Robotics bij ASML: “Wij maken finance high-tech”

Als het gaat over de toepassing van robotics in finance, is Joost Stienen de juiste gesprekspartner. Als Corporate Cotroller is hij enorm geïnteresseerd in de toepassing van robotics voor zijn bedrijf. “We zijn op aarde om Moore's Law door te zetten en chips sneller, groener en goedkoper te krijgen”, begint Stienen. “Als dat ons lukt worden de mogelijkheden van applicaties enorm veel groter. Daar profiteren we als finance ook weer van. Wanneer je vroeger de consolidatie van de cijfers deed moest je een nacht wachten totdat de ratelende machine alles hadden verwerkt. Dan bleek er een fout in te zitten en moest je weer opnieuw beginnen. Straks kun je dat in-memory doen met alle mogelijkheden van dien.”

Interview: Michael van Asperen (Controllers Netwerk) en Cees van Tilburg (Datamatics Global Services) 
Fotografie: Arthur van Megen

Binnen chipmachinebouwer ASML is Joost Stienen als Corporate Controller verantwoordelijk voor interne en externe verslaggeving, accounting, en de overige finance functies inkoop, planning en business control. Stienen – die in 2015 de Controller of the Year Award won – begeleidt daarnaast vanuit finance het hele productontwikkelingsproces bij ASML. Je zou zijn rol kunnen beschouwen als interne CFO. Wolfgang Nickl houdt zich als Group CFO vooral bezig met externe verantwoordelijkheden, zoals tax, treasury en investor relations. Onder het controlling-team van Stienen vallen 220 man.

Robotics maakt werk plezieriger
Om direct een veel voorkomende misvatting uit de weg helpen; bij robotics denkt men vaak aan fysieke robots die door de gangen heen lopen, maar dit gesprek gaat over RPA (Robotic Process Automation). Voor finance biedt dat enorme kansen, denkt Stienen. “Wij zijn een high-tech bedrijf, dus moeten dat ook zijn in de finance functie. De eerste gedachte die veel mensen hebben bij RPA is: hoeveel banen gaat dit kosten? Wat ik de organisatie vooral probeer mee te geven is dat het werkplezier er flink door omhoog gaat. Vindt iemand het echt leuk om elke maand een work-in-progress lijstje uit het systeem te halen? Met RPA worden de mensen meer proces-expert en adviseur. Dat is veel interessanter werk.”

Voor de organisatie zelf levert het daarnaast veel op. “Verschillende studies laten zien dat het minder foutgevoelig is. Je moet kijken of je originele codering klopt, maar dat kun je onderzoeken met stresstesten. Ik geloof dat de inzet van robotics leidt tot een hogere kwaliteit en lagere kosten. Ook kun je processen 24/7 door laten lopen en niet alleen tussen 9:00 en 17:00.”

425.000 facturen met zeven FTE
Aan de basis van robotics staat centralisatie, automatisering en het op orde brengen van de masterdata. Op transactioneel gebied hebben Stienen en zijn team de afgelopen jaren veel aan centralisatie gedaan. “We hebben onze wereldwijde accounts payable processen gecentraliseerd in Nederland”, aldus Stienen. “Ook hebben we het proces zoveel mogelijk geautomatiseerd middels een scanningcenter. Daar scant men de facturen en laadt ze vervolgens in het grootboek. Na three-way-matching vindt vervolgens automatische betaling plaats.

Door deze bijna optimale inrichting zijn we in staat met slechts zeven vaste FTE's en een aantal flexkrachten zo’n 400.000 tot 450.000 facturen per jaar te verwerken. 85 procent van de facturen wordt momenteel straight through verwerkt. Daar kunnen we nog wel wat winnen. China is lastig vanwege de karakters. Uiteindelijk willen we de volledige factuurstroom automatiseren. Dat is een volgende stap.” 

Liever automatiseren dan outsourcen
Stienen gelooft nadrukkelijk niet in outsourcing van de processen, maar juist voor centralisatie en automatisering in eigen huis. “De reden is dat we bij ASML veel hoogopgeleide mensen hebben werken ook binnen accounts payable. En dit zijn niet de goedkoopste. Waarom wij dat doen is omdat academici bij een hick-up in het proces niet gaan dweilen met de kraan open, maar de root cause gaan oplossen. Bij Shared Service Centers krijgt de aanbieder betaald per factuur of werknemer en zijn de incentives vaak niet gericht op het optimaliseren van het proces.”

Finance als snelweg
In 2005 bestond het finance team bij ASML nog uit 170 medewerkers bij een omzet van 2,5 miljard euro. De eerste verdubbeling in omzet kon finance door automatisering en centralisering aan met hetzelfde aantal medewerkers. Iets meer dan tien jaar later in 2016 is de omzet gegroeid naar 6,8 miljard euro. De headcount is daarbij wel iets gegroeid naar 220 man. “Dat komt omdat de organisatie complexer is geworden met een aantal nieuwe business lines. Dit kon niet worden opgevangen met de toenmalige processen en masterdata. Hierdoor moesten we allerlei analyses op het gebied van financial control eerst verrijken”, aldus Stienen.

