO bij Biotope): “Mijn rol is zorgen dat we als finance team en als bedrijf de juiste ‘gear’ bij ons hebben.”

Je kan als opdrachtgever dus beter heel goed kijken naar de oplossing die wordt geboden en hoe reëel deze lijkt. Maar ook: hoe goed begrijpt het bureau jullie business. Voel je dat men met je meedenkt? Of krijg je het idee dat men enkel probeert om een nieuwe opdracht te scoren?

Het is logisch dat je een IT-project wilt starten met een fixed budget. Maar zorg er wel voor dat je samen met je technisch partner een realistische scope bepaalt.

Of zet de scope vast en laat je helpen om daar een realistisch budget bij te bepalen. Het doel moet zijn om er samen een succesvol project van te maken. Het kan dan ook zo zijn dat je moet concluderen dat niet alle ingrediënten aanwezig zijn. Maar dat hoor je liever vooraf, dan halverwege het project in een lastig gesprek.

Draai het eens om: begin bij je budget
Dus wat als je het eens anders doet? Stel: je deelt niet alleen de uitdaging waar je voor staat (soms al concreet in een briefing), maar ook het budget dat je beschikbaar hebt. Dat klinkt misschien spannend – “ze maken het toch gewoon op?” – maar in de praktijk levert het veel meer waarde op.

Door je budget te delen kan jouw technisch partner direct meedenken over wat er maximaal haalbaar is binnen jouw financiële kaders. Het daagt een team uit om creatief en doelgericht oplossingen te ontwikkelen die passen bij de investering die jij voor ogen hebt.

Waarom dit werkt voor CFO’s?

●  Realistisch begroten: geen appels met peren vergelijken, maar een eerlijke inschatting van wat haalbaar is.
●  Betere controle: je investeert doelgericht in plaats van op basis van de laagste off erte.
●  Maximale waarde: de leverancier zoekt de best mogelijke oplossing binnen jouw budget.

Het vraagt misschien wat lef om je budget op tafel te leggen, maar het levert transparantie, efficiëntie en betere resultaten op. In plaats van de goedkoopste offerte, koop je zekerheid en grip op je investering.

Gun je IT-project een ‘Discovery Phase’
Vrijwel elk project zou moeten beginnen met het inzichtelijk maken van de huidige situatie, de gewenste situatie en de gewenste (technische) oplossing en fasering die daar het beste bij past.

Je kan dit maar beter zo vroeg mogelijk in het project grondig aanpakken. Zo voorkom je onaangename verrassingen later in je project. Het zorgt er ook voor dat intern alle neuzen dezelfde kant op staan en iedereen goed geïnformeerd is over de keuzes die gemaakt zijn. Deze eerste fase heet een ‘Discovery Phase’. Hiermee voorkom je dat dure aannames later in het project de verkeerde bleken te zijn.

Is jouw afdeling ook al bezig met budgetten voor het nieuwe jaar of het definiëren van het eerstvolgende IT-project? Bij Enrise helpen we je graag met het maken van een zo realistisch mogelijk budget.

Lees ook op CFO.nl: Ronald van den Berg (CFO van EQOM Group): “Je kunt een bedreiging alleen omzetten in een kans als je fundamenten op orde zijn.”

Leadership in Finance Summit | Expeditie CFO

De wereld verandert. Onvoorspelbaar. Complex. Vol risico’s én kansen. Juist nu vraagt leiderschap méér dan alleen cijfers. Het vraagt visie. Lef. Kompas. Tijdens 𝗘𝘅𝗽𝗲𝗱𝗶𝘁𝗶𝗲 𝗖𝗙𝗢 gaat een selecte groep CFO’s het avontuur aan door een landschap vol onzekerheid. Geen standaard conferentie,  een dag vol reflectie, strategische verdieping en inspiratie.

Reserveer jouw ticket