‘Groot, groter, grootsts. Daar regeren de algoritmes’

Cevinio, voorheen InvoiceBlox, stelt multinationals in staat met korte implementatietrajecten invoice-to-pay-processen tot vijf keer efficiënter in te richten. Onderdeel van het versnellen van de internationale groei is een nieuwe huisstijl en de naamswijziging naar Cevinio. 

Voormalig finance director Jeroen Volk is CEO van het bedrijf dat is gevestigd in Rotterdam en Barcelona. Trots en vol enthousiasme vertelt hij over de plannen van zijn onderneming. “Facturering is geen heel sexy onderwerp, maar er wordt nog volop over gepraat. 15 jaar geleden hebben we een eerste poging gedaan om met slimme algoritmes het factureringsproces makkelijker te maken. Na jarenlang bouwen werkte het systeem goed, uitstekend zelfs. Maar het was een black box. Niemand wist hoe het algoritme het deed.”

Zo’n zeven jaar geleden begonnen Volk en zijn partners opnieuw en inmiddels hebben ze een goed werkend systeem ontwikkeld waarmee het mogelijk is touchless facturen te verwerken. “We zijn inmiddels bij de derde generatie algoritmes en we weten precies waarom de algoritmes doen wat zij doen”, aldus Volk. “Zo is het ooit bedoeld: zichzelf ontwikkelende algoritmes die bedrijven flink wat werk uit handen nemen.”

Wet van de grote aantallen
De missie van Cevinio is bedrijven helpen om hun factureringsproces efficiënter te maken, te zorgen voor betere compliance en kostenbesparing te realiseren. “Hier valt nog veel te winnen op de finance afdeling”, zegt Volk. “Neem e-factureren. Daar is de markt voor financiële software al 20 jaar mee bezig en het werkt nog steeds niet. Wij ondersteunen zo’n 650 UBL-standaarden, dus voorlopig gaat het ook niet werken. Dat is op zich logisch. Iedere industrie heeft zijn nukken.”

En dus zitten bedrijven nog altijd vast aan tussenoplossingen, zoals scan en herken-systemen. “Je moet de factuur dan ook weer beetpakken in SAP of Oracle”, aldus de ondernemer achter Cevinio. ”Wij hebben nu een oplossing gebouwd die end-to-end alles heeft. Ons algoritme begrijpt de logica van het purchase-to-pay proces heel goed. En daarom kunnen we de factuur in één touch behandelen.” 

Maakt dat echt zo’n groot verschil of je de factuur één of twee keer aanraakt? Volgens Volk wel wanneer je over grote volumes, vanaf 500.000 facturen, praat. Dan levert het enorme winst op. Tot wel vijf keer efficiënter. En bij een half miljoen facturen levert dat weer een flinke kostenbesparing op. “Het is bij ons groot, groter, grootsts. Daar regeren de algoritmes”, aldus Volk.

AI-ondernemer Jeroen Volk: "Hebreeuws, Chinees of Koreaans? Maakt een machine echt niet uit hoor."

“Het is niet makkelijk geweest dit te realiseren”, vervolgt de AI-ondernemer. “want multinationals zitten met hun shared service centers in lagelonenlanden. Daar worden tegen zeer lage kosten enorme hoeveelheden facturen verwerkt. Dus er is een flink snellere verwerking nodig om interessant te zijn voor CFO’s. Dat is ons nu gelukt”, glimlacht de voormalige financial. “SAP en Oracle-gebruikers willen liever geen losse oplossingen voor deelprocessen, maar gezien de te behalen winst haken ze toch aan.”

Check, check, dubbel check
Compliance is een andere pijn bij CFO’s waar Cervinio zich op richt. Bijvoorbeeld het risico op BTW-fraude. Daar zijn veel CFO’s als de dood voor. “De machine doet automatisch een compliance check omdat onze algoritmes lezen als een mens”, aldus Jeroen Volk. In plaats van mensen die facturen nalopen, krijgen de compliance medewerkers meldingen van de AI die ze kunnen natrekken. Het systeem doet een stuk of tien standaard controles. Staan de bedrijfsnamen goed boven de factuur? Kloppen de BTW-nummers? Klopt de bankrekening? Matcht het met wat er in het ERP-systeem staat? “En vergeet niet de BTW-codes”, zegt Volk. “Dat zijn er zo’n 1500 bij veel multinationals. Daar wil je in de meeste landen in de wereld echt geen fouten mee maken.” 

“Grote spelers, de multinationals, hebben dan ook een moeilijk leven”, merkt de directeur van Cevinio empathisch op. “Als je in 100 landen zit, heb je het niet makkelijk met je procesinrichting. En daar waar het moeilijk en ingewikkeld is – met veel handwerk en dito risico’s – daar kunnen algoritmes het het beste oplossen. Mensen maken alleen maar fouten. Kunstmatige Intelligentie werkt taalonafhankelijk. Hebreeuws, Chinees of Koreaans? Maakt een machine echt niet uit hoor. En met ook nog een slim workflow systeem eronder automatiseer je meteen de shared service centers. Dan ga je heel veel meters maken.”

En specifiek voor finance executives levert dat nog een extra voordeel, naast compliance en efficiency, op. Namelijk: minder fouten. Volk: “Als er zaken misgaan in het facturatieproces – een belangrijke leverancier die te laat wordt betaald, krijgen CFO’s de business op hun dak. Die pijn voelen ze direct.”

Groeien in crisistijd
Cevinio werkt nauw samen met implementatiepartners Accenture en de Big Four. De onderneming heeft inmiddels een integratie opgezet met 300 andere systemen. “Het lukt altijd”, aldus Volk. “COVID-19 heeft de ‘Go live’ wel lastig gemaakt. Je wilt toch liever samen van de cliff springen. Daarvoor is het nodig om een relatie op te bouwen.” Desondanks hoopt Volk de ambitie – verdubbelen van de business in een aantal jaren – waar te gaan maken. Met de cash injectie, die vooral zal worden ingezet om talent aan te trekken, en de ambitieuze partners (“Ze trekken al harder aan ons dan we kunnen bijhouden”) moet dat zeker gaan lukken.