“Niet dat we het niet nog steeds erg goed doen. Onze expenses to revenue verhouding van de finance organisatie is minder dan 0,8 procent. Dat is best-in-class. Maar we kunnen niet de business blijven ondersteunen door er steeds meer mensen bij te zetten. Waar ik naar toe wil in 2020 is een snelweg (zie figuur). Die snelweg is het proces en moet de totale formule van het verkeer kunnen managen. Daar zit met onze procedures een bewegwijzering in die het verkeer stuurt waar het heen moet. We hebben ook ingebouwde trajectcontrole; niet om boetes uit te delen, maar om een continue feedback stroom te genereren voor de business.”

 
World Class Finance 2020 bij ASML

Toepassingen van robotics
Nu de basis goed is ingeregeld, hebben Stienen en zijn team besloten een aantal experimenten te gaan doen met robotics, dit om een beter beeld te krijgen van wat het voor ASML kan betekenen. “Proof of concepts als je wilt”, zegt Stienen. “Daarbij kijken we niet met oogkleppen op alleen naar finance, maar breder naar global business services. Een voorbeeld is travel: voor visa moet je bij HR zijn, voor hotels en tickets bij Facility Management en voor declaraties bij Finance. Via onze snelweg willen we de informatiestromen die hieruit ontstaan aan elkaar knopen. Als je op reis gaat kan het systeem je dan al informeren over hotels, het weer, vliegtickets en allerlei andere zaken. Dit zorgt ervoor dat onze mensen de best mogelijke beslissingen nemen vanuit bedrijfseconomisch oogpunt.”
 
Een ander voorbeeld is inkoop. “We hebben prefered suppliers waarmee we afspraken hebben over volumekortingen. Stel dat iemand een bestelling wil plaatsen bij een andere leverancier, dan wil ik wel dat er een mail uitgaat om te checken of dat wel de bedoeling is. Niet na de fact dus, maar voor de fact. Al die informatie komt hier in een parkeergarage bij elkaar. Vervolgens kunnen we die dan op verschillende manieren rubriceren en beschikbaar maken zodat de business controllers daar samen met een fabriek betere doorlooptijden mee kunnen realiseren of met de inkoop- en verkoopafdeling betere deals/contracten kunnen afsluiten.”

Stienen wint Controller of the Year Award tijdens Jaarcongres Controlling 2015

“We houden de scope nog klein, zoals bijvoorbeeld bij het travel project”, vervolgt Stienen. “Het gaat nu nog om het leereffect. Binnen deze kleine scope proberen wat zaken te automatiseren, zodat financial control met de rapportages aan de slag kan gaan. Wat ik hoop is dat we de mogelijkheden gaan zien. Voor mij is het ook nieuw, maar ik denk dat als we er eenmaal werken, we vanzelf nieuwe toepassingen zullen ontdekken.” In deze fase gaat het nog meer om signalering dan om algoritmes die beslissingen nemen en zaken overnemen. “Het staat nog in de kinderschoenen”, zegt Stienen. “De basis moet goed zijn. In dat kader zijn we ook bezig ons ERP-systeem opnieuw in te richten. We zijn zo snel gegroeid dat er de nodige workarounds in zijn geslopen. We willen nu terug naar zo simpel mogelijk.”

Financieel talent optimaal inzetten
Door de scope klein te houden zorgt Stienen ervoor dat RPA niet als bedreigend wordt ervaren. Hij gelooft duidelijk in robotics als hulpmiddel om beter te presteren. Maar de kritische geest van de controller blijft nodig. “Het is mooi dat er data uit de computer komt, maar weet je echt wat het betekent? Daar moet je heel goed met je boerenverstand naar blijven kijken.”
 
En dat is de rol van finance zoals die bedoeld is, vindt Stienen. “Nog niet zo lang geleden gingen onderzoeken rond waarin stond dat 65 procent van de tijd op finance afdelingen besteedt werd aan het verzamelen van de data-informatie en slechts 35 procent aan analyse. Daar hebben bedrijven enorme stappen in gezet, maar het zou 1/99 moeten zijn. Masterdata en kwaliteit van processen moeten gewoon goed zijn. We proberen te groeien naar 11 miljard omzet, 50 procent gross margin en 40 procent return on invested capital. Dat levert voldoende vragen op om ons helemaal in stuk te bijten tot in alle hoeken van de organisatie. Ik heb veel liever dat we met 220 man zoveel mogelijk tijd daaraan besteden dan aan het rapporteren en de transactionele kant.”

Kennis financial ten volle benutten door robotics
Kortom, het doel van RPA is om de kennis en capaciteiten van de financial ten volle te gaan benutten. “We hebben 80 procent academici”, besluit Stienen. “Het is toch treurig wanneer we hen moeten vragen rapportages te produceren en informatie te corrigeren. We hebben nog steeds mensen nodig, mensen die kunnen analyseren, trends zien en in discussie kunnen gaan met fabrieksmensen of inkopers om meer waarde te ontsluiten voor balans, resultaat of kasstroom. Dat zal door RPA niet veranderen. Integendeel zelfs.”

Lees ook: Blockchain-technologie: hype of (r)evolutie?